Fortschrittsmeldungen

Experten und Professionals sehen unter "Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen" alle Fortschrittsmeldungen, welche im aktuellen Analysezeitraum des aktiven Managementsystems existieren und können Fortschrittsmeldungen für Maßnahmen anfordern.

Übersicht der Fortschrittsmeldungen

Dabei können die Fortschrittsmeldungen im linken Bereich, wo "Ordner" steht, nach Status gefiltert werden.

Alle

• Alle Fortschrittsmeldungen des aktuellen Analysezeitraums. Die Ergebnisse werden nicht eingeschränkt.

Angefordert

• Alle Fortschrittsmeldungen welche aktuell angefordert wurden.

Beantwortet

• Alle Fortschrittsmeldungen welche angefordert und von den jeweiligen Verantwortlichen schon beantwortet wurden. Sie warten darauf überprüft zu werden.

Akzeptiert

• Alle Fortschrittsmeldungen welche angefordert, beantwortet und auch schon akzeptiert wurden.

Es ist möglich, dass Sie in dieser Aufstellung mehrere Einträge zu einer Maßnahme finden. Das liegt dann daran, dass im aktuellen Analysezeitraum zu einer Maßnahme mehrere Fortschrittsmeldungen abgegeben wurden. Erkennen können Sie dies einfach an Spalten wie "Angefordert", die dann in der Regel unterschiedliche Termine beinhalten.

Was sind Fortschrittsmeldungen?

Fortschrittsmeldungen sind Meldungen von Umsetzern, die den aktuellen Umsetzungsstatus einer Maßnahme protokollieren.

Ablauf

1. Fortschrittsmeldung wird angefordert.
2. Verantwortliche werden informiert.
3. Verantwortlicher hat nun 2 Möglichkeiten:
   • Selbst ausfüllen und absenden.
   • Delegieren an Sacharbeiter:

   1. Sacharbeiter wird informiert.

   2. Sacharbeiter füllt sie aus und retourniert sie.

   3. Verantwortlicher prüft Fortschrittsmeldung und

   • retourniert diese an den Anforderer.
   • fordert eine Überarbeitung vom Sachbearbeiter.

4. Fortschrittmeldung wurde beantwortet.
5. Anforderer prüft diese und
   • akzeptiert sie.
   • fordert Überarbeitung an.

Zusammenhang mit dem Analysezeitraum

In einem Managementsystem werden innerhalb eines Analysezeitraums Maßnahmen festgestellt, bearbeitet und auch umgesetzt.

Am Ende eines Analysezeitraums, fordert der Varantwortliche des Managementsystems die Umsetzter der Maßnahmen auf, Fortschrittsmeldungen für ihrer Maßnahmen einzubringen.

Erst wenn alle Fortschrittsmeldungen eingebracht und akzeptiert wurden, kann er den Analysezeitraum in den nächsten überführen.

Werden nicht alle Fortschrittsmeldungen zeitgerecht abgegeben, so kann der Verantworltiche auch selbst in die Fortschrittsmeldung eingreifen.

Die Analysezeiträume mit den Fortschrittsmeldungen ermöglichen es, den Fortschritt von Maßnahmen im Maßnahme Dashboard durch gegenüberstellung von Analysezeiträumen nachzuverfolgen.

Fortschrittsmeldungen anfordern

Klicken Sie auf den "Anfordern"-Button werden Sie zu einer Maske weitergeleitet, in der Sie alle Organisationseinheiten des Managementsystems mit allen Maßnahmen des aktuellen Analysezeitraums sehen. Anschließend können Sie hier für Maßnahmen, für die noch keine Fortschrittsmeldungen angefordert wurden eine Meldung anfordern.

Dazu wählen Sie aus, bis wann Sie die Fortschrittsmeldung haben wollen und setzten für jede Maßnahme von der Sie eine Fortschrittsmeldung haben möchten das Häkchen. Danach klicken Sie auf den "Anfordern"-Button. Im Anschluss öffnet sich eine Übersicht der angeforderten Fortschrittsmeldungen.

Durch das anfordern werden die Veratnwortlichen der Maßnahmen darüber benachrichtigt, dass von Ihnen Fortschrittsmeldungen über die jeweiligen Maßnahmen verlangt werden.

Fortschrittsmeldungen anfordern

Fortschrittsmeldungen beantworten

Werden Fortschrittsmeldungen angefordert, müssen diese beantwortet und retourniert werden.

Wie man Fortsschrittsmeldungen beantwortet ist unter "Meine Aufgaben → Maßnahmestatus" beschrieben.

