Lieferanten und Externe verknüpfen: Unterschied zwischen den Versionen
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In HITGuard können Sie [[Special:MyLanguage/Lieferanten|Lieferanten]] und [[Special:MyLanguage/Externe|Externe]] miteinander verknüpfen. Eine Verknüpfung verbindet einen Lieferanten mit dem passenden Externen (aus dem Datenschutz). Gibt es noch keinen korrespondierenden Lieferanten/Externen, können Sie sie über diese Funktion auch anlegen. Diese Beziehung ist auf beiden Übersichtsseiten sichtbar. | In HITGuard können Sie [[Special:MyLanguage/Lieferanten|Lieferanten]] und [[Special:MyLanguage/Externe|Externe]] miteinander verknüpfen. Eine Verknüpfung verbindet einen Lieferanten mit dem passenden Externen (aus dem Datenschutz). Gibt es noch keinen korrespondierenden Lieferanten/Externen, können Sie sie über diese Funktion auch anlegen. Diese Beziehung ist auf beiden Übersichtsseiten sichtbar. | ||
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* Sie können diese Verknüpfungen aus der Lieferantenliste und aus der Externenliste heraus anlegen. | * Sie können diese Verknüpfungen aus der Lieferantenliste und aus der Externenliste heraus anlegen. | ||
* Sie können mehrere Datensätze auf einmal verknüpfen oder fehlende Gegenstücke automatisch neu anlegen lassen. | * Sie können mehrere Datensätze auf einmal verknüpfen oder fehlende Gegenstücke automatisch neu anlegen lassen. | ||
* Bestehende Verknüpfungen werden in den Übersichtslisten und in der Detailansicht angezeigt und lassen sich dort auch wieder aufheben. | * Bestehende Verknüpfungen werden in den Übersichtslisten und in der Detailansicht angezeigt und lassen sich dort auch wieder aufheben. | ||
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'''Wichtig:''' Beim Verknüpfen selbst werden ''keine Daten überschrieben''. Es wird lediglich eine Verbindung zwischen den beiden Einträgen hergestellt. Es gibt aber eine eigene Funktion, die die Daten überträgt und gewisse Felder überschreibt (siehe unten). | '''Wichtig:''' Beim Verknüpfen selbst werden ''keine Daten überschrieben''. Es wird lediglich eine Verbindung zwischen den beiden Einträgen hergestellt. Es gibt aber eine eigene Funktion, die die Daten überträgt und gewisse Felder überschreibt (siehe unten). | ||
== Übersichtslisten == | == Übersichtslisten == <!--T:5--> | ||
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Die beiden Übersichtslisten finden Sie unter: | Die beiden Übersichtslisten finden Sie unter: | ||
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Neben dem Suchfeld der Übersichtslisten von Lieferanten bzw. Externen gibt es einen '''Verknüpfen'''-Button, der das Verknüpfungs-Modal öffnet. Dieser Button ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zu sehen. Zunächst wird der Button überhaupt nur angezeigt, wenn mindestens ein [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsystem]] mit aktiviertem Datenschutz-Modul existiert. Außerdem können Sie den Button nur sehen, wenn sie (a) ein Experte im Supplier Risk Management sind und (b) ein Professional oder Experte im Datenschutz sind. Mehr dazu erfahren sie [[Special:MyLanguage/Benutzer_und_Benutzerrollen|hier]]. | Neben dem Suchfeld der Übersichtslisten von Lieferanten bzw. Externen gibt es einen '''Verknüpfen'''-Button, der das Verknüpfungs-Modal öffnet. Dieser Button ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zu sehen. Zunächst wird der Button überhaupt nur angezeigt, wenn mindestens ein [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsystem]] mit aktiviertem Datenschutz-Modul existiert. Außerdem können Sie den Button nur sehen, wenn sie (a) ein Experte im Supplier Risk Management sind und (b) ein Professional oder Experte im Datenschutz sind. Mehr dazu erfahren sie [[Special:MyLanguage/Benutzer_und_Benutzerrollen|hier]]. | ||
