Fallmanagement-Einstellungen

Unter "Fallmanagement → Einstellungen" können Experten das Fallmanagement konfigurieren und Fristendefinitionen für Meldungen erstellen.

Einstellungen

Schwerpunkt und Beschreibung

Generell kann ein Fallmanagementsystem (auch Vorfallmanagementsystem genannt) für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Mögliche Anwendungsfälle sind:

zur Erfassung von Informationssicherheits-Vorfällen,
zum Data Breach Management,
als Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie 2019/1937,
und vieles mehr.

Werden mehrere Fallmanagementsysteme betrieben, wird dem Anwender bei Erstellung einer neuen Meldung die Auswahl des Schwerpunktes, zu dem die Meldung erfolgen soll, angeboten. Hierzu werden in einer Auswahlliste die Schwerpunkte der Fallmanagementsysteme aufgelistet und zur getroffenen Auswahl wird die Beschreibung des Schwerpunktes angezeigt. Anhand dieser Informationen soll der Anwender selbst entscheiden können, in welches System die Meldung erfolgen soll. Dabei stehen nur Fallmanagementsysteme zur Auswahl, bei denen die Option "Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)" aktiviert wurde.

Betreuungsteam

Um sicherzustellen, dass keine Meldungen übersehen werden, gibt es das Betreuungsteam. Das hier eingetragene Team wird bei allen eingehenden Meldungen standardmäßig als Betreuungsteam hinterlegt. Die Teammitglieder werden per E-Mail über neue Meldungen informiert. Außerdem bekommen die Mitglieder dieses Teams so lange die Reminder-E-Mails, die durch die zugeteilten Fristen bei den Meldungen entstehen, bis ein dezidiert ausgewählter Expert oder Professional die Bearbeitung der Meldung übernimmt.

Hinweisgebersystem bereitstellen

Wird die Option "Hinweisgebersystem bereitstellen" aktiviert, fungiert das Fallmanagementsystem als Hinweisgebersystem. Wählt man weiters die Option "Anonyme Meldung möglich", handelt es sich um ein Hinweisgebersystem gemäß EU-Richtlinie 2019/1937. Hinweise von Hinweisgebern können dadurch anonym erstellt und gemeldet werden. In Deutschland ist es wegen dem HinSchG § 16 Abs. 1 nicht verpflichtend, die Meldekanäle so zu gestalten, dass die Abgabe anonymer Meldungen möglich ist, weshalb die Option "nur offene Meldung möglich" verfügbar ist.

Wird diese Option bei mehreren Fallmanagementsystemen aktiviert, kann ein anonymer Hinweisgeber den Schwerpunkt, zu dem der Hinweis erfolgen soll, aus einer Auswahlliste wählen. Die Erreichbarkeit des Hinweisgebersystems kann konfiguriert werden, mehr dazu hier.

Standard-Fallmanagementsystem:

Werden mehrere Fallmanagementsysteme aktiviert, so kann eines als „Standard-Fallmanagementsystem“ ausgewählt werden. Dies hat zur Folge, dass es das erste angezeigte System ist, wenn ein neuer Hinweis durch einen Hinweisgeber erstellt wird.

Zusätzliche Informationen:

Mit diesen Optionen kann man es anonymen Meldern und Erstellern von Meldungen direkt in HITGuard ermöglichen, zusätzliche Information zum Vorfall abzugeben. Diese Information wird auch in den Berichten des Fallmanagements angedruckt.

Anonymisierungsverhalten:

Diese Optionen bestimmen, ob Nachrichten und Melder nach Abschluss einer Meldung anonymisiert werden sollen.

Verbergen von Nachrichteninhalten: Durch diese Option werden die Nachrichtentexte des Melders verborgen, wenn die Meldung geschlossen wird.
Anonymisierung von Meldern (nur wenn anonyme Meldungen aktiviert sind): Durch diese Optionen werden Name und Kontaktdaten, die ein anonymer Melder optional hinterlassen kann, entfernt, wenn die Meldung geschlossen wird.

Löschverhalten:

Diese Optionen bestimmen, ob und wann abgeschlossene Meldungen und Akten aus HITGuard gelöscht werden.

Automatisches Löschen von Meldungen und Akten nach X Jahren: Wenn diese Option selektiert ist, werden Meldungen und Akten im Status "Abgeschlossen" nach der definierten Anzahl von Jahren aus HITGuard unwiderruflich gelöscht. Akten, die nach ihrem Abschluss wieder in den Status "in Bearbeitung" versetzt wurden, sind davon nicht betroffen.
Protokolldaten gelöschter Meldungen und Akten löschen nach X Jahren: Mit dieser Option steuern Sie, wann die dazugehörigen Protokolldaten datenbankseitig gelöscht werden sollen.

Hinweis: Die automatische Löschung betrifft auch Berichte zu einzelnen Meldungen oder Akten, Verknüpfungen zu Maßnahmen, Kontrollen und Risiken, sowie hochgeladene Anhänge. Berichte mit Mehrfachauswahl (Berichte zu multiplen Meldungen oder Akten) werden nicht automatisch gelöscht.

Fristdefinitionen

Fristendefinitionen dienen als Vorlage, um Meldungen und ihre Nachrichten mit Fristen zu versehen.

Die Fristen sorgen dann mit ihren Erinnerungen dafür, dass der/die Bearbeiter/in oder das Betreuungsteam an die Einhaltung der Fristen erinnert wird.

Fristdefinition erstellen/bearbeiten

Um eine Fristdefinition zu erstellen, muss in der Übersicht auf den Plus Button geklickt werden.

Es kann zum Beispiel eine Frist für die Beantwortung einer Nachricht (Antwortfrist) und eine Frist für die Bearbeitung (Bearbeitungsfrist) einer Meldung erstellt werden.

Die Fristlaufzeit bestimmt, innerhalb welcher Zeit die Meldung behandelt werden soll/muss.

Fristen können automatisch zu Meldungen zugewiesen werden.

Bei eingegangener Meldung: Die Frist wird der ersten Nachricht einer Meldung automatisch zugewiesen. Die Frist wird nicht zu danach eintreffenden Nachrichten/Antworten zugewiesen.

Fristen können nicht gelöscht, aber deaktiviert werden. Sie stehen dann nicht mehr zur Auswahl und werden auch nicht automatisch zugewiesen.

Zum Bearbeiten kann die gewünschte Fristdefinition mittels Doppelklick geöffnet werden.

Für eine Frist können beliebig viele Erinnerungen erstellt werden. Ist eine Erinnerung fällig, wird an den/die Verantwortliche/n eine E-Mail-Erinnerung gesendet. Ist kein Verantwortlicher eigetragen, geht die E-Mail-Erinnerung and das eingetragene Betreuungsteam.

Verhalten beim Ändern einer Fristlaufzeit

Bestehende Fristen werden nicht auf die neue Fristlaufzeit aktualisiert. Möchte man die neue Laufzeit haben, muss zuerst die bestehende Frist gelöscht und dann eine neue angelegt werden.