Berichte für das Auditmanagement

HITGuard bietet unter "Auditmanagement → Berichte" die Möglichkeit, Berichte für das Auditmanagement zu generieren.

Um einen Bericht zu erstellen, entscheidet man sich zuerst für einen Berichttyp. Die meisten Berichte verfügen zusätzlich über Berichtsoptionen, mit denen der Inhalt des Berichts noch spezifischer eingeschränkt und/oder erweitert werden kann.

Sprachen: Wissensdatenbanken können durch hinterlegte Übersetzungen jeweils in verschiedenen Sprachen vorliegen. Um z.B. einen Bericht mit den englischen Texten zu generieren, muss über das Flaggen Icon rechts oben am Bildschirm (neben dem Abmelden Button) die Sprache gewechselt werden. Dadurch werden alle Inhalte für die Berichte in der gewünschten Sprache geladen, sofern eine Übersetzung in dieser Sprache für die Wissensdatenbank vorhanden ist.

Downloadoptionen:
Die Berichte stehen als PDF oder DOCX Datei zum Download zur Verfügung. Zum Generieren und Herunterladen muss bei einem Bericht auf den pinken Button geklickt werden. Anschließend kann ausgewählt werden, in welchem Format man den Bericht herunterladen möchte.

Es gibt beim Generieren auch die Option, die Berichte mit Revisionsinformationen zu generieren und zu archivieren. Dadurch kann der Bericht jederzeit von Experten unter "Administration → Berichtsarchiv" eingesehen, neu generiert sowie erneut heruntergeladen werden. Mehr Information dazu finden Sie unter "Administration → Berichtsarchiv".

Beim Generieren von Berichten mit Revisionsinformation im Archiv hat man ebenso die Möglichkeit, den Bericht gleich per E-Mail an verschiedene Empfänger zu senden. Mehr Information dazu finden Sie im Berichtsarchiv und unter "Administration → Textbausteine".

Merkverhalten der Berichtsoptionen:
Einige der Berichtsoptionen sind bei multiplen Berichten wiederzufinden. Bei diesen wird die getroffene Auswahl innerhalb des Managementsystems und für den einzelnen Benutzer gespeichert und auch bei den anderen Berichten angewandt. Selektiert man beispielsweise die Option "Inhaltsverzeichnis", ist diese Option infolgedessen auch bei den anderen Berichten, wo sie vorkommt, schon selektiert.

Lizenzen:
Ist keine gültige Lizenz von HITGuard vorhanden, dann wird dies bei den Berichten in der Fußzeile angezeigt! Um dies zu ändern, muss unter "Administration → Lizenzierung" von einem Experten oder einem Administrator eine Lizenz angefordert/eingespielt werden.

Es werden folgende Berichte im Bereich Auditmanagement von HITGuard angeboten:

Auditprogramm

Mit diesem Bericht erzeugen Sie eine Aufstellung aller Eckdaten zum Auditprogramm und den darin enthaltenen Audits.

Auditprogramm Beispielbericht

Auditprogrammbericht erstellen Um einen Bericht zu einem Auditprogramm zu generieren, navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Auditprogramm". Dort werden alle Auditprogramme, die im ausgewählten Managementsystem angelegt sind, zur Berichtserstellung angezeigt. Anschließend muss lediglich ein Auditprogramm über das Dropdown gewählt werden. Generiert wird der Bericht sobald auf den pinken Button zum Herunterladen geklickt wird.

Auditplan

Dieser Bericht bietet eine prägnante Übersicht des Audits und der dazugehörigen Überprüfungen mit allen Informationen, die generell für Planung und Vorbereitung benötigt werden. Es sind keine Ergebnisse enthalten.

Auditplan erstellen Um einen Auditplan als Bericht zu generieren, navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Auditplan". Dort werden alle Audits des ausgewählten Managementsystems zur Berichtserstellung angezeigt. Zum Generieren eines Berichts muss nun das gewünschte Audit ausgewählt und über die Berichtsoptionen rechts konfiguriert werden. Im Anschluss kann der Bericht über den pinken Button heruntergeladen werden.

