Lieferanten und Externe verknüpfen

Lieferanten und Externe verknüpfen

In HITGuard können Sie Lieferanten und Externe miteinander verknüpfen. Eine Verknüpfung verbindet einen Lieferanten mit dem passenden Externen (aus dem Datenschutz). Gibt es noch keinen korrespondierenden Lieferanten/Externen, können Sie sie über diese Funktion auch anlegen. Diese Beziehung ist auf beiden Übersichtsseiten sichtbar.

• Sie können diese Verknüpfungen aus der Lieferantenliste und aus der Externenliste heraus anlegen.
• Sie können mehrere Datensätze auf einmal verknüpfen oder fehlende Gegenstücke automatisch neu anlegen lassen.
• Bestehende Verknüpfungen werden in den Übersichtslisten und in der Detailansicht angezeigt und lassen sich dort auch wieder aufheben.

Wichtig: Beim Verknüpfen selbst werden keine Daten überschrieben. Es wird lediglich eine Verbindung zwischen den beiden Einträgen hergestellt. Es gibt aber eine eigene Funktion, die die Daten überträgt und gewisse Felder überschreibt (siehe unten).

Verknüpfungsliste

Die Liste enthält die Spalten Lieferant und Externer, die entsprechend der oben ausgewählten Richtung angeordnet sind: Von der ersten Spalte (zB Lieferanten) geht die Richtung aus, auf die letzte zielt sie ab (zB Externe).

• Links können eine oder mehrere Zeilen auswählen indem Sie Häkchen setzen. Nicht gewählte Zeilen werden ausgegraut dargestellt.
• Erste Spalte: zeigt Kürzel und Bezeichnung der Liste, von der Sie ausgehen, zB die Kürzel und Bezeichnungen der Lieferanten.

• Spalte Aktion: Über einen Schalter legen Sie fest, ob Sie zwei bestehende Elemente miteinander verknüpfen, oder ein ganz neues Element anlegen. Diese Auswahl bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Zeile wieder abwählen. Die Vorauswahl richtet sich nach den Einstellungen oben:
  • Klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", dann Sicht HITGuard nach ähnlichen Bezeichnungen zwischen Lieferanten und Externen. Bei einem Treffer wird „Verknüpfen" gesetzt.
  • Klicken Sie auf "Neu anlegen (ohne Treffer)", dann wird HITGuard alle Einträge auswählen, zu denen es keine passenden Gegenstücke gefunden hat. Dabei wird er die Aktion „Neu anlegen" auswählen.
• Letzte Spalte: Bei der Aktion „Verknüpfen" wählen Sie hier den Externen bzw. den Lieferanten aus.
  • Wurde ein Gegenstück automatisch erkannt, erscheint der Badge „Exakt" (identisch) oder „Vorschlag" (ähnlich).
  • Ändern Sie den Vorschlag oder wählen Sie manuell einen Externen aus, erscheint der Badge „Manuell".
  • Bei der Aktion „Neu anlegen" ist hier keine Auswahl möglich. Stattdessen erscheint ein Hinweis, dass ein neuer Externer mit den Daten des Lieferanten erstellt wird.

Übernehmen / Abbrechen

Der Übernehmen-Buttonwird aktiv sobald Sie eine Zeile mittels Häkchen links ausgewählt haben. Der Button zeigt Ihnen die Anzahl der gewählten Datensätze an und Wenn Sie darauf klicken, speichert HITGuard die ausgewählten Verknüpfungen.

• Bei Verknüpfen wird der Lieferant mit dem gewählten Externen verbunden. HITGuard kopiert hier keine Daten zwischen den Datensätzen.
• Bei Neu anlegen wird ein neuer, bereits verknüpfter Externer bzw. Lieferant erzeugt. Dabei werden Bezeichnung, Kürzel, Anschrift (Straße, Stadt, PLZ, Land) sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) aus dem bereits existierenden Element übernommen.