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In beiden Übersichtslisten gibt es eine Spalte, die eine bestehende Verknüpfung anzeigt: | In beiden Übersichtslisten gibt es eine Spalte, die eine bestehende Verknüpfung anzeigt: | ||
* In der Lieferantenübersicht gibt es die Spalte ''Verknüpfter Externer''. Sie zeigt bei einer bestehenden Verknüpfung den Namen des korrespondierenden Externen. | * In der Lieferantenübersicht gibt es die Spalte ''Verknüpfter Externer''. Sie zeigt bei einer bestehenden Verknüpfung den Namen des korrespondierenden Externen. | ||
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* Sie können die Spalte bei Bedarf jederzeit selbst ein- oder ausblenden. | * Sie können die Spalte bei Bedarf jederzeit selbst ein- oder ausblenden. | ||
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Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das Verknüpfungs-Modal. | Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das Verknüpfungs-Modal. | ||
== Das Verknüpfungs-Modal == | == Das Verknüpfungs-Modal == <!--T:9--> | ||
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[[Datei:Verknüpfungsmodal.PNG|right|thumb|500px|Das Verknüpfungs-Modal]] Über den Verknüpfen-Button öffnen Sie das Modal, in dem Sie die Verknüpfungen anlegen. Sie haben hier einige Optionen: | [[Datei:Verknüpfungsmodal.PNG|right|thumb|500px|Das Verknüpfungs-Modal]] Über den Verknüpfen-Button öffnen Sie das Modal, in dem Sie die Verknüpfungen anlegen. Sie haben hier einige Optionen: | ||
===Vorfilterung=== | ===Vorfilterung=== <!--T:11--> | ||
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'''Richtung wählen:''' Im Modal legen Sie die Richtung der Verknüpfung fest. Sie ist bereits passend vorausgewählt, je nachdem, wo Sie das Modal geöffnet haben. | '''Richtung wählen:''' Im Modal legen Sie die Richtung der Verknüpfung fest. Sie ist bereits passend vorausgewählt, je nachdem, wo Sie das Modal geöffnet haben. | ||
* Aus einem Lieferanten geöffnet: Richtung '''Lieferant > Externer'''. | * Aus einem Lieferanten geöffnet: Richtung '''Lieferant > Externer'''. | ||
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Die Richtung ist vor allem dann wichtig, wenn das Gegenstück noch nicht existiert. In der Richtung Lieferant > Externer beispielsweise können Sie anhand der Lieferanten neue Externe anlegen. In der Liste unten werden die Spalten "Lieferant" und "Externer" neu angeordnet, wenn man oben die Richtung ändert. | Die Richtung ist vor allem dann wichtig, wenn das Gegenstück noch nicht existiert. In der Richtung Lieferant > Externer beispielsweise können Sie anhand der Lieferanten neue Externe anlegen. In der Liste unten werden die Spalten "Lieferant" und "Externer" neu angeordnet, wenn man oben die Richtung ändert. | ||
<!--T:13--> | |||
''' Suche:''' Über das Suchfeld durchsuchen Sie die Verknüpfungsliste nach ''Kürzel'' und ''Bezeichnung''. Je nach gewählter Richtung wird nach dem Lieferanten oder nach dem Externen gesucht. | ''' Suche:''' Über das Suchfeld durchsuchen Sie die Verknüpfungsliste nach ''Kürzel'' und ''Bezeichnung''. Je nach gewählter Richtung wird nach dem Lieferanten oder nach dem Externen gesucht. | ||
<!--T:14--> | |||
'''Vorschläge übernehmen:''' HITGuard vergleicht die Bezeichnungen und schlägt passende Einträge, die sich für die Verknüpfung eignen vor. Ein Treffer liegt vor, wenn die Bezeichnung exakt übereinstimmt oder zu mindestens 70 % ähnlich ist (gemessen an Anzahl und Reihenfolge der Buchstaben). Ein Klick wählt alle Zeilen mit Treffer aus und setzt deren Aktion auf „Verknüpfen". | '''Vorschläge übernehmen:''' HITGuard vergleicht die Bezeichnungen und schlägt passende Einträge, die sich für die Verknüpfung eignen vor. Ein Treffer liegt vor, wenn die Bezeichnung exakt übereinstimmt oder zu mindestens 70 % ähnlich ist (gemessen an Anzahl und Reihenfolge der Buchstaben). Ein Klick wählt alle Zeilen mit Treffer aus und setzt deren Aktion auf „Verknüpfen". | ||