Berichtsoptionen
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Überprüfungen im Detail	Steuert, ob die Kopfdaten zu den im Audit enthaltenen Überprüfungen angedruckt werden.
Anmerkungen	Steuert, ob die Anmerkungen zum Audit im Bericht angedruckt werden.

Audit

Mit diesem Bericht erzeugen Sie eine Aufstellung aller Eckdaten zum gewählten Audit und den darin enthaltenen Überprüfungsterminen. Sie können wählen, ob die Agenda, die Management Summary zum Audit sowie die detaillierten Ergebnisse der Überprüfungen im Bericht enthalten sein sollen.

Auditbericht erstellen

Um einen Auditbericht zu generieren, navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Audit". Dort werden alle Audits des ausgewählten Managementsystems zur Berichtserstellung angezeigt. Zum Generieren eines Berichts muss nun das gewünschte Audit ausgewählt und über die Berichtsoptionen rechts konfiguriert werden. Im Anschluss kann der Bericht über den pinken Button heruntergeladen werden.

Berichtsoptionen
Auswahl des Target Scores	Diese Option gibt bei Berichten mit Prüffragen an, ab wann eine solche als Abweichung gilt. Ist die Beantwortung unter dem eingestellten Wert, handelt es sich um eine Abweichung.
Target Score am Deckblatt	Steuert, ob der gewählte Target Score am Deckblatt des Berichts angedruckt wird.
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Prüfobjekte/Prüffragen in Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob das Inhaltsverzeichnis auch einzelne Prüfobjekte/Prüffragen enthält.
Audit	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zum Audit in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die auditierte Organisationseinheit, Start und Ende des Audits, Lead- und Co-Auditor(en) sowie Auditkriterien und Schwerpunkte, sofern ausgefüllt. Die weiteren Optionen steuern, ob die Management Summary und die Anmerkungen zum Audit angedruckt werden und ob eine Grafik im Bericht enthalten ist (Scorelinie, Donutdiagramm). Die Option "Entbehrliche" an dieser Stelle steuert alle Donutdiagramme des Berichts.
Überprüfung	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Überprüfungen in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die überprüften Organisationseinheiten, Start und Ende der Überprüfungen sowie die Teilnehmer, sofern ausgefüllt. Die weiteren Optionen steuern, ob die Anmerkungen zur Überprüfung angedruckt werden und ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Balkendiagramm, Donutdiagramm, Compliance Spinnen). Die Option "Entbehrliche" an dieser Stelle steuert alle Donutdiagramme des Berichts.
Prüfobjekt	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Prüfobjekten in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die Bezeichnung der Prüfobjekte. Die weiteren Optionen steuern, ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Donutdiagramme UND/ODER Scorelinie). Die Option "Entbehrliche" an dieser Stelle steuert alle Donutdiagramme des Berichts.
Behandlungsplan nach Feststellungsart	Druckt den Behandlungsplan (also die Maßnahmen und Kontrollen) nach Feststellungsart gruppiert zu Beginn des Berichts an. Dies ist nur möglich, wenn im Modul Auditmanagement die Feststellungsart bei Überprüfungen aktiviert ist. Hinweis: Der Behandlungsplan enthält keine positiven Feststellungen (vorbildliche Umsetzung). Mehr zu den Feststellungsarten finden Sie hier.
Tabellarische Auswertung der Prüffragen	Druckt eine Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit ihren Antworten in Tabellenform an. Die Zellen mit den Antworten sind je nach dem Target Score eingefärbt. Entbehrliche Prüffragen/-ergebnisse sind grau hinterlegt. Nicht beantwortete sind nicht farblich hervorgehoben und mit "-" gekennzeichnet. Beantwortete Informationserhebungen sind mit "beantw." gekennzeichnet. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die Tabelle fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der Tabelle.
Detaillierte Auswertung der Prüffragen	Druckt eine detaillierte Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit verschiedenen zusätzlichen Informationen im Bericht an. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die detaillierte Auswertung fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der detaillierten Auswertung. Antwort UND/ODER Begründung UND/ODER Beschreibung UND/ODER Schutzziele UND/ODER Maßnahmen & Kontrollen: Steuert die Inklusion dieser Elemente in der detaillierten Auflistung der Prüffragen/-ergebnisse. in Anhang verschieben: Wenn diese Option selektiert ist, wird die detaillierte Auswertung der Prüffragen und Prüfergebnisse vom Hauptteil des Berichts in den Anhang verschoben.
Anhänge/Evidenzen auflisten	Druckt die Dateinamen der Anhänge/Evidenzen im Bericht an.
Bildanhänge einbetten	Angehängte Bilddateien (.jpg oder .png) zu Prüffragen und/oder Prüfergebnissen werden auch im Bericht als Bilder eingebettet. Die Dateinamen der jeweiligen Bilder werden unter diesen angedruckt. Wo vorhanden, wird ein Timestamp der Aufnahme ebenfalls angedruckt. Die Dateigröße des Berichts ist dementsprechend größer und das Generieren des Berichts kann daher etwas länger dauern.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen. Links werden in einer .txt Datei gelistet.
Berichtsanhang mit Erklärungen	Fügt einen Berichtsanhang mit verschiedenen Erklärungstexten an.

