Berichte für das Auditmanagement/en

HITGuard offers the possibility of generating various audit management reports under "Audit management → Reports".

Report selection

To create a report, first choose a type of report. Subsequently, choose which data to include in the report (e.g. risks or reviews). Most reports also have additional report options which allow further specification of the report's contents.

Knowledge bases can be made available in different languages due to stored translations for used knowledge bases. For example, to generate a report with the English texts, the language must be changed using the flag icon at the top right of the screen, next to the logout button. This will load all content for the reports in the desired language, provided that a translation in that language is available for the knowledge base.

Download options:
The reports are available for download as PDF or DOCX files. Click the pink button to generate and download a report. Then, choose whether the report should be downloaded as a PDF or DOCX.

Additionally, there is the option to generate and archive the reports including revision information. In doing this, the report can be viewed, generated anew, or downloaded again by an expert under "Administration → Report archive". More information about this can be found under "Administration → Report archive".

When generating reports with revision information in the archive, there is also the option to send the report by e-mail to various recipients right away. More information about this can be found in the report archive and under "Administration → Report archive".

Remembering report options:Some of the report options can be found for various reports. For these, the selected options are remembered within the management system and for the individual user, and then also applied for other reports with that same option. For example, if the option "Table of contents" is selected, then it will already be selected when accessing any other report pages that use this option.

Licenses:
If no valid license for HITGuard is available, this will be displayed in the footer of the report! To change this, an expert or administrator has to request/upload a license under "Administration → Licensing".

The following reports are offered in the risk management section of HITGuard:

Audit program

Use this report to generate an overview of all key data of the audit program and the audits it contains.
Example audit program report

Generate audit program report

To generate a report of an audit program, navigate to "Audit management → Reports → Audit program". There, all audit programs created in the selected management system are displayed for report generation. Subsequently, all that is required is to select an audit program from the list. The report is generated as soon as the pink download button is clicked.

Create audit program report

Audit plan

This report provides a concise overview of the audit and the corresponding reviews with the information generally required for planning and preparation. It does not contain any results.

Generate audit plan

To generate an audit plan as a report, navigate to "Audit management → Reports → Audit plan". There, all audits of the selected management system are available for report generation. To generate a report, select the desired audit and configure it with the report options to the right. Then, the report can be downloaded using the pink button.

Report options
Company address	This option includes the organizational unit's address in the report, if it has been recorded. The number of OU tiers decides whether the name of the superordinate organizational unit(s) are also included in the name of the audited unit as per the report.
Table of contents	This option determines whether a table of contents is included in the report.
Assessments in detail	Determines whether the header data are printed for the assessments included in the report.
Remarks	Determines whether the review remarks are included in the report.

Create audit plan

Audit

Use this report to generate a list of all key data for the selected audit and the included review dates. You can choose to include the agenda, the audit management summary, as well as the detailed results of the reviews in the report.

Generate audit report

To generate an audit report, navigate to "Audit management → Reports → Audit". There, all audits of the selected management system are displayed for report generation. To generate a report, the desired audit must now be selected and configured via the report options on the right. The report is generated as soon as the pink download button is clicked.

