Benutzer und Benutzerrollen

Benutzerrollen in HITGuard

HITGuard verfügt über fünf Typen von Benutzerrollen, die jeweils eigene Berechtigungen und Funktionen haben. Die drei klassischen Benutzerrollen Practitioner, Professional und Expert arbeiten in HITGuard bei Analysen, Aufgaben und anderen Workflows zusammen. Admin-Benutzer können nur grundlegende administrative Aufgaben übernehmen. Observer User können Daten in HITGuard nur lesen und auswerten, aber nicht bearbeiten.

Die Rollen Expert, Professional und Observer werden nicht als eine gesamte Lizenz, sondern selektiv pro Modul vergeben. Ein Modul ist eine Sammlung von Funktionen, so vereint zB das Risikomanagement-Modul alle Funktionen für die Risikoanalyse. Um Expert, Professional und Observer zu berechtigen, teilen Sie den einzelnen Usern Lizenzen zu, die steuern zu welchen Modulen die Benutzer Zugang haben. So hat zB ein User Zugang zum Fallmanagement, während ein anderer nur im Auditmanagement arbeiten kann.

Die einzelnen Module bzw. Lizenzen, die Sie Expert, Professional und Observer zuweisen können, besprechen wir weiter unten im Punkt „Benutzerrollen zuordnen“.

Practitioner (Workflow-Benutzer)

Menü eines Practitioner-Benutzers

Practitioner haben die geringsten Berechtigungen im System. Sie sehen nur das Modul „Meine Aufgaben“, das Ihnen zeigt, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben (und bereits erledigt haben). Die Kollegen mit diesen Usern arbeiten zwar nicht federführend am Managementsystem mit, haben aber Wissen und Fähigkeiten, die das Managementsystem benötigt. Dass Practitioner ihr Wissen mit den HITGuard Experten teilen, ist für ein lebendiges Managementsystem unbedingt erforderlich.

• Ein Practitioner hat Überblick über alle ihm zugeteilten Maßnahmen, Kontrollen, Verarbeitungstätigkeiten und Überprüfungen.
• Er wird von HITGuard per E-Mail informiert, dass Aufgaben auf ihn warten. Außerdem bekommt er im Modul „Meine Aufgaben“ einen orangenen Zahlenbadge, der angibt, wie viele Aufgaben auf ihn warten (siehe Screenshot).
• Practitioner ist die Standardrolle, die jeder Benutzer besitzt. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, ist er automatisch ein Practitioner. Abgesehen vom Admin hat jeder andere Benutzer die Berechtigungen eines Practitioners (Für Experts, Professionals und Observer ist die Practitioner Lizenz gratis).
• Practitioner müssen keinen Modulen oder Managementsystemen zugeordnet werden. Sie können von überall Aufgaben erhalten.

Professional

Menü eines Professional-Benutzers mit geöffnetem Risikomanagement-Modul und Fallmanagement-Add-on

Professionals können im Managementsystem Daten einsehen und bearbeiten. Zusätzlich kann der Professional alles, was auch ein Practitioner (siehe oben) kann. Professionals sind als Unterstützung für das Managementsystem bzw. für die Experts konzipiert.

Um Daten einsehen und bearbeiten zu können, müssen Professionals im Managementsystem hinzugefügt werden. So können die Professionals Analysen und Risiken erstellen, Maßnahmen und Kontrollen zuweisen, Berichte generieren und KPIs am Dashboard auswerten.

Sie können auch in den jeweiligen Add-on Modulen mitarbeiten. Dies umfasst unter anderem:

Modul	Bearbeitungsfähigkeiten des Professionals
Auditmanagement	Audits und Auditprogramme verwalten.
Datenschutz	Verarbeitungstätigkeiten erfassen und TOMs zuweisen.
Fallmanagement	Meldungen verarbeiten und mit Fristen versehen.
Doku-Management	Dokumente hochladen und Verzeichnisse bearbeiten.
ESG Management	Auswirkungen erstellen und verwalten.
Supplier Risk Management	Einem Lieferanten einen Fragebogen zuschicken.