Überprüfungsprotokolle

Hier können Überprüfungsprotokolle zur Berichtserstattung erstellt werden.

Abweichungsanalysen

In diesem Bericht werden wahlweise die Ergebnisse aus einer oder mehreren Überprüfungen dargestellt. Achten Sie bei der Auswahl der Überprüfungen darauf, dass diese nach dem ausgewählten Analysezeitraum eingegrenzt werden. Eine Vielzahl an Berichtsoptionen hilft Ihnen dabei, die Berichte so zu konfigurieren, dass Sie Ihrem Bedarf entsprechend dargestellt werden.

Überprüfungsprotokoll Abweichungsanalyse erstellen

Um einen Abweichungsbericht zu generieren navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Überprüfungsprotokolle → Abweichungsanalysen". Es ist möglich, einen Bericht über mehrere Analysezeiträume zu erstellen. Dafür muss rechts bei den Berichtsoptionen der Analysezeitraum geändert werden. Dadurch stehen nun die Überprüfungen des gewählten Analysezeitraum zur Auswahl.

Achtung: Wählen Sie einen neuen Analysezeitraum, werden die Überprüfungen aus den vorherigen nicht mehr angezeigt, bleiben aber selektiert und würden somit im Bericht angedruckt werden.

Zum Generieren des Berichtes muss auf den pinken Download Button geklickt werden.

