Auditkalender/en

A calendar is shown on the page "Audit management → Audit calendar", which gives information on all audits. This means that all audits from all audit programs are shown.

The radio buttons to the left can be used to determine whether audits or audit appointments are displayed. The checkboxes are for choosing what type of appointment is shown in the calendar.

The audits/audit appointments are displayed in the color configured in the audit.

At the top left of the calendar the displayed time period can be selected. The size of the shown time period (day, week, timeline week, month, quarter, year, or an agenda of all appointments) can be modified with the dropdown in the top right corner, next to the search field.

The "Today" button either shows the day view or highlights the day in the week views, depending on the selected view.

Double clicking an audit or an audit appointment opens the detail page of the audit or the review on that date.

Audit calendar

Search

Search

You can search for specific audits or audit appointments in the search field.

All hits of the search are displayed in a list. Double clicking a result opens the appointment.

In addition, the search can be refined by using filters. You can filter by audit programs and audits, auditors and co-auditors, as well as by organizational unit. Additional information, such as the audit cluster and type, are shown for organizational units.

Reset settings

This button resets the calendar settings as follows:

• View: month
• Type: audit (except in the calendar of the audit itself, where the type cannot be selected)
• Types of appointment: all except reviews without an audit
• Start date: today (in the calendars of the audit program and audit: first contained appointment)

State of audits and audit appointments

The calendar marks the audits and audit appointments according to their state:

Element	State
Reviews (3 circles)	Draft (1/3) In process (2/3) Closed (3/3)
Self assessment review (4 circles)	Draft (1/4) In process (1/4) Requested (2/4) Answered (3/4) Closed (4/4)
Audits (5 circles)	Draft (1/5) Draft (delayed) (1/5, orange) Planned (2/5) In process (3/5) In rework (4/5) Closed (5/5) Measures processing (5/5) Canceled (5/5, rot)

Appointment info

Additionally, a audit/appointment may be marked with a triangle with an exclamation point. This can have the following causes:

• External audit without internal preparatory audit (only with the activated setting)
• Appointment/audit time (beginning/end date) is outside of the timeframe of the audit/audit program

A simple click on an audit/audit appointment shows additional information. The click on the editing button (pencil in the top right corner) opens the respective audit or audit appointment. If the audit or the apppointment are marked with a triangle with an exclamation point, the reason is shown here.

Create blocker

Create blockers and audits

To have this planning option, the view must be set to "audits" and not "audit appointments".

In the first step (optional) blockers can be created. This allows you to keep times free, when not all detailed information for the audit is available yet. As soon as further details for the audit are known, a blocker can be converted to an audit.

To create a "blocker", right-click into an empty space and click on the option "Create blocker".

Es kann auch ein Bereich markiert werden und mittels Rechtsklick zu einem "Blocker" gemacht werden. Dadurch werden die Grenzen des markierten Bereichs als Beginn- und Enddatum verwendet.

Ist der Blocker einem Auditprogramm zugewiesen, dann kann der Blocker mit Stammdaten des Auditprogramms (Start- und Enddatum, Parteilichkeit) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Auditprogramm klicken.

Audit erstellen

Die Umwandlung in ein Audit im zeiten Schritt dient zum Fixieren der Blocker durch das Erstellen von Audits.

Um dies durchzuführen, muss auf einen "Blocker" ein Rechtsklick gemacht werden und auf die Option "In Audit umwandeln" geklickt werden oder in einem leeren Bereich doppelgeklickt werden (Linksklick).

Ist das geplante Audit einem Auditprogramm zugewiesen, dann kann das Audit mit Stammdaten des Auditprogramms (Start- und Enddatum, Organisationseinheit, Parteilichkeit, Schwerpunkte) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Auditprogramm klicken.

Die Auswahl der Organisationseinheit für das Audit kann zusätzlich zur Tabelle nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

• OrgEh in den letzten x Jahren nicht auditiert.
  • Das x kann frei eingesetzt werden. Dadurch werden alle OrgEhs, die in den letzten x Jahren auditiert wurden, ausgegraut dargestellt.
• Vorschlag diese OrgEh in jedem Auditprogramm zu auditieren.
  • Beim Erstellen eines Audits wird diese Organisationseinheit immer für Audits vorgeschlagen, wenn sie im jeweiligen Auditprogramm noch nicht eingeplant wurde.

