Workflow Kontrolle

Grobe Übersicht des allgemeinen Kontrollworkflow

Was ist eine Kontrolle?

Eine Kontrolldefinition ist die Grundlage einer in der Regel wiederkehrenden Aufgabe, die in HITGuard erstellt und einem Umsetzer zur Durchführung und einem Prüfer zur Prüfung zugewiesen wird. Eine Kontrolle ist die Aufgabe, die auf Basis des Wiederholungsrhythmus auslöst und die durchgeführt und geprüft wird.

Wie kann eine Kontrolldefinition erstellt werden?

Experts und Professionals können Kontrolldefinitionen frei erstellen, sie im Zuge von Interviews zu Überprüfungen erstellen, sie direkt aus einem Risiko oder einer Chance heraus zur Behandlung erstellen oder sie im Rahmen von Akten im Fallmanagement anlegen. Experts haben die Wahl zwischen dem freien Erstellen einer Kontrolldefinition oder dem Erstellen aus einer Vorlage aus einer Wissensdatenbank.

Für jede Kontrolle wird festgelegt, in welchem Rhythmus sie wiederholt wird.

Wie werden Kontrollen durchgeführt?

Umsetzer erhalten ein E-Mail, wenn die Kontrolle auslöst. Sie führen die Kontrollmaßnahme durch und füllen dann die Durchführungsbeschreibung aus. Optional kann eine Anmerkung hinzugefügt und Evidenzen hochgeladen werden. Dann wird die Kontrolle entweder den Prüfern zur Prüfung weitergegeben oder abgeschlossen, wenn keine Prüfer hinterlegt sind.

Wie werden Kontrollen geprüft?

Wenn ein oder mehrere Prüfer hinterlegt sind, erhalten diese ein E-Mail, wenn die Kontrolle zur Prüfung bereitsteht. Sie überprüfen die Durchführungsbeschreibung und etwaige Evidenzen und entscheiden, ob diese in Ordnung sind. Wenn ja, akzeptieren sie die Kontrolle. Wenn nein, können sie eine Überarbeitung anfordern oder die Kontrolle ablehnen.

Wer bekommt wann ein E-Mail?

Umsetzer:

• Bekommt ein E-Mail, wenn auf Basis der Kontrolldefinition eine Kontrolle ausgelöst wurde, die nun von ihm durchzuführen ist.
• Bekommt ein E-Mail, wenn seine Bearbeitung nicht mehr notwendig ist (z.B. ein anderer Umsetzer hat durchgeführt).
• Bekommt ein E-Mail, wenn seine Bearbeitung nochmals gefragt ist (z.B. der Prüfer hat eine Überarbeitung angefordert).
• Bekommt ein E-Mail, wenn eine Erinnerung eingestellt wurde und verschickt wird.
• Bekommt ein E-Mail, wenn die Kontrolle fehlgeschlagen ist.

Prüfer:

• Bekommt ein E-Mail, wenn der Umsetzer die Kontrolle zur Prüfung freigibt.
• Bekommt ein E-Mail, wenn seine Bearbeitung nicht mehr notwendig ist (z.B. ein anderer Prüfer hat geprüft).
• Bekommt ein E-Mail, wenn eine Erinnerung eingestellt wurde und auch an den Prüfer verschickt wird.
• Bekommt ein E-Mail, wenn die Kontrolle fehlgeschlagen ist.

Funktionale Eskalation:

• Bekommt ein E-Mail, wenn ein Schwellwert eingestellt und dieser erreicht wurde.
• Bekommt ein E-Mail, wenn die Deadline der Kontrolle überschritten wurde.

Managementsystemverantwortlicher:

• Bekommt ein E-Mail, wenn ein Schwellwert eingestellt und dieser erreicht wurde.

Weiterführende Links

Mehr zum Erstellen von Kontrolldefinitionen für Experts und Professionals finden Sie hier.
Mehr zum Durchführen von Kontrollen für Practitioner finden Sie hier.
Mehr zum Prüfen von Kontrollen für Practitioner finden Sie hier.