Berichtsoptionen
Auswahl des Target Scores	Diese Option gibt bei Berichten mit Prüffragen an, ab wann eine solche als Abweichung gilt. Ist die Beantwortung unter dem eingestellten Wert, handelt es sich um eine Abweichung.
Target Score am Deckblatt	Steuert, ob der gewählte Target Score am Deckblatt des Berichts angedruckt wird.
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Prüfobjekte/Prüffragen in Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob das Inhaltsverzeichnis auch einzelne Prüfobjekte/Prüffragen enthält.
Audit	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zum Audit in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die auditierte Organisationseinheit, Start und Ende des Audits, Lead- und Co-Auditor(en) sowie Auditkriterien und Schwerpunkte, sofern ausgefüllt. Die weiteren Optionen steuern, ob die Management Summary und die Anmerkungen zum Audit angedruckt werden und ob eine Grafik im Bericht enthalten ist (Scorelinie).
Überprüfung	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Überprüfungen in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die überprüften Organisationseinheiten, Start und Ende der Überprüfungen sowie die Teilnehmer, sofern ausgefüllt. Die weiteren Optionen steuern, ob die Anmerkungen zur Überprüfung angedruckt werden und ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Balkendiagramm, Compliance Spinnen).
Prüfobjekt	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Prüfobjekten in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die Bezeichnung der Prüfobjekte. Die weiteren Optionen steuern, ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Donutdiagramme UND/ODER Scorelinie).
Behandlungsplan nach Feststellungsart	Druckt den Behandlungsplan (also die Maßnahmen und Kontrollen) nach Feststellungsart gruppiert zu Beginn des Berichts an. Dies ist nur möglich, wenn im Modul Auditmanagement die Feststellungsart bei Überprüfungen aktiviert ist. Mehr zu den Feststellungsarten finden Sie hier.
Tabellarische Auswertung der Prüffragen	Druckt eine Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit ihren Antworten in Tabellenform an. Die Zellen mit den Antworten sind je nach dem Target Score eingefärbt. Entbehrliche Prüffragen/-ergebnisse sind grau hinterlegt. Nicht beantwortete sind nicht farblich hervorgehoben und mit "-" gekennzeichnet. Beantwortete Informationserhebungen sind mit "beantw." gekennzeichnet. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die Tabelle fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der Tabelle.
Detaillierte Auswertung der Prüffragen	Druckt eine detaillierte Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit verschiedenen zusätzlichen Informationen im Bericht an. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die detaillierte Auswertung fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der detaillierten Auswertung. Antwort UND/ODER Begründung UND/ODER Beschreibung UND/ODER Schutzziele UND/ODER Maßnahmen & Kontrollen: Steuert die Inklusion dieser Elemente in der detaillierten Auflistung der Prüffragen/-ergebnisse. in Anhang verschieben: Wenn diese Option selektiert ist, wird die detaillierte Auswertung der Prüffragen und Prüfergebnisse vom Hauptteil des Berichts in den Anhang verschoben.
Anhänge/Evidenzen auflisten	Druckt die Dateinamen der Anhänge/Evidenzen im Bericht an.
Bildanhänge einbetten	Angehängte Bilddateien (.jpg oder .png) zu Prüffragen und/oder Prüfergebnissen werden auch im Bericht als Bilder eingebettet. Die Dateinamen der jeweiligen Bilder werden unter diesen angedruckt. Wo vorhanden, wird ein Timestamp der Aufnahme ebenfalls angedruckt. Die Dateigröße des Berichts ist dementsprechend größer und das Generieren des Berichts kann daher etwas länger dauern.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen.
Berichtsanhang mit Erklärungen	Fügt einen Berichtsanhang mit verschiedenen Erklärungstexten an.

Audit Bericht erstellen

Überprüfungsprotokolle

Hier können Überprüfungsprotokolle zur Berichtserstattung erstellt werden.

Art der Überprüfung auswählen

Abweichungsanalysen

In diesem Bericht werden wahlweise die Ergebnisse aus einer oder mehreren Überprüfungen dargestellt. Achten Sie bei der Auswahl der Überprüfungen darauf, dass diese nach dem ausgewählten Analysezeitraum eingegrenzt werden. Eine Vielzahl an Berichtsoptionen hilft Ihnen dabei, die Berichte so zu konfigurieren, dass Sie Ihrem Bedarf entsprechend dargestellt werden.

Überprüfungsprotokoll Abweichungsanalyse erstellen

Um einen Abweichungsbericht zu generieren navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Überprüfungsprotokolle → Abweichungsanalysen". Es ist möglich, einen Bericht über mehrere Analysezeiträume zu erstellen. Dafür muss rechts bei den Berichtsoptionen der Analysezeitraum geändert werden. Dadurch stehen nun die Überprüfungen des gewählten Analysezeitraum zur Auswahl.

Achtung: Wählen Sie einen neuen Analysezeitraum, werden die Überprüfungen aus den vorherigen nicht mehr angezeigt, bleiben aber selektiert und würden somit im Bericht angedruckt werden.

Zum Generieren des Berichtes muss auf den pinken Download Button geklickt werden.

