Freigabeworkflow

Dokumente in HITGuard können geprüft und freigegeben werden. Dafür gibt es eine besondere Art der Kontrolldefinition: den Prüf- und Freigabeworkflow.

Workflow definieren

Es gibt drei Möglichkeiten, den Workflow zu definieren:

Mit dem Dropdown-"Plus" Button direkt in der Übersicht der Kontrolldefinitionen. Hiermit wird sofort der Workflow anstelle einer regulären Kontrolldefinition erstellt und kann auch nicht in eine solche umgewandelt werden.
Der Workflow kann auch gestartet werden, wenn man beim Erstellen einer regulären Kontrolldefinition einen Anhang aus dem Doku-Management hinzufügt. In diesem Fall wird die Umwandlung der Kontrolldefinition in einen Prüf- und Freigabeworkflow vorgeschlagen und kann akzeptiert oder abgelehnt werden (man kann also die Kontrolldefinition in einen Workflow umwandeln oder sie beibehalten).
Über den entsprechenden Button unter Doku-Management → Dokumente. Dieser öffnet einen Prüf- und Freigabeworkflow, der dann erstellt werden kann.

Eigenschaften des Workflows

Diese Workflows verhalten sich zum Großteil genau wie die hier beschriebenen Kontrolldefinitionen und bieten auch die gleichen Optionen. Es gibt Umsetzer und optional auch Prüfer. Das Datum der nächsten Kontrolle ist das Datum der nächsten Prüfung und Freigabe. Wenn die Kontrolle auslöst, startet der Workflow.

Es gibt einen grundlegenden Unterschied beim Anhang: Es muss vor dem ersten Speichern ein Anhang hinzugefügt werden. Dies muss ein einzelnes Dokument/Link sein und kann entweder hochgeladen oder direkt aus dem Doku-Management hinzugefügt werden. Hochgeladene Dokumente und Links werden automatisch im Doku-Management abgelegt. Das Dokument oder der Link, für das der Prüf- und Freigabeworkflow erstellt wird, kann im Anschluss nicht mehr gelöscht werden solange der Prüf- und Freigabeworkflow dafür existiert, auch nicht aus dem Doku-Management. Wird der Prüf- und Freigabeworkflow gelöscht, kann auch das Dokument oder der Link wieder entfernt werden. Weitere Dokumente und Links können als reguläre Anhänge zusätzlich hochgeladen werden, diese können jederzeit wieder entfernt werden.

Hinweis: Erstellt man eine reguläre Kontrolldefinition mit einem Anhang aus dem Doku-Management und lehnt die Umwandlung in einen Prüf- und Freigabeworkflow ab, so wird die Datei oder der Link als normaler Anhang hinzugefügt, kann wieder entfernt werden und ist im Doku-Management nicht gekennzeichnet.

Inhalt des Workflows

Die Bezeichnung des Workflows wird vorbesetzt als "Prüfung und Freigabe des Dokuments [Dateiname]". Für den Workflow wird weiters ein Beschreibungstext der Kontrollmaßnahme vorbesetzt, der geändert werden kann:

Kennzeichnung

Freigegebene Dokumente und solche, die sich gerade im Prüf- und Freigabeworkflow befinden, sind im Doku-Management entsprechend gekennzeichnet.

Freigabe Icon farbig	Der Prüf- und Freigabeworkflow läuft. Das heißt, es wurde ein Workflow definiert und in diesem eine Kontrolle ausgelöst. Das Icon bleibt, bis die Kontrolldurchführung entweder akzeptiert oder abgelehnt ist.
Freigabe Icon grau	Der Prüf- und Freigabeworkflow läuft noch nicht. Das heißt, es wurde ein Workflow definiert und in diesem noch keine Kontrolle ausgelöst. Das Icon bleibt, bis die Kontrolle auslöst.
Grünes Häkchen	Der Prüf- und Freigabeworkflow für die aktuelle Version der Datei bzw. des Links wurde erfolgreich abgeschlossen: das Dokument ist freigegeben.
Graues Häkchen	Eine frühere Version der Datei bzw. des Links ist freigegeben. Für die aktuelle Version wurde der Prüf- und Freigabeworkflow entweder noch nicht gestartet oder noch nicht abgeschlossen.

Protokoll

Das Durchführungsprotokoll dient als Protokoll des Prüf- und Freigabeworkflows und kann jederzeit eingesehen werden. Wie bei regulären Kontrolldefinitionen zeigt es den Status der Durchführung sowie etwaige Kommentare von Umsetzer(n) und Prüfer(n). Das Protokoll kann auch geöffnet werden, indem man im Doku-Management im Versionsverlauf der Datei auf die Lupe klickt.

Hinweis: Wurde für eine Datei oder einen Link bereits ein Workflow erstellt und klickt man im Doku-Management erneut auf "Freigeben", so wird man zum bestehenden Prüf- und Freigabeworkflow weitergeleitet und kann diesen einsehen und gegebenfalls bearbeiten.

Berichte und KPIs

Wie für reguläre Kontrolldefinitionen, können für Prüf- und Freigabeworkflows Berichte erstellt und KPIs konfiguriert werden.