Dokumentenmanagement

Diese Seite enthält Bearbeitungen, die nicht zum Übersetzen freigegeben sind.

Auf dieser Seite können Verzeichnisse erstellt und verwaltet werden. Innerhalb der Verzeichnisse können Dokumente und Links (bspw. zu einem Dokument in einem Fileshare) abgelegt und verwaltet werden.

Experts, Professionals und Beobachter können auf den Menüpunkt Doku-Management und diese Seite zugreifen, wenn sie für das Dokumentenmanagement berechtigt sind. In diesem Fall finden sich hier auch die Seiten Hochgeladene Anhänge und Berichtsarchiv. Die Hochgeladenen Anhänge werden auch unter "Dokumente" in einem eigenen Ordner angezeigt.

Es werden alle Dokumente des aktuellen Managementsystems angezeigt.

Ablegen von Dateien und Links

Dateien können über einen Upload Button oder per Drag & Drop in ein Verzeichnis gelegt werden. Links können erstellt werden.

Wird eine Datei mit dem gleichen Namen nochmals hochgeladen oder per Drag & Drop hinzugefügt, öffnet sich ein Dialog. Hier kannn man erstens entscheiden, ob man eine neue Version einer bestehenden Datei hochladen möchte oder die neue Datei als separates Item ablegen möchte. Weiters kann man einen Kommentar angeben, der im Versionsverlauf angezeigt wird.

Verzeichnisstruktur mit gemappten Dokumenten

Mappings

Einzelne Dokumente und Links können auf ein oder mehrere Kapitel eines Standards/einer Norm mappen.

Zu allen Verzeichnissen, Dokumenten und Links werden Name, Datum der letzten Änderung, Durchführer der letzten Änderung und etwaige Mappings (nur bei Dokumenten und Links) angezeigt.

Optionen

Zu Verzeichnissen, Dokumenten und Links sind verschiedene Optionen verfügbar (via Rechtsklick oder Klick auf die drei vertikalen Punkte):

Verzeichnisse
Neues Verzeichnis	Erstellt ein neues Verzeichnis. Tut man dies während ein Verzeichnis selektiert ist, wird das neue Verzeichnis eine Ebene darunter erstellt (Unterordner).
Dateien hochladen	Lädt Dateien in das selektierte Verzeichnis hoch. Dies ist auch per Drag & Drop möglich.
Link hinzufügen	Erstellt einen Link im Verzeichnis, der mit Doppelklick annavigiert werden kann.
Umbenennen	Hier kann der Name des Verzeichnisses geändert werden.
Verschieben nach	Hier kann das Verzeichnis verschoben werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Kopieren nach	Hier kann das Verzeichnis kopiert werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Löschen	Löscht das Verzeichnis. Wenn das Verzeichnis Dateien und/oder Unterordner enthält, werden auch diese gelöscht.
Herunterladen	Lädt den Ordner als Zip-Datei mit allen Inhalten herunter.
Dokumente und Links
Anzeigen	Öffnet die Datei im plastischen Reader oder navigiert zum Link in einem neuen Tab.
Eintrag bearbeiten	Hier kann die Datei umbenannt oder der Link verändert werden. Weiters kann man hier das Norm-Mapping des Eintrags erstellen, verändern oder löschen. Gemappte Dokumente und Links werden auch unter Administration → Standards und Normen \| Verknüpfte Elemente angezeigt.
Verschieben nach	Hier kann die Datei oder der Link verschoben werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Kopieren nach	Hier kann die Datei oder der Link kopiert werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Löschen	Löscht die Datei oder den Link.
Versionsverlauf	Öffnet den Versionsverlauf der Datei oder des Links.
Freigeben	Startet den Prüf- und Freigabeworkflow für die Datei oder den Link.
Herunterladen	Lädt die Datei oder den Link herunter. Bei Mehrfachauswahl wird eine Zip-Datei heruntergeladen.

