Fortschrittsmeldungen

Experten und Professionals sehen unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen" alle Fortschrittsmeldungen, die im aktuellen Analysezeitraum des aktiven Managementsystems existieren. Es können Fortschrittsmeldungen für Maßnahmen angefordert werden.

Übersicht der Fortschrittsmeldungen

Die Fortschrittsmeldungen können im linken Bereich bei "Ordner" nach Status gefiltert werden.

Alle - Hier handelt es sich um alle Fortschrittsmeldungen des aktuellen Analysezeitraums. Die Ergebnisse werden nicht eingeschränkt.

Angefordert - Das sind alle Fortschrittsmeldungen, die aktuell angefordert wurden.

Beantwortet - Alle Fortschrittsmeldungen, die angefordert und von den jeweiligen Verantwortlichen schon beantwortet wurden. Sie warten darauf überprüft zu werden.

Akzeptiert - Das sind alle Fortschrittsmeldungen die angefordert, beantwortet und auch schon akzeptiert wurden.

Es ist möglich, dass Sie in dieser Aufstellung mehrere Einträge zu einer Maßnahme finden. Das liegt daran, dass im aktuellen Analysezeitraum zu einer Maßnahme mehrere Fortschrittsmeldungen angefordert werden können. Sie erkennen das an Spalten wie "Angefordert", die in der Regel unterschiedliche Termine beinhalten.

Was sind Fortschrittsmeldungen?

Fortschrittsmeldungen sind Meldungen von Umsetzern, die den aktuellen Umsetzungsstatus einer Maßnahme protokollieren.

Ablauf

1. Fortschrittsmeldung wird angefordert.
2. Verantwortliche werden informiert.
3. Verantwortlicher hat nun zwei Möglichkeiten:
   • Selbst ausfüllen und absenden.
   • Delegieren:

   1. Delegierter User wird informiert.

   2. Delegierter User füllt die Meldung aus und retourniert sie.

   3. Verantwortlicher prüft die Fortschrittsmeldung und

   • retourniert diese an den Anforderer.
   • Zudem kann eine Überarbeitung vom delegierten User angefordert werden.

4. Fortschrittmeldung wurde beantwortet.
5. Anforderer prüft diese und
   • akzeptiert sie
   • oder fordert Überarbeitung an.

Zusammenhang mit dem Analysezeitraum

In einem Managementsystem werden innerhalb eines Analysezeitraums Maßnahmen festgestellt, bearbeitet und umgesetzt.

Am Ende eines Analysezeitraums fordert der Verantwortliche des Managementsystems die Umsetzer der Maßnahmen auf, Fortschrittsmeldungen für ihre Maßnahmen einzubringen.

Erst wenn alle Fortschrittsmeldungen eingebracht und akzeptiert wurden, kann der Analysezeitraum in den nächsten überführt werden.

Werden nicht alle Fortschrittsmeldungen zeitgerecht abgegeben, so kann der Verantwortliche selbst in die Fortschrittsmeldung eingreifen.

Die Analysezeiträume mit den Fortschrittsmeldungen ermöglichen es, den Fortschritt von Maßnahmen im Dashboard durch das Gegenüberstellen von Analysezeiträumen nachzuverfolgen.

Fortschrittsmeldungen anfordern

Klicken Sie auf den Button "Anfordern" werden Sie zu einer Maske weitergeleitet, in der Sie alle Organisationseinheiten des Managementsystems mit allen offenen oder ausgesetzten Maßnahmen des aktuellen Analysezeitraums sehen. Bei "ausgesetzten" Maßnahmen kann bei der Fortschrittsmeldung kein Fortschritt angegeben werden.

Hier können Sie für Maßnahmen, für die noch keine Fortschrittsmeldungen angefordert wurden, eine Meldung beordern. Dazu wählen Sie aus, bis zu welchem Zeitpunkt Sie die Fortschrittsmeldung erhalten wollen. Für jede Maßnahme von der Sie eine Fortschrittsmeldung haben möchten, setzen Sie das Häkchen und klicken auf den Button "Anfordern". Danach öffnet sich eine Übersicht der angeforderten Fortschrittsmeldungen.

Durch das Anfordern werden die Verantwortlichen der Maßnahmen darüber benachrichtigt, dass von ihnen Fortschrittsmeldungen über die jeweiligen Maßnahmen verlangt werden.

Fortschrittsmeldungen anfordern

Beim Anfordern von Fortschrittsmeldungen können die Maßnahmen nach Organisationseinheiten oder nach Verantwortlichkeit gruppiert werden.

Fortschrittsmeldungen nach Organisationseinheiten/Verantwortlichen

Fortschrittsmeldungen beantworten

Werden Fortschrittsmeldungen angefordert, müssen diese beantwortet und retourniert werden.

Wie man Fortschrittsmeldungen beantwortet wird unter "Meine Aufgaben → Maßnahmen" beschrieben.

Status von Fortschrittsmeldungen

Angefordert

• Wird eine Fortschrittsmeldung erstmals angefordert, befindet sie sich im Status "Angefordert".

• Eine Fortschrittsmeldung befindet sich ebenfalls in diesem Status wenn sie von einem Sachbearbeiter aus dem Status "Delegiert" retourniert wurde oder eine erneute Rückmeldung durch einen Experten oder Professional aus dem Status "Beantwortet" angefordert wird.

