Audit calendar
Weitere Optionen
A calendar is shown on the page "Audit management → Audit calendar", which gives information on all audits. This means that all audits from all audit programs are shown.
The radio buttons to the left can be used to determine whether audits or audit appointments are displayed. The checkboxes are for choosing what type of appointment is shown in the calendar.
The audits/audit appointments are displayed in the color configured in the audit.
At the top left of the calendar the displayed time period can be selected. The size of the shown time period (day, week, timeline week, month, quarter, year, or an agenda of all appointments) can be modified with the dropdown in the top right corner, next to the search field.
The "Today" button either shows the day view or highlights the day in the week views, depending on the selected view.
Double clicking an audit or an audit appointment opens the detail page of the audit or the review on that date.
Search
You can search for specific audits or audit appointments in the search field.
All hits of the search are displayed in a list. Double clicking a result opens the appointment.
In addition, the search can be refined by using filters. You can filter by audit programs and audits, auditors and co-auditors, as well as by organizational unit. Additional information, such as the audit cluster and type, are shown for organizational units.
Reset settings
This button resets the calendar settings as follows:
- View: month
- Type: audit (except in the calendar of the audit itself, where the type cannot be selected)
- Types of appointment: all except reviews without an audit
- Start date: today (in the calendars of the audit program and audit: first contained appointment)
State of audits and audit appointments
The calendar marks the audits and audit appointments according to their state:
| Element | State |
|---|---|
| Reviews (3 circles) |
Draft (1/3) In process (2/3) Closed (3/3) |
| Self assessment review (4 circles) |
Draft (1/4) In process (1/4) Requested (2/4) Answered (3/4) Closed (4/4) |
| Audits (5 circles) |
Draft (1/5) Draft (delayed) (1/5, orange) Planned (2/5) In process (3/5) In rework (4/5) Closed (5/5) Measures processing (5/5) Canceled (5/5, rot) |
Additionally, a audit/appointment may be marked with a triangle with an exclamation point. This can have the following causes:
- External audit without internal preparatory audit (only with the activated setting)
- Appointment/audit time (beginning/end date) is outside of the timeframe of the audit/audit program
A simple click on an audit/audit appointment shows additional information. The click on the editing button (pencil in the top right corner) opens the respective audit or audit appointment. If the audit or the apppointment are marked with a triangle with an exclamation point, the reason is shown here.
Create blockers and audits
To have this planning option, the view must be set to "audits" and not "audit appointments".
In the first step (optional) blockers can be created. This allows you to keep times free, when not all detailed information for the audit is available yet. As soon as further details for the audit are known, a blocker can be converted to an audit.
To create a "blocker", right-click into an empty space and click on the option "Create blocker".
An area can be selected and turned into a so-called "blocker" with a right-click. The borders of the selected area are used as the start and end date.
If the blocker is assigned to an audit program, it can be pre-filled with some of the audit program's basic data (start and end date, partisanship). When creating an appointment in the calendar, the already selected date is not overwritten. To pre-fill information, simply click the button next to the audit program.
The conversion to an audit in the second step is used to fix blockers and thus create audits.
To perform this conversion, right-click on a "blocker" and click on the option "Convert to audit" or double-click into an empty area (left-click).
If the planned audit is assigned to an audit program, it can be pre-filled with some of the basic data of the audit program (start and end date, organizational unit, partisanship, focuses). When creating an appointment in the calendar, the already selected date is not overwritten. To pre-fill information, simply click the button next to the audit program.
Die Auswahl der Organisationseinheit für das Audit kann zusätzlich zur Tabelle nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
- OrgEh in den letzten x Jahren nicht auditiert.
- Das x kann frei eingesetzt werden. Dadurch werden alle OrgEhs, die in den letzten x Jahren auditiert wurden, ausgegraut dargestellt.
- Vorschlag diese OrgEh in jedem Auditprogramm zu auditieren.
- Beim Erstellen eines Audits wird diese Organisationseinheit immer für Audits vorgeschlagen, wenn sie im jeweiligen Auditprogramm noch nicht eingeplant wurde.
Hinweis: Die Option, eine OrgEh für jedes Auditprogramm vorzuschlagen, übertrumpft die Einschränkung, OrgEhs anzuzeigen, die in einem gewissen Zeitraum nicht auditiert worden. Das heißt OrgEhs, die in jedem Auditprogramm vorgeschlagen werden sollen, sind nicht ausgegraut, egal wann sie zuletzt auditiert wurden.
Wird eine OrgEh kursiv dargestellt, dann ist sie nicht mehr aktiv. Mehr darüber ist unter Organisationseinheiten zu finden.
Audittermine erstellen
Wenn die Ansicht auf "Audittermine" und nicht "Audits" eingestellt ist, können im Kalender Überprüfungen und Sonstige Termine angelegt werden.
Mit Rechtsklick auf ein leeres Feld kann aus dem Kalender heraus eine Überprüfung oder ein Sonstiger Termin für das Audit angelegt werden. Es kann auch ein Bereich markiert werden und mittels Rechtsklick zu einer Überprüfung oder einem Sonstigen Termin gemacht werden. Dadurch werden die Grenzen des markierten Bereichs als Beginn- und Enddatum verwendet.
Geplante Überprüfungen müssen einem Audit zugewiesen werden und die Überprüfung kann mit Stammdaten des Audits (Start- und Enddatum, Organisationseinheit, Lead-Auditor, Co-Auditoren/Begleitung, Verantwortliche) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Audit klicken.
Export von Terminen und Besprechungen
Einträge aus allen Kalendern im Modul Auditmanagement (direkt unter Auditplanung, innerhalb des Audits und innerhalb des Auditprogramms) können über die drei Punkte im Tooltip als Termin oder Besprechung heruntergeladen werden. Der jeweilige Button lädt eine .ics Datei herunter, die mit Doppelklick geöffnet werden kann.
Wird ein Kalendereintrag als Termin heruntergeladen, enthält dieser die Bezeichnung als Titel, die Beginn- und Endzeit, den Ort (sofern eine Organisationseinheit hinterlegt ist), sowie die Beschreibung. Der Termin kann im Kalender gespeichert und von dort aus auch an andere verteilt werden. Wird ein Kalendereintrag als Besprechung heruntergeladen, enthält diese zusätzlich auch die Teilnehmer, sofern bei den jeweiligen Benutzern und/oder externen Auditoren eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Besprechung kann im Kalender gespeichert und sofort an die vorbesetzten Teilnehmer verteilt werden.
Die folgende Information wird je Terminart mit dem .ics exportiert, sofern sie hinterlegt ist:
| Element | Inhalt im .ics |
|---|---|
| Audit | Titel: Bezeichnung + [extern] + / Sparte Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Ort: OrgEh oder Adresse Textkörper: Beschreibung + Schwerpunkte + Anmerkungen |
| Blocker | Titel: [BLOCKER] + Bezeichnung + [extern] Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Textkörper: Beschreibung |
| Überprüfungen | Titel: Bezeichnung + / Funktion Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Ort: OrgEh oder Adresse Textkörper: Beschreibung + Anmerkungen |
| Sonstiger Termin | Titel: Bezeichnung Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Textkörper: Beschreibung |