Fortschrittsmeldungen

Fortschrittsmeldungen erfassen, wie weit eine Maßnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt umgesetzt ist. Expert- und Professional-Benutzer können Fortschrittsmeldungen für Maßnahmen anfordern, während die Verantwortlichen der Maßnahme die wichtigsten Informationen eingeben. Sie sehen unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen" alle Fortschrittsmeldungen, die im aktuellen Analysezeitraum des aktiven Managementsystems existieren.

Übersicht der Fortschrittsmeldungen

Im linken Bereich, bei "Ordner", kann man Fortschrittsmeldungen nach Status filtern.

Alle - Hier handelt es sich um alle Fortschrittsmeldungen des aktuellen Analysezeitraums. Die Ergebnisse werden nicht eingeschränkt.

Angefordert - Das sind alle Fortschrittsmeldungen, die aktuell angefordert wurden. In diesem Zustand informiert HITGuard die Verantwortlichen per E-Mail, dass sie über den aktuellen Fortschritt bei der Maßnahme berichten sollen.

Beantwortet - Alle Fortschrittsmeldungen, die schon von den jeweiligen Verantwortlichen beantwortet wurden. Sie warten darauf von Expert- und Professional-Benutzern überprüft zu werden. Hier wird auch der zuletzt gemeldete Prozentsatz des Fortschritts angezeigt.

Akzeptiert - Das sind alle Fortschrittsmeldungen die angefordert, beantwortet und auch schon akzeptiert wurden.

Es ist möglich, dass Sie in dieser Aufstellung mehrere Einträge zu einer Maßnahme finden. Das liegt daran, dass im aktuellen Analysezeitraum zu einer Maßnahme mehrere Fortschrittsmeldungen angefordert werden können. Sie erkennen das an Spalten wie "Angefordert", die in der Regel unterschiedliche Termine beinhalten.

Was sind Fortschrittsmeldungen?

Fortschrittsmeldungen sind Meldungen von Umsetzern, die den aktuellen Umsetzungsstatus einer Maßnahme protokollieren.

Ablauf

1. Fortschrittsmeldung wird angefordert.
2. Verantwortliche werden informiert.
3. Verantwortlicher hat nun zwei Möglichkeiten:
   • Selbst ausfüllen und absenden.
   • Delegieren:

   1. Delegierter User wird informiert.

   2. Delegierter User füllt die Meldung aus und retourniert sie.

   3. Verantwortlicher prüft die Fortschrittsmeldung und

   • retourniert diese an den Anforderer.
   • Zudem kann eine Überarbeitung vom delegierten User angefordert werden.

4. Fortschrittmeldung wurde beantwortet.
5. Anforderer prüft diese und
   • akzeptiert sie
   • oder fordert Überarbeitung an.

Zusammenhang mit dem Analysezeitraum

In einem Managementsystem gibt es Maßnahmen, die von Verantwortlichen umgesetzt werden. Innerhalb eines Analysezeitraums arbeiten die Verantwortlichen an der Umsetzung.

Innerhalb eines Analysezeitraums fordern Expert- oder Professional-Benutzer die Verantwortlichen der Maßnahmen auf, Fortschrittsmeldungen für ihre Maßnahmen einzubringen. Alternativ bringen die Verantwortlichen selbst proaktiv eine Fortschrittsmeldung ein.

Erst wenn alle diese Fortschrittsmeldungen bearbeitet wurden, kann der Analysezeitraum in den nächsten überführt werden. Das heißt sie wurden vom Verantwortlichen eingebracht und von einem Expert- oder Professional-Benutzer akzeptiert. Die Fortschrittsmeldungen befinden sich dann weder im Status „angefordert“ noch im Status „Beantwortet“. Mehr zu Status finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Werden nicht alle Fortschrittsmeldungen zeitgerecht abgegeben, so kann ein Expert-Benutzer im Notfall selbst in die Fortschrittsmeldung eingreifen.

Die Analysezeiträume mit den Fortschrittsmeldungen ermöglichen es, den Fortschritt von Maßnahmen im Dashboard durch das Gegenüberstellen von Analysezeiträumen nachzuverfolgen, etwa dem KPI Maßnahmenfortschritt.

