HITGuard Release April 2026/en

New features in Risk Management

Updating risks as a Practitioner

From this release onwards, risks and opportunities can be proactively updated by the risk owners or advisors in their role as Practitioner users. The new ‘Update risk/opportunity’ button is available for this purpose under My Tasks.

Expert and Professional users of a management system still have the option of requesting that an advisor update a risk. To do this, there is now a ‘Request update’ button at the bottom of the risk maintenance form (next to ‘Save’ and ‘Close’). This replaces the ‘Request review’ button that was previously located on risks (top right).

Once an update is initiated, the interface is read-only for experts and professionals in the management system. The risk’s status is set to ‘Update Pending’. Clicking the violet “Update Pending” button displays the changes already entered by the advisor, and experts or professionals can revert these changes by selecting “Reject update”. Experts/professionals or practitioner users can leave comments for their colleagues explaining their respective workflow steps. These can then be viewed at via the new “Messages & History” button.

While the risk is being updated, a Practitioner user can edit the risk’s master data or the measures and controls for risk treatment as part of an update.

After saving the changes and when submitting the update, HITGuard summarizes the changes in a separate overview (“Show changes”). This allows Advisors to compare old and new values. Later, when reviewing the update, the Professional or Expert will also see the same overview. This makes it easier to assess whether to reject or accept the update, or whether further changes need to be incorporated. You can see how the overview looks for the expert and professional below:

During the update, the risk owner or advisor first enters a justification. Later, the Professional or Expert can edit this justification. HITGuard then files these jointly created entries in the risk’s timeline, creating a traceable history of the workflow steps and changes to the risk.

You can find out more about the new workflow in our Online help.

Attaching Documents to a Risk

Some customers wished to store documentation relating to risks. Expert and Professional users can now attach one or more documents or links to a risk. Practitioner users can now also use this functionality when creating or updating a risk.

New KPI “Resources by Protection Requirements”

To provide a better overview of the protection requirement classes of your resources, we have implemented a new KPI: Under the “Risk Management” section, you will now find the KPI “Resources by Protection Requirements”. This allows you to view your assets grouped by protection requirements in a doughnut chart. You can also filter by protection objectives or display specific model segments.

You can find out mor about this new KPI in our Online help.

More options for displaying the protection requirements in overviews

To make better use of the synergies between multiple management systems, new display options for protection requirement classes are now available. Under Administration > Resources and Administration > Suppliers, the protection requirement classes are displayed as colored icons in the first column of the table. You now also include the protection requirement classifications of all other management systems. The most critical value, i.e. the highest protection requirement class of the resource, is displayed. The new KPI (see section 1.3) also offers this configuration option.

New overview in the ‘load configuration’ section in structural analysis

To make it easier to work with saved configurations in the structure analysis, we have introduced the ability to search, filter and sort within the saved views. This makes it easier to quickly locate saved views again.

Extension to Compliance reporting

To make the evaluation of reviews more flexible and useful, we have expanded the filtering options for the Compliance Spider KPIs. This applies to the KPI ‘Compliance Fulfilment’, a central evaluation mechanism, as well as ‘Question Coverage Percentage’ and ‘Question Coverage Total’, which provide you with an overview of the progress of your reviews. You can now filter by reviews, analysis periods or custom-defined periods.
In addition, customers using the Audit Management module can restrict the display to audit programs and audits. Customers using the Supplier Management module can now restrict the three KPIs mentioned above, as well as the KPI “Compliance by knowledge bases”, to supplier audits only or exclude them entirely.

New features in Audit Management

More customization options in the Audit Report

To enable you to streamline your audit reports, we have revised the settings in the audit report, non-conformity analysis report and compliance report . It is now possible to evaluate objects of review in detail without necessarily printing details of the audit questions. This allows for detailed evaluations whilst maintaining streamlined reports. To this end, the options from the ‘Objects of Review’ section have been integrated into the existing ‘Detailed Evaluation’ section. In this report options section, you can now configure detailed settings for objects of review and/or audit questions separately.

Pre-assigning the responsible user in an audit

With the new release, HITGuard automatically sets the person responsible for an organizational unit as the person in charge of an audit as soon as you select the organizational unit when creating the audit. This allows you to leverage the information from their master data more effectively for pre-assignment and thus create audits more quickly.

New Audit type available

To support the recording of different types of audit related activities, we have introduced the new audit type “Inspection”. Customers often wish to record results from tests or reviews carried out by external service providers or supplier reviews without implying that these constitute an audit against a standard. The “Inspection” audit type allows this distinction to be made.

New features in case management

Create and assign reviews directly in a dossier

From this release onwards, reviews can be created and assigned directly within the Case Management dossiers. To this end, the dossier now features the same ‘Create’ buttons as those found in the review overviews from Risk and Audit Management.

New features for measures & controls

Entering multiple responsible persons for measures

From now on, multiple responsible parties (multiple individuals, multiple teams, or a combination of individuals and teams) can be assigned to measures. This allows you to assign measures to those responsible for implementation more flexibly.