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'''Neu anlegen (ohne Treffer):''' Ein Klick wählt alle Zeilen aus, für die kein Treffer gefunden wurde, und setzt deren Aktion auf „Neu anlegen". | '''Neu anlegen (ohne Treffer):''' Ein Klick wählt alle Zeilen aus, für die kein Treffer gefunden wurde, und setzt deren Aktion auf „Neu anlegen". | ||
=== Verknüpfungsliste === | === Verknüpfungsliste === <!--T:16--> | ||
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Die Liste enthält die Spalten '''Lieferant''' und '''Externer''', die entsprechend der oben ausgewählten ''Richtung'' angeordnet sind: Von der ersten Spalte (zB Lieferanten) geht die Richtung aus, auf die letzte zielt sie ab (zB Externe). | Die Liste enthält die Spalten '''Lieferant''' und '''Externer''', die entsprechend der oben ausgewählten ''Richtung'' angeordnet sind: Von der ersten Spalte (zB Lieferanten) geht die Richtung aus, auf die letzte zielt sie ab (zB Externe). | ||
* Links können eine oder mehrere Zeilen auswählen indem Sie Häkchen setzen. Nicht gewählte Zeilen werden ausgegraut dargestellt. | * Links können eine oder mehrere Zeilen auswählen indem Sie Häkchen setzen. Nicht gewählte Zeilen werden ausgegraut dargestellt. | ||
* '''Erste Spalte:''' zeigt Kürzel und Bezeichnung der Liste, von der Sie ausgehen, zB die Kürzel und Bezeichnungen der Lieferanten. | * '''Erste Spalte:''' zeigt Kürzel und Bezeichnung der Liste, von der Sie ausgehen, zB die Kürzel und Bezeichnungen der Lieferanten. | ||
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* '''Spalte Aktion:''' Über einen Schalter legen Sie fest, ob Sie zwei bestehende Elemente miteinander verknüpfen, oder ein ganz neues Element anlegen. Diese Auswahl bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Zeile wieder abwählen. Die Vorauswahl richtet sich nach den Einstellungen oben: | * '''Spalte Aktion:''' Über einen Schalter legen Sie fest, ob Sie zwei bestehende Elemente miteinander verknüpfen, oder ein ganz neues Element anlegen. Diese Auswahl bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Zeile wieder abwählen. Die Vorauswahl richtet sich nach den Einstellungen oben: | ||
** Klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", dann Sicht HITGuard nach ähnlichen Bezeichnungen zwischen Lieferanten und Externen. Bei einem Treffer wird „Verknüpfen" gesetzt. | ** Klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", dann Sicht HITGuard nach ähnlichen Bezeichnungen zwischen Lieferanten und Externen. Bei einem Treffer wird „Verknüpfen" gesetzt. | ||
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** Bei der Aktion „Neu anlegen" ist hier keine Auswahl möglich. Stattdessen erscheint ein Hinweis, dass ein neuer Externer mit den Daten des Lieferanten erstellt wird. | ** Bei der Aktion „Neu anlegen" ist hier keine Auswahl möglich. Stattdessen erscheint ein Hinweis, dass ein neuer Externer mit den Daten des Lieferanten erstellt wird. | ||
=== Übernehmen / Abbrechen === | === Übernehmen / Abbrechen === <!--T:19--> | ||
Der '''Übernehmen'''- | <!--T:20--> | ||
Der '''Übernehmen'''-Button wird aktiv sobald Sie eine Zeile mittels Häkchen links ausgewählt haben. Der Button zeigt Ihnen die Anzahl der gewählten Datensätze an und Wenn Sie darauf klicken, speichert HITGuard die ausgewählten Verknüpfungen. | |||
* Bei '''Verknüpfen''' wird der Lieferant mit dem gewählten Externen verbunden. HITGuard kopiert hier ''keine'' Daten zwischen den Datensätzen. | * Bei '''Verknüpfen''' wird der Lieferant mit dem gewählten Externen verbunden. HITGuard kopiert hier ''keine'' Daten zwischen den Datensätzen. | ||
* Bei '''Neu anlegen''' wird ein neuer, bereits verknüpfter Externer bzw. Lieferant erzeugt. Dabei werden Bezeichnung, Kürzel, Anschrift (Straße, Stadt, PLZ, Land) sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) aus dem bereits existierenden Element übernommen. | * Bei '''Neu anlegen''' wird ein neuer, bereits verknüpfter Externer bzw. Lieferant erzeugt. Dabei werden Bezeichnung, Kürzel, Anschrift (Straße, Stadt, PLZ, Land) sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) aus dem bereits existierenden Element übernommen. | ||