Erweiterte Suche

Die erweiterte Suche erreichen Sie über den Pfeil rechts vom Suchfeld oberhalb des Ordnerinhalts. Mit der erweiterten Suche können Sie im aktuellen Ordner und dessen Unterordnern gezielt nach Dokumenten suchen, bei denen entweder der Dokumentname, ein zugewiesenes Schlagwort oder eine verknüpfte Norm/Standard mit Ihrer Suchanfrage übereinstimmt.

Dabei können Sie mehrere Schlagwörter und/oder Standards auswählen. Ein Dokument wird angezeigt, sobald es mit mindestens einer der ausgewählten Optionen verknüpft ist.

Versionsverlauf

Mit Rechtsklick oder mit Klick auf die drei vertikalen Punkte neben dem Dateinamen bzw. der Linkbezeichnung kann der Versionsverlauf des Dokuments oder des Links geöffnet werden. Für jeden Upload einer gleichnamigen Datei, die nicht separat behalten werden soll, wird ein Eintrag im Verlauf erstellt. Dieser zeigt die Versionsnummer, das Versionsdatum, den Ersteller der Version und einen optionalen Kommentar, der beim Upload geschrieben wird.

Erste Spalte
Anzeigen	Öffnet die jeweilige Version des Dokuments im plastischen Viewer. Öffnet die Version des Links in einem neuen Tab.
Herunterladen	Lädt die jeweilige Version des Dokuments herunter. Nicht für Links.
Löschen	Löscht die jeweilige Version des Dokuments oder des Links. Wenn die neueste Version gelöscht werden soll, muss zuerst eine frühere Version wiederhergestellt werden.
Wiederherstellen	Stellt die jeweilige Version des Dokuments oder des Links wieder her, sodass im Verzeichnis diese angezeigt wird. Diese Option ist bei der neuesten Version des Dokuments oder des Links deaktiviert. Hinweis: Das Löschen eines Dokuments direkt im Verzeichnis löscht alle Versionen.
Zweite Spalte
Freigabestatus	Zeigt den Status der Freigabe jeder einzelnen Version. Eine Erklärung der Symbole finden Sie hier.
Lupe	Öffnet das Kontrollprotokoll des Prüf- und Freigabeworkflows jeder einzelnen Version.

Freigeben

Mit Rechtsklick oder mit Klick auf die drei vertikalen Punkte neben dem Dateinamen bzw. der Linkbezeichnung kann der Prüf- und Freigabeworkflow für eine einzelne Datei bzw. einen einzelnen Link gestartet werden.

Es wird dadurch eine besondere Kontrolldefinition geöffnet: Prüf- und Freigabeworkflow. Mehr dazu finden Sie hier.

Über den Versionsverlauf kann man das Protokoll der Kontrolle einsehen.

Ordner Hochgeladene Anhänge

Auch unter Doku-Management > Dokumente gibt es einen Ordner, in dem die Hochgeladenen Anhänge dargestellt werden. Dies dient dem Zweck, dass man sie dann in die Verzeichnisstruktur einbinden kann, indem man sie in einen anderen Ordner verschiebt. Anders als im restlichen Doku-Management kann man in diesen Ordner keine Dokumente und Links direkt hochladen. Hier wird stattdessen alles gezeigt, was an anderen Stellen im Tool hochgeladen wurde. Das sind beispielsweise die Anhänge zu Maßnahmen oder Kontrolldefinitionen oder die Evidenzen von Prüffragen oder Prüfergebnissen.

Mappings bei Hochgeladenen Anhängen

Im usprünglichen Ordner haben die Dokumente und Links keine verknüpften Mappings. Beim Verschieben wird von HITGuard geprüft, ob die Entität, an der das Dokument hängt (z.B. Maßnahme, Kontrolldefinition, Prüffrage,...) über Mappings verfügt. Wenn ja, werden diese in der neuen Position des Dokuments/Links angezeigt.