Lieferanten

Unter "Administration → Lieferanten" finden Sie alle Lieferanten, unabhängig vom gewählten Managementsystem.

Damit der Menüpunkt verfügbar ist, muss man über eine Supplier Risk Management-Lizenz verfügen und die Rolle Experte im SRM zugewiesen haben.

Experten des SRM finden auf dieser Seite eine Übersicht der Lieferanten mit deren Kürzel, Bezeichnung, Land, Status (Aktiv oder Deaktiviert) und optional auch dem Ablaufdatum.

Lieferanten erstellen/bearbeiten

Hier können Lieferanten erstellt und ihre Stammdaten erfasst werden. Dazu gehören neben Kürzel und Bezeichnung auch Details zu Anschrift und allgemeinem Kontakt.

Besondere zusätzliche Felder:

Ablaufdatum	Hier kann ein Datum eingetragen werden, ab dem der Lieferant nicht mehr berechtigt ist, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Das Datum kann jederzeit angepasst werden. Abgelaufene Lieferanten werden in Übersichten und Überprüfungen als solche gekennzeichnet. Stellen Sie ein Ablaufdatum ein, das vor der Beantwortungsfrist einer ausgeschickten Lieferantenbewertung liegt, erhalten Sie eine Warnung. Das Ablaufdatum kann auch automatisch hinterlegt werden. Definieren Sie dazu eine Frist unter Administration > Globale Einstellungen im Abschnitt Sicherheitseinstellungen für Lieferanten-Risikomanagement, dann wird das Ablaufdatum von HITGuard entsprechend vorbesetzt. Hinweis: Abgelaufene Lieferanten verbrauchen keine Lizenzen. Achtung: Der Deaktiviert-Schalter wird nicht automatisch umgelegt.
Deaktiviert	Dieser Schalter ist sichtbar, sobald der Lieferant angelegt ist (nach dem ersten Speichern). Ein deaktivierter Lieferant ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Ein Lieferant kann jederzeit deaktiviert oder wieder aktiviert werden. Etwaige Lieferantenbenutzer werden über dies informiert. Deaktivierte Lieferanten werden in Übersichten und Überprüfungen als solche gekennzeichnet. Hinweis: Deaktivierte Lieferanten verbrauchen keine Lizenzen.
ID in Drittsystem	Dies ist die ID des Lieferanten in anderen Systemen. Besonders beim Im- und Export über die REST API ist diese ID relevant.
Score	Hier kann dem Lieferanten ein Score nach dem CMMI-Reifegradmodell gegeben werden.
Schutzbedarfsklasse	Hier kann die Schutzbedarfsklasse des Lieferanten festgehalten werden, was vor allemn für die Strukturanalyse wichtig ist.
Lieferantenkategorien	Sie können Lieferanten verschienen Kategorien zuweisen, um sie besser einordnen und sortieren zu können.
Metrik aus Drittsystem	In diesem Textfeld kann eine Bewertungsmetrik aus einem anderen System hinterlegt werden. Dies kann auch über den Importer gemacht werden.
Begründung	Hier hat man die Möglichkeit, die vergebenen Scores und Bewertungen zu begründen.

Lieferantenbenutzer erstellen/bearbeiten

Hier können für die einzelnen Lieferanten Lieferantenbenutzer angelegt und verwaltet werden.

Für jeden Benutzer werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erfasst. Die E-Mail Adresse ist ein Pflichtfeld, weil sie zugleich als Username für das Login des Benutzers fungiert. Benutzer, die sich bereits einmal über den Willkommenslink angemeldet (wird beim Erstellen des Benutzers automatisch verschickt) und ihr Passwort erstellt haben, sind in der Übersicht als "verifiziert" gekennzeichnet. User, die ihr Passwort zu oft falsch eingegeben und sich gesperrt haben, sind in der Übersicht als "gesperrt" gekennzeichnet. Dies kann mit erneutem Aussenden des Willkommensmails behoben werden.

Wichtig: Lieferantenbenutzer können nur angelegt werden, wenn unter "Administration → Globale Einstellungen" ein Firmenname eingetragen ist.

