Lieferanten/en

Under “Administration → Suppliers,” you will find a list of all suppliers. Since suppliers are master data, this view is independent of the selected management system. For this menu item to be available, the system must have a Supplier Risk Management license, and your user must have the “Expert” role in SRM. Experts with an SRM license will find an overview of suppliers on this page. The page displays their protection requirement class, code, name, country, status (Active or Deactivated), and, optionally, the expiration date.

Overview of the suppliers

The displayed protection needs class can be limited to the current management system or shown across all management systems. Per se, the protection needs corresponds to the classification configured in Risk management > Settings. If you select the display of all management systems, that means those that use the same protection needs classification. Therefore, the protection need can look different depending on which management system you are currently in.

Create/edit suppliers

Suppliers can be created and their basic data recorded here. Other than the code and name, this also includes details on their address and general contact.

Special fields:

Create/edit supplier

ID in Drittsystem	Dies ist die ID des Lieferanten, die ihn beim Import über Excel oder REST API eindeutig identifiziert.
Interner Ansprechpartner	Hier können Sie einen HITGuard-Benutzer (oder auch ein Team) eintragen, der den Ansprechpartner für den Lieferanten darstellt - etwa einer ihrer Procurement Manager. Dieser User wird dann von HITGuard automatisch kontaktiert, wenn das Ablaufdatum näher rückt. Wenn Sie hier niemanden eingetragen haben, schickt HITGuard das Mail an das „interne Team“, das Sie in den globalen Einstellungen eingetragen haben.
Score	Hier können Sie dem Lieferanten einen Score nach dem CMMI-Reifegradmodell geben.
Schutzbedarfsklasse	Hier können Sie die Schutzbedarfsklasse des Lieferanten manuell eintragen. Diese Einstellung überschreibt die Schutzbedarfsklasse, die sich in der Strukturanalyse aus der Schutzbedarfsanalyse und den Kontextbeziehungen ergibt.
Lieferantenkategorien	Sie können Lieferanten verschiedenen Kategorien zuweisen, um sie besser einordnen und sortieren zu können. Diese Kategorien können Sie unter Administration > Lieferanten > Lieferantenkategorien erstellen.
Metrik aus Drittsystem	In diesem Textfeld kann eine Bewertungsmetrik aus einem anderen System hinterlegt werden.
Begründung	Hier hat man die Möglichkeit, die vergebenen Scores und Bewertungen zu begründen.
Ablaufdatum	Hier können Sie das Datum eintragen, ab dem der Lieferant deaktiviert ist. Dann können sich die Benutzer des Lieferanten nicht mehr am Lieferantenportal einloggen, Überprüfungen einsehen oder beantworten. Der Lieferant verbraucht auch keine Lizenz mehr. Sie können das Datum jederzeit ändern oder auch löschen. Stellen Sie ein Ablaufdatum ein, das vor der Beantwortungsfrist eines bereits ausgeschickten Lieferanten-Fragebogens liegt, erhalten Sie eine Warnung. Legen Sie den Lieferanten das erste Mal ein, so trägt HITGuard das Ablaufdatum automatisch ein. Dazu addiert HITGuard zum heutigen Datum die Zeitspanne, die Sie in den globalen Einstellungen definiert haben.
Deaktiviert	Dieser Schalter ist erst nach dem ersten Speichern sichtbar. Steht der Schalter auf „Nein“, so ist der Lieferant aktiv und verbraucht eine Lizenz. Die Lieferanten-Benutzer können sich einloggen. Steht er auf „Ja“ so ist der Lieferant deaktiviert, verbraucht keine Lizenzen und ist vom System ausgeschlossen. Sie können einen Lieferanten jederzeit deaktivieren und wieder aktivieren, indem Sie den Schalter umlegen. Beim Deaktivieren wird das Ablaufdatum auf den heutigen Tag gesetzt. Beim Aktivieren wird das Datum gelöscht. Lieferantenbenutzer werden darüber informiert.

Lieferantenzugriff: Lieferantenbenutzer erstellen & bearbeiten

Hier können Sie für jeden Lieferanten Lieferantenbenutzer anlegen und verwalten. Für jeden Benutzer werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erfasst. Die E-Mail Adresse ist ein Pflichtfeld, weil sie zugleich als Username für das Login des Benutzers fungiert. Benutzer, die sich bereits einmal über den Willkommenslink angemeldet (wird beim Erstellen des Benutzers automatisch verschickt) und ihr Passwort erstellt haben, sind in der Übersicht als "verifiziert" gekennzeichnet. Benutzer, die ihr Passwort zu oft falsch eingegeben und sich gesperrt haben, sind in der Übersicht als "gesperrt" gekennzeichnet. Dies kann mit erneutem Aussenden des Willkommensmails behoben werden.

Wichtig: Lieferantenbenutzer können nur angelegt werden, wenn unter "Administration → Globale Einstellungen" ein Firmenname eingetragen ist.