Expert

Menü eines Expert-Benutzers mit geöffneter Risikopolitik. Beachten Sie das vorletzte Modul „Administration“.

Expert-User sind die mächtigste Rolle im System und daher für die leitenden Funktionen im Managementsystem vorgesehen. Sie können alles, was Professional und Practitioner-user können (siehe oben). Zusätzlich können Expert User einige Spezialfunktionen nutzen, etwa den Bearbeitungsmodus für Autorisierte. Außerdem verwalten Experts auch grundlegende Einstellungen, Managementsysteme, Auswertungstools und Stammdaten. Dafür haben Experts Zugang zu dem Modul „Administration“:

grundlegende Einstellungen
Expert-User können grundlegende Einstellungen, die für die gesamte HITGuard Installation gelten, in den globalen Einstellungen und der Risikopolitik machen. Experts haben außerdem Zugang zu den Einstellungen der jeweiligen Module (Im Screenshot sieht man die Risikomanagement-Einstellungen im geöffneten Modul als untersten Punkt).

Managementsysteme
Genau wie Professionals müssen Experts im Managementsystem hinzugefügt werden, um die Daten darin einsehen zu können. Experts können Managementsysteme aber auch erstellen und verwalten. Das bedeutet Experts entscheiden zB, welche anderen Benutzer sie zu ihrem Managementsystem hinzufügen und welche nicht.

Auswertungstool
Außerdem kann ein Expert die Strukturanalyse verwenden. Diese ist ein zentrales Modellierungstool, mit dem man die Stammdaten, Abhängigkeiten und Risiken in Beziehung setzen und auswerten kann. Mehr darüber erfahren Sie hier.

Stammdaten
Die Arbeit in HITGuard baut auf Stammdaten und anderen grundlegenden Daten auf, die von Expert Usern verwaltet werden. Einen Überblick über Diese Daten bietet ihnen die folgende Tabelle:

Typ	Menüpunkt	Beschreibung und Kernfunktion
Stammdaten	OrgEhs	Stellen die unterschiedlichen Abteilungen einer Organisation dar.
	Ressourcen	Repräsentieren die IT-Systeme, die die Organisation verwendet.
	Datenkategorien	Datenkategorien stellen die wichtigsten Arten von Daten dar, die für die Organisation eine Rolle spielen.
	Prozesse	Stellen Abläufe dar, die die Organisation wiederkehrend durchführt.
	Lieferanten	Stellen die Unternehmen dar, die wichtige Inputs, unter anderem in Form von IT -Systemen, für die Organisation bereitstellen.
weitere grundlegende Daten	Wissensdatenbanken	Enthalten Vorlagen für Fragenkataloge, Aufgaben, und viele andere Elemente.
	Standards und Normen	Dienen der Auswertung der Compliance hinsichtlich einer Norm oder eines Gesetzestextes.
	Textbausteine	Erlauben es, Textvorlagen für spezielle HITGuard Funktionen zu erstellen.
	KI-Promptverwaltung	Hier können Sie Vorlagen für KI-Prompts verwalten, falls Sie eine KI-Anbindung nutzen.
	Datenimport	Erlaubt den Import von Daten aus Excel-Dateien. Mit dieser Funktion kann man Risiken, Maßnahmen, Stammdaten, und vieles mehr importieren.

Admin

Diese Rolle übernimmt nur Administrative Aufgaben, hat aber keinen Einblick in Daten zu Analysen und Aufgaben. Viele dieser Aufgaben, etwa das Verwalten von Managementsystemen, Wissensdatenbanken und Benutzern, können auch Experts machen (Siehe oben). Andere Aufgaben kann nur ein Administrator vornehmen:

• Hat ein Expert-User sein Passwort verloren und sich ausgesperrt, so kann der Admin das Passwort für den Expert zurücksetzen (Passworte anderer Benutzer kann ein Expert zurücksetzen).
• Der Admin kann eine REST API Schnittstelle Einrichten und aktivieren.

