Audit erstellen/en

To create an audit you must first navigate to the "Create Audit" screen. For this:

1. navigate to Audit Management via the menu. ( Risk management → Audit Management)
2. afterwards you can already see the list of audits, as shown in the screenshot below.
3. now you just have to click the button "Create Audit".
   

Create Audit: Navigation

Create Audit

Once you have successfully opened the mask, you must fill it in and save it to create a new audit.

Mask to create an Audit

Organizational Unit:

• Enter the organizational unit where the audit will be conducted.

State:

• The state of an Audit should be put into "draft" at first and changed to "in progress" once the audit takes place.

Code and Name:

• Code: Abbreviation of the name.
• Name: Titel of the Audit

Description:

• Descripe the purpose / function of the Audit

Principal Auditor and additional Auditors:

• The principal auditor is responsible for conducting the audit.
• The other examiners are present during the interview with the principal examiner, but need not necessarily have any influence on an interview.

Verantwortliche:

• Die hier eingetragenen Personen werden bei der Durchführung der Audits befragt.

Beginn und Enddatum:

• Hier muss eingetragen werden wann das Audit beginnt.
• Ein Audit muss ein Beginndatum, aber kein Enddatum haben.

Detailebene:

• Hier muss ausgewählt werden, auf welcher Detailebene sich das Audit befindet.
• Zur Auswahl stehen die Ressource, Ressourcen Gruppe oder die Modelsegment Ebene.

Typ:

• Hier wählen Sie aus ob dieses Audit eine Erstbewertung oder eine Neubewertung ist.

Externes Audit:

• Handelt es sich bei diesem Audit um ein externes, dann wählen Sie das hier aus.

Auditprogramm:

• Ist dieses Audit teil eines Auditprogramms, dann wählen Sie dieses Programm hier aus.

Zugeordnete Überprüfungen

Hier werden alle Überprüfungen zu einem Audit angezeigt. Dabei ist egal, ob diese Entwürfe in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.

Weiters ist es hier möglich neue Überprüfungen/Analysen für ein Audit zu erstellen. Es besteht ebenso die Möglichkeit dem Audit schon existierende Überprüfungen/Analysen zuzuordnen.

Für das Anlegen/Zuordnen einer neuen Überprüfung/Abweichungsanalyse auf den jeweiligen Button klicken. Dabei müssen Sie nur beachten, dass Überprüfungen nur geplant bzw. hinzugefügt werden können, wenn der Status nicht abgeschlossen ist. Für bereits abgeschlossene Audits müssen Sie zuerst den Status auf "in Nachbearbeitung" stellen. Wie Überprüfungen angelegt werden, finden sie unter Überprüfungen.

Beispiel: Zugeordnete Überprüfungen

Maske zum zuordnen von existierende Überprüfungen

Terminkalender

Im Tab Terminkalender eines Audits, können alle geplannten oder bereits durchgeführten Termine betrachtet werden, sowie weitere Termine zum Audit erfasst werden. (z.b Kickoff Meetings, Pausen,...)

Terminkalender

Es ist nicht möglich hier die Termine der Überprüfungen zu ändern.

Im Reiter Agenda, finden sich alle Termine des Audits in der ausgewählten Woche.

Agenda

Durch Doppelklicken in den Reitern Arbeitswoche, Tag oder Monat, können neue Termine erfasst oder bestehende bearbeitet werden.

Wichtig: Der Betreff und die Beschreibung des Termin werden im Auditbericht angegedrückt!

Termin erstellen