You can find out more in our Online help.

Selecting multiple attachments in progress reports

When submitting progress reports for measures, it is now possible to upload multiple documents simultaneously as evidence. This simplifies and speeds up the workflow for your Practitioner users, as the upload dialogue no longer needs to be opened repeatedly.

Neue Filtermöglichkeiten im KPI „Maßnahmen der OEs - Nach Status“

Für den KPI „Maßnahmen der OEs – Nach Status“ ist es ab jetzt möglich, die Inhalte zu filtern. Sie können nach bestimmten Überprüfungen und Organisationseinheiten suchen. Außerdem können Sie den Zeitraum auch auf bestimmte von-bis-Daten oder auf Analysezeiträume einschränken.

Bei aktiviertem Auditmanagement kann man zusätzlich auch nach Auditprogrammen und Audits filtern. Dies erlaubt ihnen den KPI präziser einzustellen und die Aufmerksamkeit auf die für sie wesentlichen Informationen zu richten.

Neues im Datenschutz

Verbesserung der Anzeige von Verarbeitungstätigkeiten

Die Anzeige der VTs im Organisationsbaum wurde verbessert. Bisher wurden alle VTs eines Knotens inklusive jener aller untergeordneten Knoten dargestellt, was zu einer sehr umfangreichen Liste führte. Mit dem Update werden nun ausschließlich die VTs angezeigt, die direkt dem ausgewählten Knoten zugeordnet sind. Für eine vollständige Übersicht über alle VTs steht weiterhin die alternative Listenansicht ohne Baumstruktur zur Verfügung.

Neues im Lieferantenmanagement

Verbesserung der Ablauffunktion von Lieferanten

In diesem Release haben wir das Ablaufverhalten für Lieferanten überarbeitet und vereinfacht. Ein abgelaufener Lieferant, ist ein Lieferant, der sich aktuell nicht über das Lieferantenrisikomanagementportal anmelden und eine Überprüfung beantworten kann. Dadurch ist er deaktiviert und verbraucht auch keine Lizenz mehr. Ein abgelaufener Lieferant, dessen Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt, gilt als deaktiviert. Für einen Lieferanten, den man manuell deaktiviert, wird das aktuelle Datum als Ablaufdatum gesetzt. Dabei werden auch alle Zugangsdaten für Lieferantenbenutzer entfernt. Die beiden Funktionen werden somit deckungsgleich. Mehr dazu erfahren Sie auch in der Online-Hilfe

Interne Ansprechpartner für Lieferanten

Bisher hatten Sie bereits die Möglichkeit ein internes Team zu definieren, das informiert wird, rechtzeitig, bevor die Lieferanten ablaufen und damit nicht mehr über das Lieferantenrisikomanagementportal mit Überprüfungen bedacht werden können. Mit dem neuen Release können sie die Verantwortlichkeit noch granularer aufteilen. Jetzt ist es möglich für jeden Lieferanten ein spezifisches Team oder eine einzelne Person (einen HITGuard User als Ansprechpartner einzutragen. Damit werden gezielter einzelne verantwortliche Stellen vor dem Ablauf des Lieferanten darauf nochmal aufmerksam gemacht.

Erweiterung der Filterfunktionen für Lieferanten

Zusätzlich zu der bereits bestehenden Möglichkeit einen KPI auf Lieferanten einzuschränken, haben Sie nun auch die Möglichkeiten Lieferanten gezielt aus dem KPI auszuschließen bzw. die KPI nur für Ergebnisse zu ein oder mehreren ausgewählten Lieferanten anzuzeigen. Dies betrifft alle KPIs, die Risiken darstellen, von dem „Risikomatrix“-KPI, über „Risiken/Chancen nach Status“ bis zu „Risiken nach Bedrohungen“. Außerdem können sie alle KPIs, die Compliance-Überprüfungen auswerten so filtern. Dies betrifft beispielsweise „Abweichungsanalysen nach Status“ und „Compliance Erfüllung“.

Mehr dazu erfahren Sie in der Online-Hilfe

Allgemeines

Neue verfügbare Normen

Mit diesem Update werden allen Kunden die folgenden Normen für die Auswertung bereitgestellt:

• B3S Gesundheit 1.3.1 - Branchenspezifischer Sicherheitsstandard „Medizinische Versorgung“
• BSIG - Gesetz über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und über die Sicherheit in der Informationstechnik von Einrichtungen (BSI-Gesetz – BSIG)
• EN ISO 22301:2019 - Sicherheit und Resilienz - Business Continuity Management System - Anforderungen (ISO 22301:2019)
• EN ISO 31000-2018 - Risikomanagement - Leitlinien (ISO 31000:2018)
• KI-Verordnung - Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz
• NISG2026 - Bundesgesetz zur Gewährleistung eines hohen Cybersicherheitsniveaus von Netz- und Informationssystemen (Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz 2026 – NISG 2026)
• ÖNORM D 4901 - Risikomanagement für Organisationen und Systeme - Anforderungen an das Risikomanagementsystem - Anleitung zur Umsetzung der ISO 31000
• RKEG - Resilienz kritischer Einrichtungen-Gesetz
• RKE/CER Richtlinie - Richtlinie (EU) 2022/2557 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Dezember 2022 über die Resilienz kritischer Einrichtungen und zur Aufhebung der Richtlinie 2008/114/EG des Rates

Anpassung bestehender Normen

Die Norm EN ISO/IEC 42001:2023 wurde im Annex A um die Kapitel A.2 bis A.10 erweitert.
In den Normen KDR sowie KDR-OG wurden jeweils die Paragrafen § 6, § 11, § 52 und § 53 ergänzt. Neben der Erweiterung gab es kleine Anpassungen bei Norm-Mapping, Sortierreihenfolge und Stammdaten der Normen.