Berichtsoptionen
Auswahl des Analysezeitraums	Diese Option bestimmt, aus welchem Analysezeitraum die Berichtselemente kommen. Sie verändert die Auswahl der in der Liste verfügbaren Abweichungsanalysen.
Auswahl des Target Scores	Diese Option gibt bei Berichten mit Prüffragen an, ab wann eine solche als Abweichung gilt. Ist die Beantwortung unter dem eingestellten Wert, handelt es sich um eine Abweichung.
Target Score am Deckblatt	Steuert, ob der gewählte Target Score am Deckblatt des Berichts angedruckt wird.
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Überprüfung	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Überprüfungen in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die überprüften Organisationseinheiten, Start und Ende der Überprüfungen sowie die Teilnehmer, sofern ausgefüllt. Die weiteren Optionen steuern, ob die Anmerkungen zur Überprüfung angedruckt werden und ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Balkendiagramm, Donutdiagramm, Compliance Spinnen). Die Option "Entbehrliche" an dieser Stelle steuert alle Donutdiagramme des Berichts.
Prüfobjekt	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Prüfobjekten in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die Bezeichnung der Prüfobjekte. Die weiteren Optionen steuern, ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Donutdiagramme UND/ODER Scorelinie). Die Option "Entbehrliche" an dieser Stelle steuert alle Donutdiagramme des Berichts.
Behandlungsplan nach Feststellungsart	Druckt den Behandlungsplan (also die Maßnahmen und Kontrollen) nach Feststellungsart gruppiert zu Beginn des Berichts an. Dies ist nur möglich, wenn im Modul Auditmanagement die Feststellungsart bei Überprüfungen aktiviert ist. Hinweis: Der Behandlungsplan enthält keine positiven Feststellungen (vorbildliche Umsetzung). Mehr zu den Feststellungsarten finden Sie hier.
Tabellarische Auswertung der Prüffragen	Druckt eine Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit ihren Antworten in Tabellenform an. Die Zellen mit den Antworten sind je nach dem Target Score eingefärbt. Entbehrliche Prüffragen/-ergebnisse sind grau hinterlegt. Nicht beantwortete sind nicht farblich hervorgehoben und mit "-" gekennzeichnet. Beantwortete Informationserhebungen sind mit "beantw." gekennzeichnet. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die Tabelle fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der Tabelle.
Detaillierte Auswertung der Prüffragen	Druckt eine detaillierte Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit verschiedenen zusätzlichen Informationen im Bericht an. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die detaillierte Auswertung fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der detaillierten Auswertung. Antwort UND/ODER Begründung UND/ODER Beschreibung UND/ODER Schutzziele UND/ODER Maßnahmen & Kontrollen: Steuert die Inklusion dieser Elemente in der detaillierten Auflistung der Prüffragen/-ergebnisse. in Anhang verschieben: Wenn diese Option selektiert ist, wird die detaillierte Auswertung der Prüffragen und Prüfergebnisse vom Hauptteil des Berichts in den Anhang verschoben.
Anhänge/Evidenzen auflisten	Druckt die Dateinamen der Anhänge/Evidenzen im Bericht an.
Bildanhänge einbetten	Angehängte Bilddateien (.jpg oder .png) zu Prüffragen und/oder Prüfergebnissen werden auch im Bericht als Bilder eingebettet. Die Dateinamen der jeweiligen Bilder werden unter diesen angedruckt. Wo vorhanden, wird ein Timestamp der Aufnahme ebenfalls angedruckt. Die Dateigröße des Berichts ist dementsprechend größer und das Generieren des Berichts kann daher etwas länger dauern.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen. Links werden in einer .txt Datei gelistet.
Berichtsanhang mit Erklärungen	Fügt einen Berichtsanhang mit verschiedenen Erklärungstexten an.

Überprüfungsprotokoll Abweichungsanalyse erstellen

Schutzbedarf

In diesem Bericht werden wahlweise die Ergebnisse aus einer oder mehreren Schutzbedarfsanalysen dargestellt. Es werden Gestaltungsmöglichkeiten bzgl. der Zusammenfassung der Ergebnisse und etwaiger Details dazu zur Verfügung gestellt. Es bietet sich zudem die Möglichkeit, einen Anhang mit ausführlichen Erklärungen zur Grundlage der Einstufung der Schutzbedarfsanalysen zu erzeugen.

Überprüfungsprotokoll Schutzbedarfsanalyse erstellen

Um einen Schutzbedarf Bericht zu generieren navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Überprüfungsprotokolle → Schutzbedarf". Anschließend wählen Sie die Schutzbedarfsanalysen, für welche Sie den Bericht generieren wollen, und konfigurieren diesen über die Berichtsoptionen.

Zum Generieren des Berichtes muss der pinke Download Button geklickt werden.

Berichtsoptionen
Schadensausmaß	Diese Option bestimmt, welche Ressourcen im Bericht angedruckt werden. Es werden alle Ressourcen angedruckt, die zumindest eine Bewertung Bewertung haben, die dem ausgewählten Schadensausmaß oder schlimmer entspricht.
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Zusammenfassung	Wenn mehrere Schutzbedarfsanalysen im Bericht enthalten sind, kann mit dieser Option eine zusammenfasssende Übersicht der Ergebnisse als Kreuztabelle erstellt werden.
Details zur Zusammenfassung	Druckt oberhalb des Kreuzdiagramms eine Liste aller Interviews an, die zur Datenbasis des Berichts gehören.
Interviewergebnisse	Druckt pro Interview ein Kreuzdiagramm der Ergebnisse und die Begründung der Bewertungen der einzelnen Schutzziele an.
Anmerkungen	Steuert, ob die Anmerkungen zur Überprüfung im Bericht angedruckt werden.
Berichtsanhang mit Erklärungen	Fügt einen Berichtsanhang mit verschiedenen Erklärungstexten an.

Überprüfungsprotokoll Schutzbedarfsanalyse herunterladen