Hinweis: Die Option, eine OrgEh für jedes Auditprogramm vorzuschlagen, übertrumpft die Einschränkung, OrgEhs anzuzeigen, die in einem gewissen Zeitraum nicht auditiert worden. Das heißt OrgEhs, die in jedem Auditprogramm vorgeschlagen werden sollen, sind nicht ausgegraut, egal wann sie zuletzt auditiert wurden.

Wird eine OrgEh kursiv dargestellt, dann ist sie nicht mehr aktiv. Mehr darüber ist unter Organisationseinheiten zu finden.

Terminart auswählen mit Rechtsklick oder im Fenster

Audittermine erstellen

Wenn die Ansicht auf "Audittermine" und nicht "Audits" eingestellt ist, können im Kalender Überprüfungen und Sonstige Termine angelegt werden.

Sonstigen Termin erstellen

Mit Rechtsklick auf ein leeres Feld kann aus dem Kalender heraus eine Überprüfung oder ein Sonstiger Termin für das Audit angelegt werden. Es kann auch ein Bereich markiert werden und mittels Rechtsklick zu einer Überprüfung oder einem Sonstigen Termin gemacht werden. Dadurch werden die Grenzen des markierten Bereichs als Beginn- und Enddatum verwendet.

Sonstige Termine dienen dazu, beispielsweise An- und Abreise zu Überprüfungen oder auch Kick-off Workshop und Ähnliches im Kalender zu planen. Die Termine müssen einem Audit zugewiesen sein, beinhalten aber sonst weniger Information als Überprüfungen.

Wichtig: Der Betreff und die Beschreibung des Termins werden im Auditbericht in der Agenda angedruckt!

Überprüfung erstellen

Geplante Überprüfungen müssen einem Audit zugewiesen werden und die Überprüfung kann mit Stammdaten des Audits (Start- und Enddatum, Organisationseinheit, Lead-Auditor, Co-Auditoren/Begleitung, Verantwortliche) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Audit klicken.

Mit der Terminart kann ausgewählt werden ob es sich bei der Überprüfung um eine Schutzbedarfsanalyse (SBA), Abweichungsanalyse (AA) oder ein Prüfergebnis (PE) handelt. Wenn man diese Auswahl bereits direkt im Kalender getroffen hat, wird sie im Fenster nicht nochmals angeboten.

Hinweis: Überprüfungen, die noch keinem Audit zugewiesen sind, werden im Kalender angezeigt, wenn die entsprechende Checkbox "Überprüfungen ohne Audit" selektiert ist. Sie sind farblos dargestellt.

Kalendereintrag exportieren

Export von Terminen und Besprechungen

Einträge aus allen Kalendern im Modul Auditmanagement (direkt unter Auditplanung, innerhalb des Audits und innerhalb des Auditprogramms) können über die drei Punkte im Tooltip als Termin oder Besprechung heruntergeladen werden. Der jeweilige Button lädt eine .ics Datei herunter, die mit Doppelklick geöffnet werden kann.

Wird ein Kalendereintrag als Termin heruntergeladen, enthält dieser die Bezeichnung als Titel, die Beginn- und Endzeit, den Ort (sofern eine Organisationseinheit hinterlegt ist), sowie die Beschreibung. Der Termin kann im Kalender gespeichert und von dort aus auch an andere verteilt werden. Wird ein Kalendereintrag als Besprechung heruntergeladen, enthält diese zusätzlich auch die Teilnehmer, sofern bei den jeweiligen Benutzern und/oder externen Auditoren eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Besprechung kann im Kalender gespeichert und sofort an die vorbesetzten Teilnehmer verteilt werden.

Die folgende Information wird je Terminart mit dem .ics exportiert, sofern sie hinterlegt ist:

Element	Inhalt im .ics
Audit	Titel: Bezeichnung + [extern] + / Sparte Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Ort: OrgEh oder Adresse Textkörper: Beschreibung + Schwerpunkte + Anmerkungen
Blocker	Titel: [BLOCKER] + Bezeichnung + [extern] Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Textkörper: Beschreibung
Überprüfungen	Titel: Bezeichnung + / Funktion Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Ort: OrgEh oder Adresse Textkörper: Beschreibung + Anmerkungen
Sonstiger Termin	Titel: Bezeichnung Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Textkörper: Beschreibung