Hinweis: Beim ersten Einrichten eines neuen Produktivsystems ist mindestens ein Administrator zu definieren. Bei einer Saas-Lösung kann diese Aufgabe ein Mitarbeiter der TogetherSecure übernehmen, bei On-Prem muss der Administrator von ihrer Organisation gestellt werden.

Observer (Beobachter)

Observer (bzw. Beobachter) sehen dieselben Daten wie Professional-User (siehe oben), können die Daten allerdings nur lesen, nicht bearbeiten. Genau wie wie ein Professional oder Expert muss der Observer zu dem Managementsystem hinzugefügt werden zu dem er Einsicht bekommen soll. Observer User haben (ebenfalls wie Professionals und Experts) ein funktionales Practitioner-Modul und könnten daher Aufgaben, die ihnen zugeteilt wurden, bearbeiten.

Observer können nicht nur Daten einsehen, sondern auch Berichte generieren und KPIs auf den Dashboards justieren und auswerten. Observer Rollen eignen sich, um der Geschäftsführung oder Auditoren Einblicke ins Managementsystem zu geben.

Benutzerverwaltung

Benutzer anlegen

Benutzer anlegen

Zum Anlegen eines Benutzers gibt es drei Möglichkeiten

• Möglichkeit 1: Einen Benutzer über die Benutzerliste (für Lokale Anmeldungen ohne Active Directory) anlegen

Administration → Benutzer: In der Benutzerliste, am rechten Rand, klicken Sie auf den Button "Plus" um einen Benutzer hinzuzufügen. Anschließend können Sie den Benutzer mit den relevanten Daten anlegen.

Hinweis zur Oberfläche: "Im Verzeichnisdienst suchen", wird nur angezeigt, wenn LDAP in den globalen Einstellungen aktiviert ist und ein Active Directory konfiguriert ist. Dies ermöglicht es, Benutzer aus dem Active Directory zu suchen und mit ihren Daten in HITGuard anzulegen.

Hinweis für Azure Active Directory (AAD): Benutzer die schon vor LDAP Aktivierung angelegt wurden, können im Nachhinein mit ihrem Azure Active Directory Account verknüpft werden. Dies ermöglicht es, Single-Sign-On (SSO) zu verwenden. Dies kann von jedem User unter seinem Profil durchgeführt werden. (siehe Profil) Administratoren können weiters mittels eines Buttons rechts neben dem Benutzernamen aktuelle Daten aus dem AAD laden. Diese ersetzen unterschiedliche Informationen aus HITGuard. Dafür muss der Benutzer allerdings bereits mit einem AAD-Account verknüpft sein.

• Möglichkeit 2: Schnellerfassung

Im Kontext der Verwendung kann bei Active Directory Integration über eine Personenauswahlmaske ein neuer Benutzer mit minimalen Berechtigungen für das aktive Modul erstellt werden. Um dies zu verwenden, tippen Sie in einem Benutzerauswahlfeld den Namen der Person oder dessen Kürzel ein. Dadurch wird der Benutzer aus dem Active Directory geladen. Dieser kann sich im Anschluss mit seinen Active Directory Daten anmelden. Die Benutzerrollen können im Nachgang erweitert werden, sofern gewünscht.

• Möglichkeit 3: Verwenden eines Active Directory

Dies ist nur dann möglich, wenn ein Active Directory konfiguriert ist. Zuerst muss ein Benutzer, wie in Punkt 1 beschrieben wird, erstellt werden. Die angegebene E-Mail muss mit der seines Active Directory-User übereinstimmen. Anschließend kann sich der Benutzer mit seinem Active Directory-User anmelden, sofern dies in den globalen Einstellungen aktiviert ist.

