Dokumentenmanagement/de

Auf dieser Seite können Verzeichnisse erstellt und verwaltet werden. Innerhalb der Verzeichnisse können Dokumente und Links (bspw. zu einem Dokument in einem Fileshare) abgelegt und verwaltet werden.

Experts, Professionals und Beobachter können auf den Menüpunkt Doku-Management und diese Seite zugreifen, wenn sie für das Dokumentenmanagement berechtigt sind. In diesem Fall finden sich hier auch die Seiten Hochgeladene Anhänge und Berichtsarchiv. Die Hochgeladenen Anhänge werden auch unter "Dokumente" in einem eigenen Ordner angezeigt.

Es werden alle Dokumente des aktuellen Managementsystems angezeigt.

Verzeichnisstruktur mit gemappten Dokumenten

Einzelne Dokumente und Links können auf ein oder mehrere Kapitel eines Standards/einer Norm mappen.

Zu allen Verzeichnissen, Dokumenten und Links werden Name, Datum der letzten Änderung, Durchführer der letzten Änderung und etwaige Mappings (nur bei Dokumenten und Links) angezeigt. Zu Verzeichnissen, Dokumenten und Links sind verschiedene Optionen verfügbar (via Rechtsklick oder Klick auf die drei vertikalen Punkte):

Verzeichnisse
Neues Verzeichnis	Erstellt ein neues Verzeichnis. Tut man dies während ein Verzeichnis selektiert ist, wird das neue Verzeichnis eine Ebene darunter erstellt (Unterordner).
Dateien hochladen	Lädt Dateien in das selektierte Verzeichnis hoch. Dies ist auch per Drag & Drop möglich.
Link hinzufügen	Erstellt einen Link im Verzeichnis, der mit Doppelklick annavigiert werden kann.
Umbenennen	Hier kann der Name des Verzeichnisses geändert werden.
Verschieben nach	Hier kann das Verzeichnis verschoben werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Kopieren nach	Hier kann das Verzeichnis kopiert werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Löschen	Löscht das Verzeichnis. Wenn das Verzeichnis Dateien und/oder Unterordner enthält, werden auch diese gelöscht.
Dokumente und Links
Anzeigen	Öffnet die Datei im plastischen Reader oder navigiert zum Link in einem neuen Tab.
Eintrag bearbeiten	Hier kann die Datei umbenannt oder der Link verändert werden. Weiters kann man hier das Norm-Mapping des Eintrags erstellen, verändern oder löschen. Gemappte Dokumente und Links werden auch unter Administration → Standards und Normen | Verknüpfte Elemente angezeigt.
Verschieben nach	Hier kann die Datei oder der Link verschoben werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Kopieren nach	Hier kann die Datei oder der Link kopiert werden. Die möglichen Ziele sind selektierbar, alle anderen sind ausgegraut.
Löschen	Löscht die Datei oder den Link.
Versionsverlauf	Öffnet den Versionsverlauf der Datei oder des Links.
Freigeben	Startet den Prüf- und Freigabeworkflow für die Datei oder den Link.
Herunterladen	Lädt die Datei herunter (nicht für Links).

Versionsverlauf

Mit Rechtsklick oder mit Klick auf die drei vertikalen Punkte neben dem Dateinamen bzw. der Linkbezeichnung kann der Versionsverlauf des Dokuments oder des Links geöffnet werden. Für jeden Upload einer gleichnamigen Datei, die nicht separat behalten werden soll, wird ein Eintrag im Verlauf erstellt. Dieser zeigt die Versionsnummer, das Versionsdatum, den Ersteller der Version und einen optionalen Kommentar, der beim Upload geschrieben wird.

Erste Spalte
Anzeigen	Öffnet die jeweilige Version des Dokuments im plastischen Viewer. Öffnet die Version des Links in einem neuen Tab.
Herunterladen	Lädt die jeweilige Version des Dokuments herunter. Nicht für Links.
Löschen	Löscht die jeweilige Version des Dokuments oder des Links. Wenn die neueste Version gelöscht werden soll, muss zuerst eine frühere Version wiederhergestellt werden.
Wiederherstellen	Stellt die jeweilige Version des Dokuments oder des Links wieder her, sodass im Verzeichnis diese angezeigt wird. Diese Option ist bei der neuesten Version des Dokuments oder des Links deaktiviert. Hinweis: Das Löschen eines Dokuments direkt im Verzeichnis löscht alle Versionen.
Zweite Spalte
Freigabestatus	Zeigt den Status der Freigabe jeder einzelnen Version. Eine Erklärung der Symbole finden Sie in der nächsten Tabelle.
Lupe	Öffnet das Kontrollprotokoll des Prüf- und Freigabeworkflows jeder einzelnen Version.

Versionsverlauf

Dokument mit selbem Namen hochladen

Freigeben

Mit Rechtsklick oder mit Klick auf die drei vertikalen Punkte neben dem Dateinamen bzw. der Linkbezeichnung kann der Prüf- und Freigabeworkflow für eine einzelne Datei bzw. einen einzelnen Link gestartet werden.

Es wird dadurch eine besondere Kontrolldefinition geöffnet: Prüf- und Freigabeworkflow.
Mehr dazu finden Sie hier.

Freigegebene Dateien und Links sind gekennzeichnet:

Freigabe Icon farbig	Der Prüf- und Freigabeworkflow läuft. Das heißt, es wurde ein Workflow definiert und in diesem eine Kontrolle ausgelöst. Das Icon bleibt, bis die Kontrolldurchführung entweder akzeptiert oder abgelehnt ist.
Freigabe Icon grau	Der Prüf- und Freigabeworkflow läuft noch nicht. Das heißt, es wurde ein Workflow definiert und in diesem noch keine Kontrolle ausgelöst. Das Icon bleibt, bis die Kontrolle auslöst.
Grünes Häkchen	Der Prüf- und Freigabeworkflow für die aktuelle Version der Datei bzw. des Links wurde erfolgreich abgeschlossen: das Dokument ist freigegeben.
Graues Häkchen	Eine frühere Version der Datei bzw. des Links ist freigegeben. Für die aktuelle Version wurde der Prüf- und Freigabeworkflow entweder noch nicht gestartet oder noch nicht abgeschlossen.

Versionen der Freigabe

Über den Versionsverlauf kann man das Protokoll der Kontrolle einsehen.