Danach erscheint ein Abschlussfenster, das anzeigt, wie viele Verknüpfungen und wie viele Neuanlagen durchgeführt wurden. Mit „Schließen" beenden Sie diese Übersicht.

Mit dem Button Abbrechen beenden Sie den Vorgang. Es werden keine Änderungen gespeichert und keine Rückfrage angezeigt.

Verknüpfung in der Detailansicht

Detailansicht in einem Lieferanten. Die Daten wurden bereits einmal übertragen.

In der Detailansicht eines Lieferanten oder Externen sehen Sie rechts oben ein Feld, mit dem Sie die Verknüpfung verwalten können. Sie sehen darin, zu welchem Externen oder Lieferanten eine Verknüpfung besteht. Sie haben Drei Buttons zur Verfügung:

• Mit Daten an Externen übertragen überschreiben Sie die Daten Kürzel, Bezeichnung, Anschrift (Straße, PLZ, Land, Stadt) und Kontakt (E-Mail, Telefonnummer) beim verknüpften Element. Das heißt die Daten werden immer von der Seite, die gerade offen ist, auf die verknüpfte Seite übertragen (Haben Sie zB gerade den Lieferanten offen, so übertragen Sie die Daten an den Externen).
• Über Zum Lieferanten Springen die Verknüpfung wechseln Sie direkt in die Detailansicht des verknüpften Gegenstücks.
• Mit dem dritten Button können Sie die ""Verknüpfung aufheben. Damit sind die beiden Elemente wieder komplett unabhängig voneinander.

Ob dieser Bereich angezeigt wird und ob die Buttons aktiv sind, richtet sich nach denselben Voraussetzungen und Berechtigungen wie der Verknüpfen-Button in der Übersichtsliste (siehe oben).

Wichtige Hinweise / Best Practices

• Verknüpfen überschreibt nichts: Beim reinen Verknüpfen bleiben alle bestehenden Daten unverändert. Nur „Daten an Externen übertragen" ersetzt gezielt Felder beim Externen.
• Vor dem Übertragen prüfen: Kontrollieren Sie vor „Daten an Externen übertragen", dass die Lieferantendaten aktuell und korrekt sind, da vorhandene Werte beim Externen ersetzt werden.
• Vorschläge kontrollieren: Vorschläge ab 70 % Ähnlichkeit können auch unpassende Treffer enthalten. Nutzen Sie die Badges „Exakt", „Vorschlag" und „Manuell", um die Auswahl vor dem Übernehmen zu prüfen.
• Fehlender oder deaktivierter Button: Wird der Verknüpfen-Button nicht angezeigt oder ist er deaktiviert, prüfen Sie die Voraussetzungen (Datenschutz-Managementsystem bzw. vorhandener Lieferant) und Ihre Berechtigung (Datenschutz-Professional bzw. SRM-Expert).
• Spalten einblenden: Blenden Sie die Spalte „Verknüpfter Externer" bzw. „Verknüpfter Lieferant" ein, um bestehende Verknüpfungen direkt in der Übersicht zu sehen.

Beispiele / Anwendungsfälle

• Mehrere Lieferanten auf einmal verknüpfen: Öffnen Sie in der Lieferantenliste das Modal, klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", prüfen Sie die vorgeschlagenen Externen und klicken Sie auf „x Datensätze übernehmen".
• Fehlende Gegenstücke anlegen: Für Lieferanten ohne passenden Externen klicken Sie auf „Rest neu anlegen". HITGuard erstellt neue, bereits verknüpfte Externe und übernimmt deren Stammdaten aus dem Lieferanten.
• Zum Gegenstück navigieren: Blenden Sie die Verknüpfungsspalte ein und klicken Sie auf den verknüpften Namen, um direkt in die Detailansicht des Gegenstücks zu wechseln.
• Daten angleichen: Haben sich die Lieferantendaten geändert, öffnen Sie dessen Detailansicht und übertragen Sie mit „Daten an Externen übertragen" die aktuellen Werte auf den verknüpften Externen.