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Mit dem Button '''Abbrechen''' beenden Sie den Vorgang. Es werden keine Änderungen gespeichert und keine Rückfrage angezeigt. | Mit dem Button '''Abbrechen''' beenden Sie den Vorgang. Es werden keine Änderungen gespeichert und keine Rückfrage angezeigt. | ||
== Verknüpfung in der Detailansicht == | == Verknüpfung in der Detailansicht == <!--T:21--> | ||
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[[Datei:VerknüpfungDetailansicht.PNG|right|thumb|400px|Detailansicht in einem Lieferanten. Die Daten wurden bereits einmal übertragen.]] In der Detailansicht eines Lieferanten oder Externen sehen Sie rechts oben ein Feld, mit dem Sie die Verknüpfung verwalten können. Sie sehen darin, zu welchem Externen oder Lieferanten eine Verknüpfung besteht. Sie haben Drei Buttons zur Verfügung: | [[Datei:VerknüpfungDetailansicht.PNG|right|thumb|400px|Detailansicht in einem Lieferanten. Die Daten wurden bereits einmal übertragen.]] In der Detailansicht eines Lieferanten oder Externen sehen Sie rechts oben ein Feld, mit dem Sie die Verknüpfung verwalten können. Sie sehen darin, zu welchem Externen oder Lieferanten eine Verknüpfung besteht. Sie haben Drei Buttons zur Verfügung: | ||
* Mit '''Daten an Externen übertragen''' überschreiben Sie die Daten Kürzel, Bezeichnung, Anschrift (Straße, PLZ, Land, Stadt) und Kontakt (E-Mail, Telefonnummer) beim verknüpften Element. Das heißt die Daten werden immer von der Seite, die gerade offen ist, auf die verknüpfte Seite übertragen (Haben Sie zB gerade den Lieferanten offen, so übertragen Sie die Daten an den Externen). | * Mit '''Daten an Externen übertragen''' überschreiben Sie die Daten Kürzel, Bezeichnung, Anschrift (Straße, PLZ, Land, Stadt) und Kontakt (E-Mail, Telefonnummer) beim verknüpften Element. Das heißt die Daten werden immer von der Seite, die gerade offen ist, auf die verknüpfte Seite übertragen (Haben Sie zB gerade den Lieferanten offen, so übertragen Sie die Daten an den Externen). | ||
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Ob dieser Bereich angezeigt wird und ob die Buttons aktiv sind, richtet sich nach denselben Voraussetzungen und Berechtigungen wie der Verknüpfen-Button in der Übersichtsliste (siehe oben). | Ob dieser Bereich angezeigt wird und ob die Buttons aktiv sind, richtet sich nach denselben Voraussetzungen und Berechtigungen wie der Verknüpfen-Button in der Übersichtsliste (siehe oben). | ||
== Wichtige Hinweise / Best Practices == | == Wichtige Hinweise / Best Practices == <!--T:23--> | ||
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* '''Verknüpfen überschreibt nichts:''' Beim reinen Verknüpfen bleiben alle bestehenden Daten unverändert. Nur „Daten an Externen übertragen" ersetzt gezielt Felder beim Externen. | * '''Verknüpfen überschreibt nichts:''' Beim reinen Verknüpfen bleiben alle bestehenden Daten unverändert. Nur „Daten an Externen übertragen" ersetzt gezielt Felder beim Externen. | ||
* '''Vor dem Übertragen prüfen:''' Kontrollieren Sie vor „Daten an Externen übertragen", dass die Lieferantendaten aktuell und korrekt sind, da vorhandene Werte beim Externen ersetzt werden. | * '''Vor dem Übertragen prüfen:''' Kontrollieren Sie vor „Daten an Externen übertragen", dass die Lieferantendaten aktuell und korrekt sind, da vorhandene Werte beim Externen ersetzt werden. | ||
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* '''Spalten einblenden:''' Blenden Sie die Spalte „Verknüpfter Externer" bzw. „Verknüpfter Lieferant" ein, um bestehende Verknüpfungen direkt in der Übersicht zu sehen. | * '''Spalten einblenden:''' Blenden Sie die Spalte „Verknüpfter Externer" bzw. „Verknüpfter Lieferant" ein, um bestehende Verknüpfungen direkt in der Übersicht zu sehen. | ||
