Lieferanten

Unter "Administration → Lieferanten" finden Sie alle Lieferanten. Da Lieferanten Stammdaten sind, ist die Ansicht unabhängig vom gewählten Managementsystem. Damit der Menüpunkt verfügbar ist, muss das System über eine Supplier Risk Management-Lizenz verfügen und der eigene User muss die Rolle Experte im SRM zugewiesen haben. Experten mit SRM-Lizenz finden auf dieser Seite eine Übersicht der Lieferanten mit deren Schutzbedarfsklasse, Kürzel, Bezeichnung, Land, Status (Aktiv oder Deaktiviert) und optional auch dem Ablaufdatum.

Man kann die angezeigte Schutzbedarfsklasse auf das aktuelle Managementsystem beschränken, oder sie über alle Managementsysteme hinweg anzeigen. Prinzipiell entspricht der Schutzbedarf der Klassifikation, die unter Risikomanagement > Einstellungen konfiguriert ist. Wählt man die Anzeige aller Managementsysteme aus, bezieht sich das auf alle Managementsysteme mit der selben Schutzbedarfsklassifikation. Dementsprechend kann der Schutzbedarf anders aussehen, je nachdem in welchem Managementsystem man sich befindet.

Lieferanten erstellen/bearbeiten

Hier können Sie Lieferanten erstellen und ihre Stammdaten erfassen. Der Screenshot zeigt die Seite auf der Sie die Stammdaten eines Lieferanten bearbeiten können. Zu diesen gehören neben Kürzel und Bezeichnung auch Details zu Anschrift und allgemeinem Kontakt. Außerdem gibt es einige Felder mit besonderen zusätzlichen Funktionen. Diese werden wir in der folgenden Tabelle besprechen.

ID in Drittsystem	Dies ist die ID des Lieferanten, die ihn beim Import über Excel oder REST API eindeutig identifiziert.
Interner Ansprechpartner	Hier können Sie einen HITGuard-Benutzer (oder auch ein Team) eintragen, der den Ansprechpartner für den Lieferanten darstellt - etwa einer ihrer Procurement Manager. Dieser User wird dann von HITGuard automatisch kontaktiert, wenn das Ablaufdatum näher rückt. Wenn Sie hier niemanden eingetragen haben, schickt HITGuard das Mail an das „interne Team“, das Sie in den globalen Einstellungen eingetragen haben.
Score	Hier können Sie dem Lieferanten einen Score nach dem CMMI-Reifegradmodell geben.
Schutzbedarfsklasse	Hier können Sie die Schutzbedarfsklasse des Lieferanten manuell eintragen. Diese Einstellung überschreibt die Schutzbedarfsklasse, die sich in der Strukturanalyse aus der Schutzbedarfsanalyse und den Kontextbeziehungen ergibt.
Lieferantenkategorien	Sie können Lieferanten verschiedenen Kategorien zuweisen, um sie besser einordnen und sortieren zu können. Diese Kategorien können Sie unter Administration > Lieferanten > Lieferantenkategorien erstellen.
Metrik aus Drittsystem	In diesem Textfeld kann eine Bewertungsmetrik aus einem anderen System hinterlegt werden.
Begründung	Hier hat man die Möglichkeit, die vergebenen Scores und Bewertungen zu begründen.
Ablaufdatum	Hier können Sie das Datum eintragen, ab dem der Lieferant deaktiviert ist. Dann können sich die Benutzer des Lieferanten nicht mehr am Lieferantenportal einloggen, Überprüfungen einsehen oder beantworten. Der Lieferant verbraucht auch keine Lizenz mehr. Sie können das Datum jederzeit ändern oder auch löschen. Stellen Sie ein Ablaufdatum ein, das vor der Beantwortungsfrist eines bereits ausgeschickten Lieferanten-Fragebogens liegt, erhalten Sie eine Warnung. Legen Sie den Lieferanten das erste Mal ein, so trägt HITGuard das Ablaufdatum automatisch ein. Dazu addiert HITGuard zum heutigen Datum die Zeitspanne, die Sie in den globalen Einstellungen definiert haben.
Deaktiviert	Dieser Schalter ist erst nach dem ersten Speichern sichtbar. Steht der Schalter auf „Nein“, so ist der Lieferant aktiv und verbraucht eine Lizenz. Die Lieferanten-Benutzer können sich einloggen. Steht er auf „Ja“ so ist der Lieferant deaktiviert, verbraucht keine Lizenzen und ist vom System ausgeschlossen. Sie können einen Lieferanten jederzeit deaktivieren und wieder aktivieren, indem Sie den Schalter umlegen. Beim Deaktivieren wird das Ablaufdatum auf den heutigen Tag gesetzt. Beim Aktivieren wird das Datum gelöscht. Lieferantenbenutzer werden darüber informiert.

