Akten
Weitere Optionen
Um die Bearbeitung von Meldungen zu vereinfachen, können sie in Akten gesammelt werden. Akten können zum Beispiel dazu verwendet werden, um Entscheidungen zu mehreren Meldungen zu dokumentieren. Akten können für beliebige Verwendungszwecke erstellt werden.
Eine Meldung kann genau einer Akte zugewiesen werden. Welche Akten es gibt und nach welchen Kriterien Meldungen diesen Akten zugewiesen werden, obliegt Ihrer Entscheidung. Meldungen könnten z. B. nach Eingangsmonat/-quartal oder nach Themen wie Datenschutz oder Sicherheit einer Akte zugewiesen werden.
In einer Akte können auch Überprüfungen, Risiken, Maßnahmen und Kontrollen, die im Zuge der Meldungen aufgetaucht sind, eingesehen, erstellt oder verknüpft werden.
Stammdaten
In den Stammdaten kann die Akte beschrieben und die Sachbearbeiter für die zugewiesenen Meldungen erfasst werden.
Achtung: User, die als Sachbearbeiter einer offenen Akte eingetragen sind, können nicht aus dem Team des Managementsystems entfernt werden.
Bearbeitung abschließen
Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn alle Meldungen der Akte ebenfalls abgeschlossen sind.
Sind noch offene Meldungen in Verbindung mit der Akte vorhanden, werden diese offenen Meldungen angezeigt und können mit einer für alle hinterlegbaren Begründung geschlossen werden.
Wenn im Nachhinein noch Anpassungen und Korrekturen gemacht werden müssen, kann die Bearbeitung der Akte wieder aktiviert werden.
Dokumentation der Entscheidungen
Hier können Dokumente und Texte hinterlegt werden, die getroffene Entscheidungen zu den Meldungen der Akte dokumentieren.
Im Grid Bearbeitungsnotizen können Sie Notizen zur Bearbeitung der Akte erfassen oder bearbeiten. Das Ändern des Status der Akte führt dabei automatisch zur Erstellung neuer Einträge.
Meldungen, Überprüfungen, Risiken, Maßnahmen und Kontrollen
Im Punkt Meldungen können Meldungen zur Akte hinzugefügt werden.
Die anderen Punkte können verwendet werden, um Überprüfungen, Risiken, Maßnahmen und Kontrollen, die im Zuge der Meldungen erstellt/durchgeführt wurden, zu verknüpfen. Beim Verknüpfen von Überprüfungen und Risiken besteht außerdem die Möglichkeit, die Maßnahmen und Kontrollen, die mit den ausgewählten Überprüfungen/Risiken verknüpft sind, ebenfalls gleich mit der Akte zu verknüpfen.
Mehrfachanlage von Maßnahmen
Neben der Verknüpfung oder einfachen Anlage von Maßnahmen ist es an dieser Stelle auch möglich, mehrere Maßnahmen gleichzeitig anzulegen.
Wurden unter "Administration → OrgEhs → Themenverantwortung" Listen angelegt, stehen diese hier zur Auswahl. Mehr zur Anlage von Themenverantwortungen finden Sie hier.
Man hat hier folgende Optionen:
- eine Themenverantwortung auswählen und verwenden,
- eine Themenverantwortung auswählen und vor der Verwendung noch adaptieren oder
- keine Themenverantwortung auswählen und die Mehrfachanlage manuell konfigurieren.
Ist die automatische Kürzelgenerierung für das Managementsystem aktiviert, werden die Kürzel der anzulegenden Maßnahmen automatisch in dieser Liste generiert. Ist die automatische Kürzelgenerierung für das Managementsystem nicht aktiviert, sind sie manuell zu setzen.
Für alle gleichzeitig angelegten Maßnahmen werden Organisationseinheit, verantwortlicher User/verantwortliches Team und Kürzel aus der Themenverantwortung vorbesetzt. Das Erkannt am Ereignis und Datum werden aus der Akte vorbesetzt. Die folgenden Informationen können, abhängig von den aktivierten optionalen Maßnahmeneigenschaften, einmalig befüllt und für alle gleichzeitig angelegten Maßnahmen übernommen werden:
Mit Klick auf "Anlegen" wird für jede selektierte Organisationseinheit eine Maßnahme mit den definierten Parametern erstellt und sofort mit der Akte verknüpft. Die einzelnen Maßnahmen können im Nachhinein noch manuell bearbeitet werden.
- Achtung: Ist die Option "Info-Mail bei der Zuteilung von Maßnahmen" aktiviert, so werden alle Verantwortlichen (Personen oder Teammitglieder) in diesem Moment per E-Mail über ihre neue Maßnahme informiert.