== Beispiele / Anwendungsfälle == | == Beispiele / Anwendungsfälle == <!--T:25--> | ||
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* '''Mehrere Lieferanten auf einmal verknüpfen:''' Öffnen Sie in der Lieferantenliste das Modal, klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", prüfen Sie die vorgeschlagenen Externen und klicken Sie auf „x Datensätze übernehmen". | * '''Mehrere Lieferanten auf einmal verknüpfen:''' Öffnen Sie in der Lieferantenliste das Modal, klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", prüfen Sie die vorgeschlagenen Externen und klicken Sie auf „x Datensätze übernehmen". | ||
* '''Fehlende Gegenstücke anlegen:''' Für Lieferanten ohne passenden Externen klicken Sie auf „Rest neu anlegen". HITGuard erstellt neue, bereits verknüpfte Externe und übernimmt deren Stammdaten aus dem Lieferanten. | * '''Fehlende Gegenstücke anlegen:''' Für Lieferanten ohne passenden Externen klicken Sie auf „Rest neu anlegen". HITGuard erstellt neue, bereits verknüpfte Externe und übernimmt deren Stammdaten aus dem Lieferanten. | ||
* '''Zum Gegenstück navigieren:''' Blenden Sie die Verknüpfungsspalte ein und klicken Sie auf den verknüpften Namen, um direkt in die Detailansicht des Gegenstücks zu wechseln. | * '''Zum Gegenstück navigieren:''' Blenden Sie die Verknüpfungsspalte ein und klicken Sie auf den verknüpften Namen, um direkt in die Detailansicht des Gegenstücks zu wechseln. | ||
* '''Daten angleichen:''' Haben sich die Lieferantendaten geändert, öffnen Sie dessen Detailansicht und übertragen Sie mit „Daten an Externen übertragen" die aktuellen Werte auf den verknüpften Externen. | * '''Daten angleichen:''' Haben sich die Lieferantendaten geändert, öffnen Sie dessen Detailansicht und übertragen Sie mit „Daten an Externen übertragen" die aktuellen Werte auf den verknüpften Externen. | ||
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Aktuelle Version vom 6. August 2026, 13:48 Uhr
Lieferanten und Externe verknüpfen
In HITGuard können Sie Lieferanten und Externe miteinander verknüpfen. Eine Verknüpfung verbindet einen Lieferanten mit dem passenden Externen (aus dem Datenschutz). Gibt es noch keinen korrespondierenden Lieferanten/Externen, können Sie sie über diese Funktion auch anlegen. Diese Beziehung ist auf beiden Übersichtsseiten sichtbar.
- Sie können diese Verknüpfungen aus der Lieferantenliste und aus der Externenliste heraus anlegen.
- Sie können mehrere Datensätze auf einmal verknüpfen oder fehlende Gegenstücke automatisch neu anlegen lassen.
- Bestehende Verknüpfungen werden in den Übersichtslisten und in der Detailansicht angezeigt und lassen sich dort auch wieder aufheben.
Wichtig: Beim Verknüpfen selbst werden keine Daten überschrieben. Es wird lediglich eine Verbindung zwischen den beiden Einträgen hergestellt. Es gibt aber eine eigene Funktion, die die Daten überträgt und gewisse Felder überschreibt (siehe unten).
Übersichtslisten
Die beiden Übersichtslisten finden Sie unter:
- Administration > Lieferanten
- Datenschutz > Externe
Neben dem Suchfeld der Übersichtslisten von Lieferanten bzw. Externen gibt es einen Verknüpfen-Button, der das Verknüpfungs-Modal öffnet. Dieser Button ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zu sehen. Zunächst wird der Button überhaupt nur angezeigt, wenn mindestens ein Managementsystem mit aktiviertem Datenschutz-Modul existiert. Außerdem können Sie den Button nur sehen, wenn sie (a) ein Experte im Supplier Risk Management sind und (b) ein Professional oder Experte im Datenschutz sind. Mehr dazu erfahren sie hier.
In beiden Übersichtslisten gibt es eine Spalte, die eine bestehende Verknüpfung anzeigt:
- In der Lieferantenübersicht gibt es die Spalte Verknüpfter Externer. Sie zeigt bei einer bestehenden Verknüpfung den Namen des korrespondierenden Externen.
