Meldungen

Experten und Professionals sehen unter "Fallmanagement → Meldungen" alle Meldungen des aktiven Managementsystems.

Durch Doppelklick auf eine Meldung kann diese bearbeitet werden. Hier kann entweder mit dem Ersteller der Meldung kommuniziert werden, der Status der Meldung verändert werden oder eine Frist zur Meldung hinterlegt werden.

Meldungen, die noch niemanden zugewiesen wurden, sind in der Übersicht entsprechend markiert.

Meldungen

Meldung bearbeiten

Kopfdaten

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In den Kopfdaten der Meldung kann konfiguriert werden, wer die Meldung zu bearbeiten hat.

Kopfdaten

Titel:

Oberhalb des Status kann der Titel der Meldung angepasst werden. Initial wird als Titel der Betreff der ersten Meldung gesetzt. Der Titel wird in der Übersichtsliste zu den Meldungen und in der Fristenübersicht angezeigt.

Melder und Eingangsdatum:

Unterhalb des Titels befindet sich die Information, von wem die Meldung wann gemeldet wurde.

Fristen:

Durch Klicken auf "x Fristen" unter dem Titel öffnet sich ein Fenster, in dem die Fristen, die dieser Meldung zugewiesen sind, aufgelistet werden. In der angezeigten Liste können der Meldung neue Fristen zugewiesen werden oder bereits vorhandene Fristen umgesetzt werden. Auf dieser Ebene sollten nur Fristen zugewiesen werden, wenn diese für die gesamte Meldung gelten. Ansonsten können auch die einzelnen Nachrichten mit Fristen versehen werden.

Kommentar:

Hier kann ein Kommentar für die Meldung hinterlegt werden.

Zugewiesen an:

Eine Meldung sollte immer von einer Person bearbeitet werden. Diese Person kann hier eingetragen werden. Durch Klicken auf den blauen Button daneben übernimmt der aktuelle Benutzer die Bearbeitung der Meldung. Der Bearbeiter der Meldung wird durch die Fristen an die Bearbeitung der Meldung erinnert.

Betreuungsteam:

Ist kein Bearbeiter für die Meldung eingetragen, dann gehen die Erinnerungen der Fristen an das Betreuungsteam. Unter den Einstellungen für das Fallmanagementsystem kann ein Standard-Betreuungsteam hinterlegt werden. Dieses Team wird bei allen neu eingehenden Meldungen automatisch als Betreuungsteam eingetragen.

Akte:

Hier kann die Meldung einer Akte zugewiesen werden. Es kann auch eine neue Akte für die Meldung erstellt werden.

Mehr zu Akten finden sie unter "Fallmanagement → Akten".

Meldung abschließen:

Sofern die Meldung fertig bearbeitet ist oder falls es einen anderen Grund gibt, weshalb die Meldung geschlossenen werden soll, kann dies über diesen Button geschehen.

Zum Abschließen muss einer der folgenden Gründe angegeben werden

• Bearbeitung abgeschlossen

Die Meldung wurde erfolgreich bearbeitet.

• Fehlende Informationen

Die Meldung kann nicht weiter bearbeitet werden, da nicht genug Informationen vorliegen.

• Nicht plausibel

Die Meldung ist nicht plausibel und kann daher nicht behandelt werden.

• Inaktivität

Der Melder antwortet nicht mehr auf Nachrichten und hat zu wenig Information hinterlassen.

Zusätzlich zum Abschlussgrund sollte eine Begründung dafür angegeben werden.

Nachrichtenverlauf

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Unter den Kopfdaten der Meldung befindet sich der Nachrichtenverlauf zu einer Meldung.

Durch "Antwort verfassen" kann mit dem Ersteller einer Meldung kommuniziert werden. Dies ermöglicht es, vom Ersteller der Meldung noch weitere Informationen zur Meldung zu bekommen, wenn die initialen Informationen nicht ausreichen.

Achtung:

• Es kann nur mit Erstellern kommuniziert werden, welche beim Erstellen der Meldung einen anonymen Postkasten angelegt haben. Hat der Ersteller keinen Postkasten angelegt, dann wird dies bei der ersten Meldung angezeigt.

Zu jeder Nachricht kann über "x Fristen" ein Dialog geöffnet werden, über den die Nachricht mit Fristen versehen werden kann.

Nachrichtenverlauf

Fristen

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Fristen sollen dabei helfen, Meldungen und Nachrichten innerhalb eines gewissen Zeitraumes zu Beantworten.

Dafür wird der/die Bearbeiter/in der Meldung oder das Betreuungsteam, wenn kein/e Bearbeiter/in eingetragen ist, via E-Mails an die Einhaltung der Frist erinnert. Wann die Erinnerungen ausgesendet werden sollen, kann in der Fristendefinition konfiguriert werden.

Durch den blauen Text "x Fristen" bei den Nachrichten oder der Meldung können diese mit Fristen versehen werden oder vorhandene Fristen bearbeitet und umgesetzt werden.

Eine Frist ist immer entweder einer Nachricht oder direkt der Meldung zugewiesen.

Eine neue Frist kann über den "Plus" Button zugewiesen werden.

Durch den roten Button neben einer Frist kann eine Frist gelöscht werden.

Fristen zu einer Meldung

Nachricht:

Hier wird der Betreff der Nachricht angezeigt, bei der diese Frist zugewiesen wurde. Ist sie keiner Nachricht zugewiesen, dann wurde die Frist auf Meldungsebene zugewiesen.

Nur beim Fristengrid der Meldung (oberstes) sichtbar.

Fristendefinition:

Hier muss die unterliegende Fristendefinition hinterlegt werden. Fristendefinitionen geben den Zeitraum der Frist vor. Fristendefinitionen können auch mit Erinnerungen versehen werden, die an die Einhaltung der Frist erinnern. Fristendefinitionen können von Experten unter "Fallmanagement → Einstellungen" erstellt und konfiguriert werden.

Bezeichnung:

Für jede Frist kann eine eigene Bezeichnung vergeben werden. Durch diese können Fristen, die durch dieselbe Fristendefinition erstellt wurden, voneinander unterschieden werden.

Beginn:

Hier kann eingetragen werden, ab wann die Frist gelten soll. Somit können Fristen, die ab Eingang der Meldung gelten sollen, auch noch im Nachhinein eingepflegt werden.

Ablauf:

Ergibt sich aus Beginndatum und Zeitspanne der gewählten Fristendefinition.

Umsetzung:

Über dieses Dropdown kann eine Frist umgesetzt werden.

Einhaltung:

Gibt den Status einer Frist an. Folgende Status sind vorhanden:

• Umsetzung ausstehend
• Umgesetzt
• Frist überschritten

Die Frist ist noch nicht umgesetzt und der Ablauf liegt in der Vergangenheit.

• Obsolet

Die Frist ist noch nicht umgesetzt, aber die Meldung wurde abgeschlossen.

Umgesetzt am:

Das Datum, an dem die Frist umgesetzt wurde.