• In diesem Status wird der Verantwortliche zur Beantwortung via E-Mail aufgefordert. Um die Beantwortung zu senden geht man zu "Meine Aufgaben → Maßnahmen" oder klickt auf den Link im E-Mail.

• Aus diesem Status kann die Fortschrittsmeldung beantwortet oder delegiert werden, also in den Status "Beantwortet" oder "Delegiert" gesetzt werden. Sie kann von Experten des Managementsystems auf der Seite Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen im Ordner "Angefordert" auch erneut angefordert werden. Sie ändert dadurch ihren Status nicht, aber der Verantwortliche erhält erneut die E-Mail-Aufforderung zur Beantwortung.

angeforderte Fortschrittsmeldung erneut anfordern

Hinweis: Beim erneuten Anfordern kann das zuvor gesetzte Datum, bis zu dem die Rückmeldung erfolgen soll, überschrieben und durch ein neues Datum ersetzt werden. Wird kein neuer Datumswert eingetragen, wird das ursprünglich gesetzte Datum beibehalten.

Delegiert

• Wird das Beantworten der Fortschrittsmeldung durch den Verantwortlichen an einen anderen User delegiert, wird diese in den Status "Delegiert" versetzt.

• Dadurch wird dieser User via E-Mail verständigt und zur Beantwortung aufgefordert.

• In diesem Status finden die delegierten User unter "Meine Aufgaben → Maßnahmen" die Fortschrittsmeldung zur Beantwortung. Der Verantwortliche sieht sie ebenso weiterhin und kann sie bearbeiten oder beantworten.

• Die Fortschrittsmeldung kann durch Retournieren eines Users wieder in den Status "Angefordert" versetzt werden. (Der Verantwortliche wird via E-Mail informiert)

• Die Fortschrittsmeldung kann durch Retournieren des Verantwortlichen in den Status "Beantwortet" versetzt werden.

• Experts und Professionals sehen in der Übersicht unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen" und im Unterordner "Angefordert", an wen die Maßnahme delegiert wurde.

Beantwortet

• Wird die Fortschrittsmeldung durch den Verantwortlichen retourniert, so wird sie in den Status "Beantwortet" gesetzt.

• Im Maßnahmen-Dashboard sehen Experten und Professional nun, dass eine Fortschrittsmeldung beantwortet wurde.

• In diesem Status sehen die Experten und Professionals die Fortschrittsmeldung unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen".

• Verantwortliche können die Fortschrittsmeldung in diesem Status nicht mehr bearbeiten.

• Sie kann von Experten oder Professionals durch "Rückmeldung erneut anfordern" in den Status "Angefordert" oder durch "Akzeptieren" in den Status "Akzeptiert" versetzt werden.

Akzeptiert

• Dieser Status kann nur erreicht werden, wenn ein Experte oder Professional die Fortschrittsmeldung im Status "Beantwortet" akzeptiert.

• Der Verantwortliche wird per E-Mail informiert, dass die Beantwortung akzeptiert wurde.

• In diesem Status kann die Fortschrittsmeldung nur mehr eingesehen, nicht bearbeitet werden. (Ausnahme siehe unten)

Eingreifen in Fortschrittsmeldungen

Durch Klicken auf eine Fortschrittsmeldung können Experten und Professionals in den Ablauf einer Meldung eingreifen.

Dies kann nötig sein wenn:

• eine Fortschrittsmeldung abzuschließen ist, da nicht fristgerecht geantwortet wurde.
• eine Fortschrittsmeldung abzuschließen ist, da man sich nicht einig wurde und Sie nun entscheiden, wie die Bewertung der Maßnahme ausfallen soll.
• die Fortschrittsmeldung bereits akzeptiert wurde, nun aber nochmals ergänzt werden soll.
• die Fortschrittsmeldung zurückzurufen ist, da sie aus Versehen ausgesendet wurde.
• usw.

Wichtig: Nur Experten können "akzeptierte" Fortschrittsmeldungen im Nachhinein bearbeiten, falls dies erforderlich ist.

Angefordert/Delegiert

Wurde zu einer Maßnahme ungewollt eine Fortschrittsmeldung angefordert, dann kann diese von den Verantwortlichen über diese Maske zurückgerufen werden.

Es können auch Kommentare für die Umsetzer oder für die Fortschrittsberichte erfasst werden. Die normalen Kommentare werden nicht in Berichte aufgenommen.

Sie können an dieser Stelle allerdings nicht akzeptiert werden, da der Verantwortliche seine Beantwortung noch nicht retourniert/abgeschlossen hat.

angeforderte Fortschrittsmeldung bearbeiten

Beantwortet

Beantwortete Fortschrittsmeldungen können akzeptiert oder erneut angefordert werden. Es kann dem Verantwortlichen im Kommentarfeld angemerkt werden, was geändert oder ergänzt gehört.

beantwortete Fortschrittsmeldung bearbeiten

Akzeptiert

Akzeptierte Fortschrittsmeldungen können, falls erforderlich, von Experten im Nachhinein bearbeitet oder ergänzt werden. Zum Beispiel um eine Evidenz nachzureichen.

Mehr dazu unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen.

akzeptierte Fortschrittsmeldung bearbeiten