Verbesserungen in der Arbeit mit den Wissensdatenbanken

Um die Arbeit mit Wissensdatenbanken zu erleichtern, haben wir die Darstellung und vieles in der Interaktion in der zweiten Registerkarte „Themen“ der Wissensdatenbank überarbeitet. Themen lassen sich nun per Doppelklick öffnen und bearbeiten, alle anderen verlinkten Elemente lassen sich auf dieser Seite nicht nur wie bisher verknüpfen, sondern auch mit einem eigenen Button entknüpfen. Das erlaubt effizienteres Überarbeiten von Wissensdatenbanken.

Vorlagen für Risiken und Chancen in Wissensdatenbanken

Die Verwaltung von Risiken- und Chancenvorlagen in Wissensdatenbanken wurde ergänzt. Damit kann man Risiken und Chancen in Wissensdatenbanken vorbereiten und später in der Arbeit mit HITGuard auf diese Vorlagen zugreifen.
Die Risiken und Chancen können dabei in der Wissensdatenbank ein oder mehreren dort frei definierbaren Kategorien zugewiesen werden. Das hilft beim Filtern der Risiken und Chancen im Rahmen der Verwendung dieser Vorlagen für eine Risiko- bzw. Chancenanlage.
Die Anlage erfolgt direkt im Risiko bzw. der Chance, wo für Expert-Benutzer nun ein Buch-Button zu sehen ist, mit dem man auf die Vorlagen aus den Wissensdatenbanken zugreifen kann.

Erweiterung des Imports für Risiken

Die Risikoerfassung über Import wurde erweitert, sodass man nun Risiken beim Import weiteren Eigenschaften ausstatten kann. Dies umfasst die Strategie, Anmerkungen, den Sachbearbeiter und den Status des Risikos. Damit können Sie nicht nur wie bisher „aktive“, sondern auch „akzeptierte“ oder „eingereichte“ Risiken importieren. Eingereichte Risiken lösen wie gehabt eine Meldung an Managementsystemverantwortliche aus. Mehr zum Import mit Excel finden sie hier in der Online-Hilfe

Import von Benutzern

Die Importfunktion unter Administration > Datenimporte wurde erweitert. Jetzt können Sie auch Benutzer einfach und schnell per Excel importiert und aktualisiert werden.

Eine Importvorlage für Benutzer finden Sie in unserer Online-Hilfe

Import von Themen zu Wissensdatenbanken

In HITGuard kann man die unterschiedlichen Elemente von Wissensdatenbanken importieren. Bisher hat das nur Prüffragen, Maßnahmen, Kontrollen und Begründungsvorlagen umfasst. Mit dem neuen Release wurde die Importfunktion unter Administration > Datenimporte wurde so erweitert, dass Sie jetzt zusätzlich zu den bisher verfügbaren Elementen der Wissensdatenbank auch Themen, Risiken und Bedrohungen per Excel importieren können. Zusätzlich ist es möglich, die Verknüpfung von Themen und Prüffragen bereits in diesem Excel zu erfassen und ebenso zu importieren. Das spart Zeit beim Erstellen von Wissensdatenbanken und macht Anlagen und Updates einfacher und schneller. Eine erweiterte Importvorlage für Wissensdatenbanken finden Sie in unserer Online-Hilfe

Import von Beziehungen zu Ressourcen

Eine zusätzliche Erweiterung der Importfunktion findet sich bei den Ressourcen, für die jetzt die neue Importart „Ressourcenverbindung“ zur Verfügung steht. Damit können Sie Beziehungen zwischen Ressourcen und anderen Strukturelementen erstellen bzw. aktualisieren. Das erspart Ihnen das manuelle Einpflegen von Beziehungen beim Erfassen von Informationsverbünden.

Eine Importvorlage für Ressourcenverbindungen finden Sie in unserer Online-Hilfe

Erweiterung der REST API

Die Importmöglichkeiten über REST API wurden ebenfalls erweitert. Alle Änderungen, die in den Punkten 7.5, 7.6. und 7.8 erklärt werden, wurden auch für die REST-API Schnittstelle umgesetzt. Somit können Sie auch Risiken in unterschiedlichen Status sowie Beziehungen zwischen Ressourcen über die Rest API importieren. Mehr dazu erfahren Sie in der Online-Hilfe