Teams

Was sind Teams?

Teams bestehen aus mindestens einem Mitglied und sind für die Umsetzung der Ihnen zugeteilten Aufgaben (Maßnahmen, Kontrollen, Audits, Business Impact Analysen, etc.) verantwortlich. Die Mitglieder eines Teams sind für die Bearbeitung der ihnen zugewiesenen Aufgaben verantwortlich und bekommen per E-Mail die Aufforderung diese Aufgaben umzusetzen.

Der Teamleiter hat nur die Aufgabe, einen Überblick über sein Team zu haben.
Er kann sehen, welche Aufgaben seinem Team zugeteilt sind, ist aber nicht für die Umsetzung (außer er ist Mitglied) dieser Aufgaben verantwortlich. Er erhält deshalb auch keine E-Mails, die ihn auffordern eine Aufgabe umzusetzen. Er kann aber, falls nötig, die Aufgaben dennoch umsetzen. Teamleiter werden nur bei Überschreitung der Deadline z.B. von Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen informiert.

Wer kann Teams erstellen?

Teams können durch Administratoren oder Experten über "Administration → Teams" erstellt werden.
Hier besteht ebenso die Möglichkeit Teams zu deaktivieren.

Wo können Teams zugeteilt werden?

Teams können überall dort zugeteilt werden, wo Zuständigkeiten definiert werden können.

Das heißt Teams können zu:

Maßnahmen
Kontrollen
Risiken
Managementsystemverantwortlichkeit
Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen
Schutzbedarfsanalysen
Audits und
Ressourcen

zugeteilt werden.

Zu Beachten:

Teams benötigen keinen Teamleiter, aber mindestens ein Mitglied. Wenn gewünscht kann dieses Mitglied ebenfalls der Teamleiter sein.
Ausnahmen gibt es nur beim Prüfverhalten „Alle müssen in Reihenfolge akzeptieren“. Bei diesem Verhalten können nur Einzelpersonen zugeteilt werden.
Teams mit Managementsystemverantwortung können nur von einem Administrator oder Teamleiter bearbeitet werden.
In Berichten wird nur mehr die Team-Bezeichnung angeführt. Es werden aber nicht die einzelnen Personen im Team aufgelistet.
Teams können nicht gelöscht werden, nur das Deaktivieren ist möglich!
Das Deaktivieren von Teams ist nur dann möglich, wenn diese in keinen aktiven Arbeitsschritten bzw. für keine aktiven Strukturelemente verantwortlich sind.
Deaktivierte Teams können nicht mehr zugeteilt werden.
Deaktivierte Teams sind in der Teamliste als solche gekennzeichnet.

Rollenbeschreibung

Teamleiter:

Die Teamleiter sind nicht für die Bearbeitung der Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. des Teams zuständig, müssen aber einen Überblick darüber haben bzw. reaktiv eingreifen können. Teamleiter haben daher Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw., die dem Team zugewiesen sind, sie werden aber nicht in die operative Abwicklung von Workflows involviert.

Teamleiter bekommen z.B. keine Aufforderung per E-Mail eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen. Bei Überschreitungen von Deadlines z.B. von Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen werden sie im Sinne einer Eskalation informiert.

Das wird in der Form unterstützt, dass für Practitioner in deren Dashboard-Anzeige anstehende Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen nur Teammitgliedern, nicht aber Teamleitern angezeigt werden. Ein Teamleiter hat aber Zugriff auf Kontrollen und Fortschrittsmeldungen. Über die Menüpunkte „Meine Kontrollen“ und „Meine Fortschritte“ und kann er notfalls handelnd eingreifen. Der blaue Kennzeichner, der ausstehende Kontrollen und Fortschrittsmeldungen, die einer Bearbeitung bedürfen, signalisiert, wird Teamleitern ebenfalls nicht angezeigt. Das ist so gelöst, weil der blaue Kennzeichner für eine zu setzende Aktion steht, der Teamleiter aber nicht für die operative Umsetzung verantwortlich ist, sondern nur reaktiv eingreifen können soll.

Mitglieder:

Mitglieder eines Teams haben Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw., die dem Team zugewiesen sind. Sie sind für die operative Abwicklung von Workflows verantwortlich. Sie erhalten daher alle die Aufforderung per E-Mail z.B. eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen.

Eskalations-Mails bzgl. zeitlicher Überschreitungen zu Umsetzungen werden ebenfalls allen Teammitgliedern übermittelt.

Team erstellen/bearbeiten

Experten sehen unter "Administration → Teams" alle Teams, die angelegt wurden. Ebenso können Sie hier neue Teams erstellen oder alte deaktivieren.

Um ein Team zu erstellen klicken Sie auf den Button "Plus".

Tips, Tricks & Best Practice

Arbeiten Sie mit Teams, um...

...bei Workflows mehrere User zu adressieren, ohne diese einzeln anführen zu müssen.
...bei Änderungen in der Personalstruktur der Organisation einzelne Benutzer zentral im Team auszutauschen, statt in mehreren Maßnahmen/Kontrollen etc.
...Aufgabenbereiche von Usern zusammen zu fassen (z. B. IT, Facility, HR etc.).
...Eskalationsebenen und Benachrichtigungsfunktionen erweitert nutzen zu können (siehe oben: Rollenbeschreibung).