Welche ersten Schritte sollte ich zum Arbeiten mit dem Fallmanagement setzen?

Wenn Sie ein Managementsystem aufgesetzt haben, können Sie mit folgenden Schritten die Arbeit mit dem Fallmanagement Modul starten.

Beschaffen Sie die Lizenz für das Fallmanagement Add-on, wenden Sie sich dafür gerne an office@togethersecure.at.
Aktivieren Sie mit der Checkbox unter Administration > Managementsysteme das Fallmanagement Add-on.
Vergeben Sie unter Administration > Benutzerrollen die Rolle Experte, Professional und/oder Beobachter für "FM".

Wenn Sie ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen möchten, definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Ansprechpartner bei TogetherSecure die URL dafür. Sie können diesen Link Ihren Stakeholdern zur Verfügung stellen.

Die Konfiguration Ihres Fallmanagements für das aktuelle Managementsystem führen Sie unter Fallmanagement > Einstellungen durch.

Stammdaten Ihres Fallmanagements

Geben Sie hier eine Kurzbezeichnung und einen Schwerpunkt für das Fallmanagement Ihres Managementsystems an. Beschreiben Sie weiters den Schwerpunkt.

Werden mehrere Fallmanagementsysteme betrieben, wird dem Anwender bei Erstellung einer neuen Meldung die Auswahl des Schwerpunktes, zu dem die Meldung erfolgen soll, angeboten. Hierzu werden in einer Auswahlliste die Schwerpunkte der Fallmanagementsysteme aufgelistet und zur getroffenen Auswahl wird die Beschreibung des Schwerpunktes angezeigt. Anhand dieser Informationen soll der Anwender selbst entscheiden können, in welches System die Meldung erfolgen soll.

Betreuungsteam

Unter Administration > Teams können Sie ein Team erstellen, das für die Bearbeitung der eingegangenen Meldungen zuständig ist. Dieses weisen Sie dann unter Fallmanagement > Einstellungen als Betreuungsteam zu. Das Betreuungsteam wird beim Eingang neuer Meldungen per E-Mail informiert.

Art des Hinweisgebersystems

Hier können Sie entscheiden, ob Sie ein anonymes Hinweisgebersystem bereitstellen möchten. Wenn Sie sich dagegen entscheiden, also die Checkbox nicht aktivieren, können nur offene Meldungen von angemeldeten Usern in HITGuard abgegeben werden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, also die Checkbox aktivieren, können Sie trotzdem anonyme oder nur offene Meldungen ermöglichen.

Sie können weiters entscheiden, ob es sich um das Standard-Fallmanagementsystem handelt. Wenn ja, so wird dieser Schwerpunkt für den Melder automatisch vorselektiert. Die Auswahl kann jedoch verändert werden.

Bereitstellung zusätzlicher Informationen

Hier können Sie entscheiden, ob beim Einreichen einer Meldung zusätzliche Information bereitgestellt werden können soll. Dem Melder werden dann zusätzliche Checkboxen bzw. Textfelder zur Verfügung gestellt.

Einstellung des Anonymisierungsverhaltens

Konfigurieren Sie hier, wie bei Abschluss von Meldungen mit deren Inhalten bzw. ihren Meldern umgegangen werden soll.

Einstellung des Löschverhaltens

Konfigurieren Sie hier, ob und wann Meldungen und die dazugehörigen Protokolldaten automatisiert gelöscht werden sollen.

Vorbereitung von Fristdefinitionen

Bereiten Sie zuletzt Fristdefinitionen vor. Auf ihrer Basis werden Fristen erstellt, die den Meldungen automatisch oder manuell zugeteilt werden können. Zu den Fristdefinitionen können auch E-Mail-Erinnerungen konfiguriert werden.