Lieferantenbenutzer erstellen/bearbeiten

Einige Felder haben besondere Funktionen:

Administrator	Hier kann ein Lieferantenbenutzer mit einem Häkchen zum Administrator seitens des Lieferanten gemacht werden (nicht für die gesamte Applikation). Dieser Benutzer (auch mehrfach möglich) hat dann die Möglichkeit, in seinem eigenen Lieferantenportal selbst Benutzer anzulegen und zu bearbeiten. Das Häkchen kann auch wieder entfernt werden.
Deaktiviert	Ein deaktivierter Lieferantenbenutzer ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Ein Lieferantenbenutzer kann jederzeit deaktiviert oder wieder aktiviert werden. Er wird per E-Mail über dies informiert. Beim Deaktivieren besteht auch die Möglichkeit, den Benutzer zu pseudonymisieren. Dies kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. War der Benutzer Administrator, werden diese Rechte beim Pseudonymisieren entzogen.
Button: Willkommensmail erneut aussenden	Jeder Lieferantenbenutzer erhält beim Erstellen ein Willkommensmail, über das er sich erstmals anmelden und sein eigenes Passwort erstellen kann. Ab diesem Zeitpunkt funktioniert sein Login. Der Link für die Erstanmeldung ist 48 Stunden gültig und kann neu geschickt werden, sollte sich der Benutzer in dieser Zeit noch nicht angemeldet haben. Mit dem erneuten Versenden des Willkommensmails werden auch das Passwort und eine etwaige 2-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt.
Button: Benutzer löschen	Mit diesem Button kann ein Lieferantenbenutzer gelöscht werden. Er kann sich dann nicht mehr anmelden und ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Er wird per E-Mail über dies informiert. Hinweis: Verifizierte Lieferantenbenutzer können nicht gelöscht werden, sondern nur deaktiviert.

When deactivating or deleting a user the system warns you if

• the user is assigned to a not-deleted assessment, and/or
• the user is the last administrator user of the supplier.

The deactivation including pseudonymization can be undone so long as one has not clicked Save. When deleting, the system asks back whether one is sure one wants to delete the user.

Lieferanten als Interviewpartner

Wenn die Option "Lieferantenbewertung" unter Risikomanagement → Einstellungen aktiviert ist, dann steht beim Erstellen von Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen die Checkbox "Lieferantenüberprüfung" zur Verfügung. Dann stehen für die Interviewpartner anstelle von regulären HITGuard Usern die erstellten Lieferanten zur Verfügung. Lieferanten werden auch in allen Prüfobjekten als verknüpfte Entitäten gespeichert. Wird die Überprüfung als Self Assessment angelegt, dann sehen etwaige Benutzer des Lieferanten sie in ihrem Portal. Bei Interviews ist dies nicht der Fall.

Checkbox für Lieferantenüberprüfungen

Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten haben dann in ihrem Portal die Möglichkeit, die Self Assessment Überprüfung einzusehen, zu beantworten und zu retournieren. Dies funktioniert genau so wie die Beantwortung durch einen Interviewpartner oder Verantwortlichen bei einem regulären Self Assessment. Interviews sind für den Anwendungsfall vorgesehen, dass Sie die Daten der Überprüfung selbst einpflegen und gar keine Überprüfung an die Benutzer des Lieferanten ausschicken.

Hat ein Lieferant keine Benutzer und kann daher kein Self Assessment empfangen, weist HITGuard auf diesen Umstand hin.

Benachrichtigungen

• Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Einladung, die Überprüfung zu beantworten.
• Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn die Beantwortungsfrist abläuft.
• Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten (oder nur der Administrator) erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum ihres Accounts näher kommt.
• Das optional eingetragene interne Team, das für den Lieferanten zuständig ist, erhält ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum der Accounts näher kommt.

Lieferantenportal

Lieferantenbenutzer können sich in einem eigenen Portal an HITGuard anmelden. Sie finden es Standardmäßig unter der regulären URL, die ihr HITGuard-System verwendet, mit dem Zusatz "/Supplier" (zB: togetherexample.hitguard.at/Supplier). Lieferanten, die ihr Passwort vergessen haben, können dieses hier auch zurücksetzen. Die 2-Faktor-Authentifizierung wird damit auch zurückgesetzt.

Login für Lieferanten

In diesem Portal sehen Lieferantenbenutzer die ihnen zugewiesenen Überprüfungen und haben auch die Möglichkeit, ihre 2-Faktor-Authentifizierung zu verwalten. Mehr zur 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier. Administratoren sehen zusätzlich auch den Reiter "Benutzerverwaltung", in dem sie weitere Benutzer anlegen und die bestehenden bearbeiten können.

Badges bei den Ordnern zeigen, wie viele Überprüfungen in welchem Status auf Bearbeitung warten. In der Übersicht sind diese auch fett hervorgehoben. Überfällige Überprüfungen, deren Beantwortungsfrist also abgelaufen ist, sind ebenfalls mit einem Badge besonders hervorgehoben.

Lieferantenbenutzer können die Überprüfungen hier einsehen, beantworten und wieder an den Risikomanager retournieren.

Lieferantenportal

Lieferantenkategorien

Hier können Sie die Kategorien für Ihre Lieferanten erstellen und verwalten. Alternativ können Sie Lieferantenkategorien auch erstellen, indem Sie sie direkt beim Lieferanten in das entsprechende Feld eintragen und die Erstellung bestätigen. Alle Kategorien scheinen dann in dieser Liste auf.

Lieferantenkategorien

Online help for supplier users

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A link to the help page for supplier users is also found in their welcome e-mail.