- In der Externenübersicht gibt es die Spalte Verknüpfter Lieferant. Sie zeigt bei einer bestehenden Verknüpfung den Namen des verbundenen Lieferanten.
- Sie können die Spalte bei Bedarf jederzeit selbst ein- oder ausblenden.
Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das Verknüpfungs-Modal.
Das Verknüpfungs-Modal
Über den Verknüpfen-Button öffnen Sie das Modal, in dem Sie die Verknüpfungen anlegen. Sie haben hier einige Optionen:
Vorfilterung
Richtung wählen: Im Modal legen Sie die Richtung der Verknüpfung fest. Sie ist bereits passend vorausgewählt, je nachdem, wo Sie das Modal geöffnet haben.
- Aus einem Lieferanten geöffnet: Richtung Lieferant > Externer.
- Aus einem Externen geöffnet: Richtung Externer > Lieferant.
Die Richtung ist vor allem dann wichtig, wenn das Gegenstück noch nicht existiert. In der Richtung Lieferant > Externer beispielsweise können Sie anhand der Lieferanten neue Externe anlegen. In der Liste unten werden die Spalten "Lieferant" und "Externer" neu angeordnet, wenn man oben die Richtung ändert.
Suche: Über das Suchfeld durchsuchen Sie die Verknüpfungsliste nach Kürzel und Bezeichnung. Je nach gewählter Richtung wird nach dem Lieferanten oder nach dem Externen gesucht.
Vorschläge übernehmen: HITGuard vergleicht die Bezeichnungen und schlägt passende Einträge, die sich für die Verknüpfung eignen vor. Ein Treffer liegt vor, wenn die Bezeichnung exakt übereinstimmt oder zu mindestens 70 % ähnlich ist (gemessen an Anzahl und Reihenfolge der Buchstaben). Ein Klick wählt alle Zeilen mit Treffer aus und setzt deren Aktion auf „Verknüpfen".
Neu anlegen (ohne Treffer): Ein Klick wählt alle Zeilen aus, für die kein Treffer gefunden wurde, und setzt deren Aktion auf „Neu anlegen".
Verknüpfungsliste
Die Liste enthält die Spalten Lieferant und Externer, die entsprechend der oben ausgewählten Richtung angeordnet sind: Von der ersten Spalte (zB Lieferanten) geht die Richtung aus, auf die letzte zielt sie ab (zB Externe).
- Links können eine oder mehrere Zeilen auswählen indem Sie Häkchen setzen. Nicht gewählte Zeilen werden ausgegraut dargestellt.
- Erste Spalte: zeigt Kürzel und Bezeichnung der Liste, von der Sie ausgehen, zB die Kürzel und Bezeichnungen der Lieferanten.
- Spalte Aktion: Über einen Schalter legen Sie fest, ob Sie zwei bestehende Elemente miteinander verknüpfen, oder ein ganz neues Element anlegen. Diese Auswahl bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Zeile wieder abwählen. Die Vorauswahl richtet sich nach den Einstellungen oben:
- Klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", dann Sicht HITGuard nach ähnlichen Bezeichnungen zwischen Lieferanten und Externen. Bei einem Treffer wird „Verknüpfen" gesetzt.
- Klicken Sie auf "Neu anlegen (ohne Treffer)", dann wird HITGuard alle Einträge auswählen, zu denen es keine passenden Gegenstücke gefunden hat. Dabei wird er die Aktion „Neu anlegen" auswählen.
- Letzte Spalte: Bei der Aktion „Verknüpfen" wählen Sie hier den Externen bzw. den Lieferanten aus.
- Wurde ein Gegenstück automatisch erkannt, erscheint der Badge „Exakt" (identisch) oder „Vorschlag" (ähnlich).
- Ändern Sie den Vorschlag oder wählen Sie manuell einen Externen aus, erscheint der Badge „Manuell".
- Bei der Aktion „Neu anlegen" ist hier keine Auswahl möglich. Stattdessen erscheint ein Hinweis, dass ein neuer Externer mit den Daten des Lieferanten erstellt wird.
Übernehmen / Abbrechen
Der Übernehmen-Button wird aktiv sobald Sie eine Zeile mittels Häkchen links ausgewählt haben. Der Button zeigt Ihnen die Anzahl der gewählten Datensätze an und Wenn Sie darauf klicken, speichert HITGuard die ausgewählten Verknüpfungen.