Besondere Felder:

Administrator	Hier kann ein Lieferantenbenutzer mit einem Häkchen zum Administrator seitens des Lieferanten gemacht werden (nicht für die gesamte Applikation). Dieser Benutzer (auch mehrfach möglich) hat dann die Möglichkeit, in seinem eigenen Lieferantenportal selbst Benutzer anzulegen und zu bearbeiten. Das Häkchen kann auch wieder entfernt werden.
Deaktiviert	Ein deaktivierter Lieferantenbenutzer ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Ein Lieferantenbenutzer kann jederzeit deaktiviert oder wieder aktiviert werden. Er wird per E-Mail über dies informiert.
Button: Willkommensmail erneut aussenden	Jeder Lieferantenbenutzer erhält beim Erstellen ein Willkommensmail, über das er sich erstmals anmelden und sein eigenes Passwort erstellen kann. Ab diesem Zeitpunkt funktioniert sein Login. Der Link für die Erstanmeldung ist 48 Stunden gültig und kann neu geschickt werden, sollte sich der Benutzer in dieser Zeit noch nicht angemeldet haben. Mit dem erneuten Versenden des Willkommensmails werden auch das Passwort und eine etwaige 2-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt.
Button: Benutzer löschen	Mit diesem Button kann ein Lieferantenbenutzer gelöscht werden. Er kann sich dann nicht mehr anmelden und ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Er wird per E-Mail über dies informiert.

Lieferantenbenutzer erstellen/bearbeiten

Lieferanten als Interviewpartner

Wenn die Option "Lieferantenbewertung" unter Risikomanagement → Einstellungen aktiviert ist, dann steht beim Erstellen von Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen die Checkbox "Lieferantenüberprüfung" zur Verfügung. Dann stehen für die Interviewpartner anstelle von regulären HITGuard Usern die erstellten Lieferanten zur Verfügung. Lieferanten werden auch in allen Prüfobjekten als verknüpfte Entitäten gespeichert. Wird die Überprüfung als Self Assessment angelegt, dann sehen etwaige Benutzer des Lieferanten sie in ihrem Portal. Bei Interviews ist dies nicht der Fall.

Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten haben dann in ihrem Portal die Möglichkeit, die Self Assessment Überprüfung einzusehen, zu beantworten und zu retournieren. Dies funktioniert genau so wie die Beantwortung durch einen Interviewpartner oder Verantwortlichen bei einem regulären Self Assessment. Interviews sind für den Anwendungsfall vorgesehen, dass der Lieferantenrisikomanager die Daten der Überprüfung selbst einpflegt und gar keine Überprüfung an die Benutzer des Lieferanten ausgeschickt werden soll.

Benachrichtigungen

Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Einladung, die Überprüfung zu beantworten.
Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn die Beantwortungsfrist abläuft.
Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten (oder nur der Administrator) erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum ihres Accounts näher kommt.
Das optional eingetragene interne Team, das für den Lieferanten zuständig ist, erhält ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum der Accounts näher kommt.

Lieferantenportal

Unter dem regulären HITGuard-Link, den Sie für Ihre Organisation konfiguriert haben, mit dem Zusatz "/Supplier" können sich Lieferantenbenutzer in einem eigenen Portal an HITGuard anmelden.

Lieferanten, die ihr Passwort vergessen haben, können dieses hier auch zurücksetzen. Eine etwaige 2-Faktor-Authentifizierung wird damit auch zurückgesetzt.

In diesem Portal sehen Lieferantenbenutzer die ihnen zugewiesenen Überprüfungen und haben auch die Möglichkeit, ihre 2-Faktor-Authentifizierung zu verwalten. Mehr zur 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier. Administratoren sehen zusätzlich auch den Reiter "Benutzerverwaltung", in dem sie weitere Benutzer anlegen und die bestehenden bearbeiten können.

Badges bei den Ordnern zeigen, wie viele Überprüfungen in welchem Status auf Bearbeitung warten. In der Übersicht sind diese auch fett hervorgehoben. Überfällige Überprüfungen, deren Beantwortungsfrist also abgelaufen ist, sind ebenfalls mit einem Badge besonders hervorgehoben.

Lieferantenbenutzer können die Überprüfungen hier einsehen, beantworten und wieder an den Risikomanager retournieren.

Lieferantenkategorien

Hier können Sie die Kategorien für Ihre Lieferanten erstellen und verwalten. Alternativ können Sie Lieferantenkategorien auch erstellen, indem Sie sie direkt beim Lieferanten in das entsprechende Feld eintragen und die Erstellung bestätigen. Alle Kategorien scheinen dann in dieser Liste auf.

Online Hilfe für Lieferantenbenutzer

Eine Hilfeseite, die Sie mit den Lieferantenbenutzern teilen können, finden Sie hier.
Ein Link zur Hilfeseite für Lieferantenbenutzer findet sich auch in ihrem Willkommensmail.