Stati von Fortschrittsmeldungen

Angefordert

• Wird eine Fortschrittsmeldung erstmals angefordert, befindet sie sich im Status "Angefordert".

• Eine Fortschrittmeldung befindet sich ebenfalls in diesem Status wenn sie von einem Sachbearbeter aus dem Status "Delegiert" retourniert wurde oder eine erneute Rückmeldung durch einen Experten oder Professional aus dem Status "Beantwortet" angefordert wird.

• In diesem Status, wird der Verantwortliche zur Beantwortung vie Email aufgefordert und findet sie zur Beantwortung unter "Meine Aufgaben → Maßnahmestatus".

• Aus diesem Status kann die Fortschrittsmeldung beantwortet oder delegiert werden, also in den Status "Beantwortet" oder "Delegiert" versetzt werden.

Delegiert

• Wird das beantworten der Fortschrittsmeldung durch den Verantwortlichen an einen Sachbearbeiter delegiert, wird diese in den Status "Delegiert" versetzt.

• Dadurch wird der Sachbearbeiter vie Email verständigt und zur Beantwortung aufgerfordert.

• In diesem Status finden die Sachbearbeiter die Fortschrittsmeldung zur Beantwortung unter "Meine Aufgaben → Maßnahmestatus". Der Verantwortliche sieht sie ebnfalls weiterhin und kann sie auch bearbeiten / beantworten.

• Die Fortschrittsmeldung kann durch retournieren eines Sachbearbeiters wieder in den Status "Angefordert" versetzt werden. (Der Verantwortliche wird via Email informiert)

• Die Fortschrittsmeldung kann durch retournieren des Verantworltichen in den Status "Beantwortet" versetzt werden.

Beantwortet

• Wird die Fortschrittsmeldung durch den Verantwortlichen retourniert, so wird sie in den Status "Beantwortet" verstetzt.

• Im Maßnahmen Dashboard sehen Experten und Professional jetzt, dass eine Fortschrittsmeldung beantwortet wurde.

• In diesem Status sehen die Experten und Professionals unter "Maßnahme → Fortschrittsmeldungen" die Fortschrittsmeldung.

• Verantwortliche können die Fortschrittsmeldung in diesem Status nicht mehr bearbeiten.

• Sie kann von Experten oder Professionals durch "Rückmeldung erneut anfordern" in den Status "Angefordert" oder durch "Akzeptieren" in des Status "Akzeptiert" versetzt werden.

Akzeptiert

• Dieser Status kann nur erreicht werden, wenn ein Experte oder Professional die Fortschrittsmeldung im Status "Beantwortet" akzeptieren.

• Der Verantwortliche wird per Email informiert, das die Beantwortung akzeptiert wurde.

• In diesem Status kann die Fortschrittsmeldung nur mehr eingesehen, nicht bearbeitet werden. (Ausnahme siehe unten)

Eingreifen in Fortschrittsmeldungen

Durch Klicken auf eine Fortschrittsmeldung können Experten und Professionals in den Ablauf einer Fortschrittsmeldung eingreifen.

Dies kann nötig sein wenn:

• eine Fortschrittsmeldung abzuschließen ist, da nicht fristgerecht geantwortet wurde.
• eine Fortschrittsmeldung abzuschließen ist, da man sich nicht einig wurde und Sie nun entscheiden, wie die Bewertung der Maßnahme sein soll.
• die Fortschrittsmeldung bereits akzeptiert wurde , nun aber nochmals ergänzt werden soll.
• die Fortschrittsmeldung zurückzurufen ist, da sie ausversehen ausgesendet worden wurde.
• usw.

Wichtig: Nur Experten können "Akzeptierte" Fortschrittsmeldungen im nachhinein bearbeiten, falls dies erforderlich ist.

Angefordert / Delegiert

Angeforderte / Delegierte Fortschrittsmeldungen können zurückgerufen oder kommentiert werden. Sie können nicht akzeptiert werden, da der Verantwortliche seine Beantwortung noch nicht retourniert hat.

angeforderte Fortschrittsmeldung bearbeiten

Beantwortet

Beantwortete Fortschrittsmeldungen können akzeptiert oder erneut angefordert werden. Es kann dem Verantwortlichen im Kommentarfeld angemerkt werden, was geändert oder ergänzt gehört.

beantwortete Fortschrittsmeldung bearbeiten

Akzeptiert

Akzeptierte Fortschrittsmeldungen können, falls erforderlich, von Experten im Nachhinein bearbeitet oder ergänzt werden. Zum Beispiel um eine Evidenz nachzureichen.

Mehr dazu unter "Aktuelle Maßnahmen → Fortschrittsmeldungen.

akzeptierte Fortschrittsmeldung bearbeiten