Berichtsoptionen
Auswahl des Analysezeitraums	Diese Option bestimmt, aus welchem Analysezeitraum die Berichtselemente kommen.
Auswahl des Target Scores	Diese Option gibt bei Berichten mit Prüffragen an, ab wann eine solche als Abweichung gilt. Ist die Beantwortung unter dem eingestellten Wert, handelt es sich um eine Abweichung.
Target Score am Deckblatt	Steuert, ob der gewählte Target Score am Deckblatt des Berichts angedruckt wird.
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Überprüfung	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Überprüfungen in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die überprüften Organisationseinheiten, Start und Ende der Überprüfungen sowie die Teilnehmer, sofern ausgefüllt. Die weiteren Optionen steuern, ob die Anmerkungen zur Überprüfung angedruckt werden und ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Balkendiagramm, Compliance Spinnen).
Prüfobjekt	Kopfdaten: Falls aktiviert, werden alle vorhandenen Informationen zu den Prüfobjekten in den Kopfdaten angedruckt. Falls nicht, zeigt der Bericht nur die Bezeichnung der Prüfobjekte. Die weiteren Optionen steuern, ob und welche Grafiken im Bericht enthalten sind (Donutdiagramme UND/ODER Scorelinie).
Behandlungsplan nach Feststellungsart	Druckt den Behandlungsplan (also die Maßnahmen und Kontrollen) nach Feststellungsart gruppiert zu Beginn des Berichts an. Dies ist nur möglich, wenn im Modul Auditmanagement die Feststellungsart bei Überprüfungen aktiviert ist. Mehr zu den Feststellungsarten finden Sie hier.
Tabellarische Auswertung der Prüffragen	Druckt eine Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit ihren Antworten in Tabellenform an. Die Zellen mit den Antworten sind je nach dem Target Score eingefärbt. Entbehrliche Prüffragen/-ergebnisse sind grau hinterlegt. Nicht beantwortete sind nicht farblich hervorgehoben und mit "-" gekennzeichnet. Beantwortete Informationserhebungen sind mit "beantw." gekennzeichnet. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die Tabelle fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der Tabelle.
Detaillierte Auswertung der Prüffragen	Druckt eine detaillierte Übersicht der Prüffragen und -ergebnisse mit verschiedenen zusätzlichen Informationen im Bericht an. Alle ODER Nur positive ODER Nur negative: Legt für die detaillierte Auswertung fest, ob alle Bewertungen, nur positive nach Target Score oder nur negative nach Target Score enthalten sein sollen. Informationserhebungen UND/ODER Entbehrliche UND/ODER Nicht beantwortete: Steuert die Inklusion von Informationserhebungen sowie den als entbehrlich markierten und nicht beantworteten Prüffragen/-ergebnissen in der detaillierten Auswertung. Antwort UND/ODER Begründung UND/ODER Beschreibung UND/ODER Schutzziele UND/ODER Maßnahmen & Kontrollen: Steuert die Inklusion dieser Elemente in der detaillierten Auflistung der Prüffragen/-ergebnisse. in Anhang verschieben: Wenn diese Option selektiert ist, wird die detaillierte Auswertung der Prüffragen und Prüfergebnisse vom Hauptteil des Berichts in den Anhang verschoben.
Anhänge/Evidenzen auflisten	Druckt die Dateinamen der Anhänge/Evidenzen im Bericht an.
Bildanhänge einbetten	Angehängte Bilddateien (.jpg oder .png) zu Prüffragen und/oder Prüfergebnissen werden auch im Bericht als Bilder eingebettet. Die Dateinamen der jeweiligen Bilder werden unter diesen angedruckt. Wo vorhanden, wird ein Timestamp der Aufnahme ebenfalls angedruckt. Die Dateigröße des Berichts ist dementsprechend größer und das Generieren des Berichts kann daher etwas länger dauern.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen.
Berichtsanhang mit Erklärungen	Fügt einen Berichtsanhang mit verschiedenen Erklärungstexten an.

Überprüfungsprotokoll Abweichungsanalyse erstellen

Schutzbedarf

In diesem Bericht werden wahlweise die Ergebnisse aus einer oder mehreren Schutzbedarfsanalysen dargestellt. Es werden Gestaltungsmöglichkeiten bzgl. der Zusammenfassung der Ergebnisse und etwaiger Details dazu zur Verfügung gestellt. Es bietet sich zudem die Möglichkeit, einen Anhang mit ausführlichen Erklärungen zur Grundlage der Einstufung der Schutzbedarfsanalysen zu erzeugen.

Überprüfungsprotokoll Schutzbedarfsanalyse erstellen

Um einen Schutzbedarf Bericht zu generieren navigieren Sie zu "Auditmanagement → Berichte → Überprüfungsprotokolle → Schutzbedarf". Anschließend wählen Sie die Schutzbedarfsanalysen, für welche Sie den Bericht generieren wollen, und konfigurieren diesen über die Berichtsoptionen.

Zum Generieren des Berichtes muss der pinke Download Button geklickt werden.

Berichtsoptionen
Auswahl des Analysezeitraums	Diese Option bestimmt, aus welchem Analysezeitraum die Berichtselemente kommen.
Firmenanschrift	Dadurch wird die Anschrift der OrgEh im Bericht aufgenommen, sofern sie bei der Organisationseinheit hinterlegt wurde. Über die Anzahl der OE-Ebenen wird festgelegt, ob die Bezeichnungen der übergeordneten Organisationseinheit(en) in die Bezeichnung der auditierten Einheit laut Bericht aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Zusammenfassung	Wenn mehrere Schutzbedarfsanalysen im Bericht enthalten sind, kann mit dieser Option eine zusammenfasssende Übersicht der Ergebnisse als Kreuztabelle erstellt werden.
Details zur Zusammenfassung	Druckt oberhalb des Kreuzdiagramms eine Liste aller Interviews an, die zur Datenbasis des Berichts gehören.
Interviewergebnisse	Druckt pro Interview ein Kreuzdiagramm der Ergebnisse und die Begründung der Bewertungen der einzelnen Schutzziele an.
Anmerkungen	Steuert, ob die Anmerkungen zur Überprüfung im Bericht angedruckt werden.
Berichtsanhang mit Erklärungen	Fügt einen Berichtsanhang mit verschiedenen Erklärungstexten an.

Überprüfungsprotokoll Schutzbedarfsanalyse herunterladen