Lieferantenzugriff: Lieferantenbenutzer erstellen & bearbeiten

Hier können Sie für jeden Lieferanten Lieferantenbenutzer anlegen und verwalten. Für jeden Benutzer werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erfasst. Die E-Mail Adresse ist ein Pflichtfeld, weil sie zugleich als Username für das Login des Benutzers fungiert. Benutzer, die sich bereits einmal über den Willkommenslink angemeldet (wird beim Erstellen des Benutzers automatisch verschickt) und ihr Passwort erstellt haben, sind in der Übersicht als "verifiziert" gekennzeichnet. Benutzer, die ihr Passwort zu oft falsch eingegeben und sich gesperrt haben, sind in der Übersicht als "gesperrt" gekennzeichnet. Dies kann mit erneutem Aussenden des Willkommensmails behoben werden.

Wichtig: Lieferantenbenutzer können nur angelegt werden, wenn unter "Administration → Globale Einstellungen" ein Firmenname eingetragen ist.

Lieferantenbenutzer erstellen/bearbeiten

Einige Felder haben besondere Funktionen:

Administrator	Hier kann ein Lieferantenbenutzer mit einem Häkchen zum Administrator seitens des Lieferanten gemacht werden (nicht für die gesamte Applikation). Dieser Benutzer (auch mehrfach möglich) hat dann die Möglichkeit, in seinem eigenen Lieferantenportal selbst Benutzer anzulegen und zu bearbeiten. Das Häkchen kann auch wieder entfernt werden.
Deaktiviert	Ein deaktivierter Lieferantenbenutzer ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Ein Lieferantenbenutzer kann jederzeit deaktiviert oder wieder aktiviert werden. Er wird per E-Mail über dies informiert. Beim Deaktivieren besteht auch die Möglichkeit, den Benutzer zu pseudonymisieren. Dies kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. War der Benutzer Administrator, werden diese Rechte beim Pseudonymisieren entzogen.
Button: Willkommensmail erneut aussenden	Jeder Lieferantenbenutzer erhält beim Erstellen ein Willkommensmail, über das er sich erstmals anmelden und sein eigenes Passwort erstellen kann. Ab diesem Zeitpunkt funktioniert sein Login. Der Link für die Erstanmeldung ist 48 Stunden gültig und kann neu geschickt werden, sollte sich der Benutzer in dieser Zeit noch nicht angemeldet haben. Mit dem erneuten Versenden des Willkommensmails werden auch das Passwort und eine etwaige 2-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt.
Button: Benutzer löschen	Mit diesem Button kann ein Lieferantenbenutzer gelöscht werden. Er kann sich dann nicht mehr anmelden und ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Er wird per E-Mail über dies informiert. Hinweis: Verifizierte Lieferantenbenutzer können nicht gelöscht werden, sondern nur deaktiviert.

Beim Deaktivieren sowie beim Löschen von Benutzern wird man vom System gewarnt, wenn

der Benutzer einer nicht gelöschten Überprüfung zugewiesen ist und/oder
der Benutzer der letzte Administrator-Benutzer des Lieferanten ist.