Benutzerrollen zuordnen

Unter "Administration → Benutzerrollen" ist es möglich, für den gewünschten Benutzer die jeweiligen Rollen zuzuordnen.

Lizenzen:

In den Spaltenüberschriften Experten und Professionals wird außerdem angezeigt, wie viele Lizenzen aktuell vorhanden sind, und wie viele verwendet werden. Dadurch ist auf einen Blick ersichtlich, wo man über- bzw. unterlizensiert ist. Mehr Informationen zu den Lizenzen sind unter "Administration → Lizenzierung" zu finden.

Zuordnen:

Benutzerrollen können nur von Administratoren oder Experten vergeben werden.

• Administratoren können jede Rolle vergeben.
• Experten können alle Rollen bis auf Administrator und Compliance Manager vergeben.
• Verantwortlichen eines Managementsystems kann die Rolle "Expert" nicht entzogen werden solange sie für zumindest ein Managementsystem verantwortlich sind.

Wichtig: Experten und Professionals müssen nach Rollenzuweisung einem Managementsystem zugeteilt werden, um ihre Aufgaben erfüllen zu können.

Benutzerrollen-Zuordnung

Module für Experts, Professionals und Beobachter
M&K	Maßnahmen und Kontrollen	in jeder Lizenz enthalten
RM	Risikomanagement	in jeder Lizenz enthalten
DS	Datenschutz	Add-on
AM	Auditmanagement	Add-on
FM	Fallmanagement	Add-on
DM	Doku-Management	Add-on
ESG	ESG Management	Add-on
SRM	Supplier Risk Management	Add-on

Passwort ändern/zurücksetzen

Achtung: Das Ändern eines Passworts funktioniert nur, wenn die lokale Anmeldung aktiv ist. Das heißt: entweder es ist kein Active Directory konfiguriert oder die lokale Anmeldung ist in den globalen Einstellungen aktiviert. Eigenes Passwort ändern:

1. auf das Profilbild oder den Profilnamen → Profil klicken
2. unten rechts auf "Passwort ändern" klicken
3. altes und neues Passwort eingeben und bestätigen

Als Administrator oder Expert ein Passwort ändern/zurücksetzen:

1. unter Administration → Benutzer den gewünschten Benutzer auswählen
2. unten rechts auf "Passwort ändern" klicken
3. neues Passwort eingeben und bestätigen

Zu Beachten: Nur Administratoren können Passwörter von Experten zurücksetzen. Experten können User anlegen sowie berechtigen und sie können Passwörter für Professionals und Practitioner zurücksetzen. Die Administrator-Rolle kann auch an mehrere User vergeben werden.

Benutzer deaktivieren

Experten und Administratoren können Benutzer über die Benutzer Maske deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer kann in der Applikation nicht mehr selektiert werden.

Damit ein Benutzer deaktiviert werden kann, müssen nicht alle Managementsystem und Teammitgliedschaften des Benutzers aufgelöst werden. Der Benutzer wird in Managementsystemen und Teams, in denen er bereits enthalten ist, als "deaktiviert" angezeigt.

Beim Deaktivieren besteht die Möglichkeit, den Benutzer im System zu anonymisieren.

Achtung: Durch die Anonymisierung werden alle Daten des Benutzers entfernt. Dies kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Wenn beim Deaktivieren im Dialog "Nein" ausgewählt wird, wird der Benutzer deaktiviert aber nicht anonymisiert.

Alternativ zur Anonymisierung kann ein Experte oder Administrator einen User beim Deaktivieren auch Pseudonymisieren, indem manuell Benutzername, Vorname, Nachname und E-Mailadresse des Benutzers nach einer ihm bekannten Logik verändert werden.

Profilbild zurücksetzen

Profilbild zurücksetzen

Experten und Administratoren können das Profilbild eines Benutzers durch Klick auf das Icon neben dem Profilbild zurücksetzen.