Fortschrittsmeldungen anfordern

Klicken Sie auf den Button "Anfordern" werden Sie zu einer Maske weitergeleitet, in der Sie alle Organisationseinheiten des Managementsystems mit allen offenen oder ausgesetzten Maßnahmen des aktuellen Analysezeitraums sehen. Ausgesetzte Maßnahmen sind mit einem Symbol (gelbes Warndreieck) gekennzeichnet. Bei "ausgesetzten" Maßnahmen kann bei der Fortschrittsmeldung kein Fortschritt angegeben werden.

Hier können Sie für Maßnahmen, für die noch keine Fortschrittsmeldungen angefordert wurden, eine Meldung beordern. Dazu wählen Sie aus, bis zu welchem Zeitpunkt Sie die Fortschrittsmeldung erhalten wollen. Für jede Maßnahme von der Sie eine Fortschrittsmeldung haben möchten, setzen Sie das Häkchen und klicken auf den Button "Anfordern". Danach öffnet sich eine Übersicht der angeforderten Fortschrittsmeldungen.

Durch das Anfordern werden die Verantwortlichen der Maßnahmen darüber benachrichtigt, dass von ihnen Fortschrittsmeldungen über die jeweiligen Maßnahmen verlangt werden. Alle Verantwortlichen werden gleichzeitig benachrichtigt und alle können die Fortschrittsmeldung bearbeiten. Jeder Verantwortliche kann die Fortschrittsmeldung retournieren.

Fortschrittsmeldungen anfordern

Beim Anfordern von Fortschrittsmeldungen können die Maßnahmen nach Organisationseinheiten oder nach Verantwortlichkeit gruppiert werden.

Fortschrittsmeldungen nach Organisationseinheiten/Verantwortlichen

Fortschrittsmeldungen beantworten

Werden Fortschrittsmeldungen angefordert, müssen diese beantwortet und retourniert werden.

Wie man Fortschrittsmeldungen beantwortet wird unter "Meine Aufgaben → Maßnahmen" beschrieben.

Status von Fortschrittsmeldungen

Angefordert

• Wird eine Fortschrittsmeldung erstmals angefordert, befindet sie sich im Status "Angefordert".

• Eine Fortschrittsmeldung befindet sich ebenfalls in diesem Status, wenn sie von einem Sachbearbeiter aus dem Status "Delegiert" retourniert wurde oder eine erneute Rückmeldung durch einen Experten oder Professional angefordert wird.

• In diesem Status werden die Verantwortlichen via E-Mail zur Beantwortung aufgefordert. Um die Beantwortung zu bearbeiten, folgen die Verantwortlichen dem Link in der E-Mail oder navigieren zu "Meine Aufgaben → Maßnahmen".

• Aus diesem Status kann jeder der Verantwortlichen die Fortschrittsmeldung beantworten oder delegieren, also in den Status "Beantwortet" oder "Delegiert" versetzen. Sie kann von Experten des Managementsystems auf der Seite Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen im Ordner "Angefordert" auch erneut angefordert werden. Sie ändert dadurch ihren Status nicht, aber die Verantwortlichen erhalten erneut die E-Mail-Aufforderung zur Beantwortung.

angeforderte Fortschrittsmeldung erneut anfordern

Hinweis: Wenn sie als Expert oder Professional die Beantwortung erneut anfordern, können Sie das zuvor gesetzte Datum, bis zu dem die Rückmeldung erfolgen soll, überschreiben und durch ein neues Datum ersetzen. Tragen sie kein neues Rückmeldedatum ein, behält HITGuard das ursprünglich gesetzte Datum bei.

Delegiert

• Wenn einer der Verantwortlichen die Fortschrittsmeldung an einen anderen User delegiert, wird diese in den Status "Delegiert" versetzt.

• Dadurch wird dieser User via E-Mail verständigt und zur Beantwortung aufgefordert.

• In diesem Status finden die delegierten Benutzer unter "Meine Aufgaben → Maßnahmen" die Fortschrittsmeldung zur Beantwortung. Die Verantwortlichen sehen sie ebenso weiterhin und jeder von ihnen kann sie weiterhin bearbeiten oder beantworten.

• Die Fortschrittsmeldung wird wieder in den Status "Angefordert" versetzt, wenn der Benutzer, an den delegiert wurde, die Fortschrittsmeldung wieder zu den Verantwortlichen zurückschickt. Die Verantwortlichen wird automatisch via E-Mail informiert. Der User, an den delegiert wurde, hat nun keinen Zugang mehr zu der Fortschrittsmeldung.