Das Deaktivieren inklusive Pseudonymisierung kann rückgängig gemacht werden, solange man noch nicht gespeichert hat. Beim Löschen wird man vom System rückgefragt, ob man sich sicher ist, dass man den Benutzer löschen möchte.

Lieferanten als Interviewpartner

Wenn die Option "Lieferantenbewertung" unter Risikomanagement → Einstellungen aktiviert ist, dann steht beim Erstellen von Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen die Checkbox "Lieferantenüberprüfung" zur Verfügung. Dann stehen für die Interviewpartner anstelle von regulären HITGuard Usern die erstellten Lieferanten zur Verfügung. Lieferanten werden auch in allen Prüfobjekten als verknüpfte Entitäten gespeichert. Wird die Überprüfung als Self Assessment angelegt, dann sehen etwaige Benutzer des Lieferanten sie in ihrem Portal. Bei Interviews ist dies nicht der Fall.

Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten haben dann in ihrem Portal die Möglichkeit, die Self Assessment Überprüfung einzusehen, zu beantworten und zu retournieren. Dies funktioniert genau so wie die Beantwortung durch einen Interviewpartner oder Verantwortlichen bei einem regulären Self Assessment. Interviews sind für den Anwendungsfall vorgesehen, dass der Lieferantenrisikomanager die Daten der Überprüfung selbst einpflegt und gar keine Überprüfung an die Benutzer des Lieferanten ausgeschickt werden soll.

Hat ein Lieferant keine Benutzer und kann ein Self Assessment daher niemandem direkt zugeschickt werden, weist HITGuard auf diesen Umstand hin.

Benachrichtigungen

Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Einladung, die Überprüfung zu beantworten.
Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn die Beantwortungsfrist abläuft.
Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten (oder nur der Administrator) erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum ihres Accounts näher kommt.
Das optional eingetragene interne Team, das für den Lieferanten zuständig ist, erhält ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum der Accounts näher kommt.

Lieferantenportal

Lieferantenbenutzer können sich in einem eigenen Portal an HITGuard anmelden. Sie finden es Standardmäßig unter der regulären URL, die ihr HITGuard-System verwendet, mit dem Zusatz "/Supplier" (zB: togetherexample.hitguard.at/Supplier). Lieferanten, die ihr Passwort vergessen haben, können dieses hier auch zurücksetzen. Die 2-Faktor-Authentifizierung wird damit auch zurückgesetzt.

In diesem Portal sehen Lieferantenbenutzer die ihnen zugewiesenen Überprüfungen und haben auch die Möglichkeit, ihre 2-Faktor-Authentifizierung zu verwalten. Mehr zur 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier. Administratoren sehen zusätzlich auch den Reiter "Benutzerverwaltung", in dem sie weitere Benutzer anlegen und die bestehenden bearbeiten können.

Badges bei den Ordnern zeigen, wie viele Überprüfungen in welchem Status auf Bearbeitung warten. In der Übersicht sind diese auch fett hervorgehoben. Überfällige Überprüfungen, deren Beantwortungsfrist also abgelaufen ist, sind ebenfalls mit einem Badge besonders hervorgehoben.

Lieferantenbenutzer können die Überprüfungen hier einsehen, beantworten und wieder an den Risikomanager retournieren.

Lieferantenkategorien

Hier können Sie die Kategorien für Ihre Lieferanten erstellen und verwalten. Alternativ können Sie Lieferantenkategorien auch erstellen, indem Sie sie direkt beim Lieferanten in das entsprechende Feld eintragen und die Erstellung bestätigen. Alle Kategorien scheinen dann in dieser Liste auf.

Online Hilfe für Lieferantenbenutzer

Eine Hilfeseite, die Sie mit den Lieferantenbenutzern teilen können, finden Sie hier.
Ein Link zur Hilfeseite für Lieferantenbenutzer findet sich auch in ihrem Willkommensmail.