Workflow Doku-Management

Grobe Übersicht des allgemeinen Doku-Managementworkflow

Was sind Verzeichnisse und Dateien?

Ein Verzeichnis ist ein Ordner unter Doku-Management > Dokumente. Es kann eine Verzeichnisstruktur erstellt werden vergleichbar mit einem Fileshare, wie z.B. Sharepoint. Eine Datei ist beispielsweise ein hochgeladenes Dokument oder ein verknüpfter Link. Dateien der Formate .pdf, .doc, .xls, .jpg und viele mehr können hochgeladen werden.

Wie wird eine Datei hinzugefügt?

Sie können hierfür den "Dateien hochladen" Button verwenden oder Dateien via Drag & Drop hinzufügen. Alternativ können Sie einen Link zu einer Datei in einem anderen Fileshare hinterlegen.

Wie wird eine neue Version erstellt?

Sie können eine neue Version einer Datei erstellen, indem Sie eine Datei mit der gleichen Bezeichnung hinzufügen. HITGuard fragt Sie, ob Sie beide Versionen behalten oder eine neue Version der bestehenden Datei erstellen möchten. Sie haben dann die Möglichkeit, einen Kommentar für die Version zu hinterlegen.

Wie wird eine Datei freigegeben?

Ist eine Datei selektiert, kann über den "Freigeben" Button oder über das Kontextmenü (drei Punkte oder Rechtsklick) der Prüf- und Freigabeworkflow für diese Datei starten. Sie werden zu einer eigenen Kontrolldefinition weitergeleitet. Hier können Sie Umsetzer, Prüfer und ein Wiederholungsschema für die Freigabe der Datei hinterlegen.

Wer bekommt wann ein E-Mail?

Der Mailverkehr beim Prüf- und Freigabeworkflow ist derselbe wie bei der Kontrolle.

Weiterführende Links

Mehr zum Erstellen von Verzeichnissen und Hochladen von Dateien finden Sie hier.
Mehr zum Prüf- und Freigabeworkflow finden Sie hier.