Berichtsarchiv

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Unter "Administration → Berichtsarchiv" finden Sie alle archivierten Berichte des aktuellen Managementsystems.

Damit Berichte hier gelistet werden, müssen sie beim Erstellen mit der Option "Mit Revisionsinformationen in Archiv generieren" erzeugt worden sein. Dies sorgt dafür, dass der Bericht mit Revisionsinformation, also versioniert und mit eigens konfigurierten Deckblattdaten, erstellt wird und daraufhin über diese Seite erneut generiert oder angezeigt werden kann. Die hinterlegte Information kann auch editiert werden, ohne den Bericht gleich neu zu generieren.

Um einen Bericht anzuzeigen, klicken Sie in der Spalte "Bezeichnung" auf den Link (nur möglich, wenn der Bericht bereits generiert wurde und die Bezeichnung blau als Link dargestellt wird). Solange der Bericht nicht zwischenzeitlich erneut generiert wurde, zeigt dieser Bericht einen Schnappschuss der Daten, wie sie beim Erstellen des Archiveintrages waren. Mit dem "Download" Button neben der Bezeichnung können Sie den Bericht in der aktuell hinterlegten Version herunterladen.

In der Spalte "Verlinkter Inhalt" können die Daten hinter dem Bericht (z.B. die Schutzbedarfsanalyse oder das Auditprogramm) eingesehen werden. Dabei handelt es sich immer um den aktuellen Stand der Daten, also nicht unbedingt um den Stand, wie er zum Erstellen des Archiveintrages verwendet wurden.

Wenn Sie einen Bericht im Archiv neu generieren, wird die vorherige Version damit überschrieben. Wenn Sie das Bearbeiten, erneut Generieren oder Kopieren eines Archiveintrags verhindern möchten, können Sie den Eintrag auf "gesperrt" setzen.

Archiveintrag erstellen/bearbeiten

Um einen Archiveintrag zu erstellen, muss bei unterstützten Berichten beim Generieren die Option "Mit Revisionsinformationen in Archiv generieren" gewählt werden.

Um einen Archiveintrag zu bearbeiten, muss auf den Archiveintrag doppelgeklickt werden.

Bezeichnung: Hier kann die Bezeichnung des Archiveintrags geändert werden.

Anmerkung: Hier kann eine Anmerkung zum Archiveintrag hinterlegt werden, die in der Übersicht aufscheint.

Gesperrt: Mit dieser Option können die Daten des Archiveintrags gegen Änderungen gesperrt werden. Entfernen Sie die Sperre, falls Sie den Bericht kopieren, erneut generieren oder die Archiveintragsinformation adaptieren möchten.

Format: Hier kann ausgewählt werden, in welchem Format der Bericht generiert bzw. heruntergeladen werden soll.

Empfänger: Hier können die Personen hinterlegt werden, die den generierten Bericht erhalten haben, z.B. per E-Mail oder als physischen Ausdruck. Wird der Bericht direkt aus HITGuard per E-Mail versandt, können hier die Empfänger eingetragen werden (User oder externe Auditoren). Es muss dafür eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Textbaustein: Hier kann der Textbaustein ausgewählt werden, mit dem Betreff und Inhalt des E-Mails vorbefüllt werden.

Übersetzungen einfügen: Wenn diese Option selektiert ist, werden alle hinterlegten Übersetzungen des Textblocks in die E-Mail aufgenommen. Wenn nicht, wird die in den Globalen Einstellungen gesetzte Standardsprache verwendet.

Versendet an kompletten Adressantenkreis: Hier kann markiert werden, ob der Bericht an alle relevanten Personen versendet wurde.

Deckblattdaten: Diese Felder werden am Deckblatt des Berichtes angedruckt und sollten dementsprechend ausgefüllt werden. Die Revisionsnummer, die Datenklassifikation und das Copyright finden sich, sofern hinterlegt, auch in der Fußzeile des jeweiligen Berichts.

Hinweis: Bei der Datenklassifikation stehen Ihnen die in der Risikopolitik definierten Einträge zur Verfügung oder Sie können einen Freitext eingeben.
Hinweis: Die Revisionsnummer zählt automatisch weiter, wenn derselbe Bericht mehrmals als PDF generiert wird.

Bericht via E-Mail versenden

Um einen Bericht direkt aus HITGuard zu versenden, drückt man den "Senden" Button. Dies ist beim Generieren des Berichts mit Revisionsinformation oder auch direkt im Berichtsarchiv möglich.
Der Button lädt einen E-Mail-Entwurf mit dem Bericht als Anhang herunter. Wurde ein Textbaustein ausgewählt, bildet dieser die Grundlage für Betreff und Inhalt des E-Mails. Der Entwurf kann per Doppelklick geöffnet und gleich versandt oder vor dem Versand noch weiter bearbeitet werden.