• Wenn einer der Verantwortlichen auf "retournieren" klickt, wird die Fortschrittsmeldung in den Status "Beantwortet" versetzt.

• Experts und Professionals sehen in der Übersicht unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen" und im Unterordner "Angefordert", an wen die Maßnahme delegiert wurde.

Beantwortet

• Alle Verantwortlichen können gleichzeitig die Fortschrittsmeldung bearbeiten und auch retournieren. Tut einer von ihnen das, wird die Fortschrittsmeldung in den Status "Beantwortet" gesetzt.

• Die Verantwortlichen können die Fortschrittsmeldung in diesem Status nicht mehr bearbeiten, nur noch lesen.

• Im Experten und Professionals sehen nun, dass eine Fortschrittsmeldung beantwortet wurde: Das Briefsymbol in der Kopfzeile der Seite gibt Aufschluss darüber.

• In diesem Status sehen die Experten und Professionals unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen" im Statusordner „Beantwortet“ einen orangenen Marker. Die Zahl des Markers zählt die Maßnahmen, die geprüft werden müssen.

• Die Fortschrittsmeldung kann nun von Experten oder Professionals durch "Rückmeldung erneut anfordern" in den Status "Angefordert" oder durch "Akzeptieren" in den Status "Akzeptiert" versetzt werden.

Akzeptiert

• Dieser Status kann nur erreicht werden, wenn ein Experte oder Professional die Fortschrittsmeldung im Status "Beantwortet" akzeptiert.

• Der Verantwortliche wird per E-Mail informiert, dass die Beantwortung akzeptiert wurde.

• In diesem Status kann die Fortschrittsmeldung nur mehr eingesehen, nicht bearbeitet werden. (Ausnahme siehe unten)

Eingreifen in Fortschrittsmeldungen

Durch einen Klick auf den "Meldung bearbeiten"-Button können Experten in den Ablauf einer Meldung eingreifen. Professional-Benutzer können das nicht.

Dies kann nötig sein wenn:

• eine Fortschrittsmeldung abzuschließen ist, da nicht fristgerecht geantwortet wurde.
• eine Fortschrittsmeldung abzuschließen ist, da man sich nicht einig wurde und Sie nun entscheiden, wie die Bewertung der Maßnahme ausfallen soll.
• die Fortschrittsmeldung bereits akzeptiert wurde, nun aber nochmals ergänzt werden soll.
• die Fortschrittsmeldung zurückzurufen ist, da sie aus Versehen ausgesendet wurde.
• usw.

Wichtig: Nur Experten können Fortschrittsmeldungen bearbeiten, falls dies erforderlich ist. Auch nachdem die Fortschrittsmeldung akzeptiert wurde, ist dies noch möglich.

Angefordert/Delegiert

Werden Fortschrittsmeldungen gerade noch von den Verantwortlichen bearbeitet, können Experts und Professionals diese noch zurückrufen. Die Fortschrittsmeldung wird dann gelöscht.

Experts und Professionals können auch bereits Kommentare für die Verantwortlichen oder für die Fortschrittsberichte verfassen. Die normalen Kommentare werden nicht in Berichte aufgenommen.

Expert-Benutzer können hier außerdem den Bearbeitungsmodus für Autorisierte öffnen und die Felder, die eigentlich dem Verantwortlichen vorbehalten sind, bearbeiten. Dann wird dieser Eingriff allerdings an der Fortschrittsmeldung dokumentieret und ausgewiesen.

angeforderte Fortschrittsmeldung bearbeiten

Beantwortet

Beantwortete Fortschrittsmeldungen können akzeptiert oder erneut angefordert werden. Wenn Experts und Professionals sich fürs erneute Anfordern entscheiden, können sie im Kommentarfeld anmerken, was geändert oder ergänzt werden soll.

beantwortete Fortschrittsmeldung bearbeiten

Akzeptiert

Akzeptierte Fortschrittsmeldungen können, falls erforderlich, von Experten im Nachhinein bearbeitet oder ergänzt werden. Zum Beispiel um eine Evidenz nachzureichen. Auch hier wird dieser Eingriff allerdings an der Fortschrittsmeldung dokumentieret und ausgewiesen.

Mehr dazu unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen.

akzeptierte Fortschrittsmeldung bearbeiten