- Bei Verknüpfen wird der Lieferant mit dem gewählten Externen verbunden. HITGuard kopiert hier keine Daten zwischen den Datensätzen.
- Bei Neu anlegen wird ein neuer, bereits verknüpfter Externer bzw. Lieferant erzeugt. Dabei werden Bezeichnung, Kürzel, Anschrift (Straße, Stadt, PLZ, Land) sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) aus dem bereits existierenden Element übernommen.
Danach erscheint ein Abschlussfenster, das anzeigt, wie viele Verknüpfungen und wie viele Neuanlagen durchgeführt wurden. Mit „Schließen" beenden Sie diese Übersicht.
Mit dem Button Abbrechen beenden Sie den Vorgang. Es werden keine Änderungen gespeichert und keine Rückfrage angezeigt.
Verknüpfung in der Detailansicht
In der Detailansicht eines Lieferanten oder Externen sehen Sie rechts oben ein Feld, mit dem Sie die Verknüpfung verwalten können. Sie sehen darin, zu welchem Externen oder Lieferanten eine Verknüpfung besteht. Sie haben Drei Buttons zur Verfügung:
- Mit Daten an Externen übertragen überschreiben Sie die Daten Kürzel, Bezeichnung, Anschrift (Straße, PLZ, Land, Stadt) und Kontakt (E-Mail, Telefonnummer) beim verknüpften Element. Das heißt die Daten werden immer von der Seite, die gerade offen ist, auf die verknüpfte Seite übertragen (Haben Sie zB gerade den Lieferanten offen, so übertragen Sie die Daten an den Externen).
- Über Zum Lieferanten Springen die Verknüpfung wechseln Sie direkt in die Detailansicht des verknüpften Gegenstücks.
- Mit dem dritten Button können Sie die ""Verknüpfung aufheben. Damit sind die beiden Elemente wieder komplett unabhängig voneinander.
Ob dieser Bereich angezeigt wird und ob die Buttons aktiv sind, richtet sich nach denselben Voraussetzungen und Berechtigungen wie der Verknüpfen-Button in der Übersichtsliste (siehe oben).
Wichtige Hinweise / Best Practices
- Verknüpfen überschreibt nichts: Beim reinen Verknüpfen bleiben alle bestehenden Daten unverändert. Nur „Daten an Externen übertragen" ersetzt gezielt Felder beim Externen.
- Vor dem Übertragen prüfen: Kontrollieren Sie vor „Daten an Externen übertragen", dass die Lieferantendaten aktuell und korrekt sind, da vorhandene Werte beim Externen ersetzt werden.
- Vorschläge kontrollieren: Vorschläge ab 70 % Ähnlichkeit können auch unpassende Treffer enthalten. Nutzen Sie die Badges „Exakt", „Vorschlag" und „Manuell", um die Auswahl vor dem Übernehmen zu prüfen.
- Fehlender oder deaktivierter Button: Wird der Verknüpfen-Button nicht angezeigt oder ist er deaktiviert, prüfen Sie die Voraussetzungen (Datenschutz-Managementsystem bzw. vorhandener Lieferant) und Ihre Berechtigung (Datenschutz-Professional bzw. SRM-Expert).
- Spalten einblenden: Blenden Sie die Spalte „Verknüpfter Externer" bzw. „Verknüpfter Lieferant" ein, um bestehende Verknüpfungen direkt in der Übersicht zu sehen.
Beispiele / Anwendungsfälle
- Mehrere Lieferanten auf einmal verknüpfen: Öffnen Sie in der Lieferantenliste das Modal, klicken Sie auf „Vorschläge übernehmen", prüfen Sie die vorgeschlagenen Externen und klicken Sie auf „x Datensätze übernehmen".
- Fehlende Gegenstücke anlegen: Für Lieferanten ohne passenden Externen klicken Sie auf „Rest neu anlegen". HITGuard erstellt neue, bereits verknüpfte Externe und übernimmt deren Stammdaten aus dem Lieferanten.
- Zum Gegenstück navigieren: Blenden Sie die Verknüpfungsspalte ein und klicken Sie auf den verknüpften Namen, um direkt in die Detailansicht des Gegenstücks zu wechseln.
- Daten angleichen: Haben sich die Lieferantendaten geändert, öffnen Sie dessen Detailansicht und übertragen Sie mit „Daten an Externen übertragen" die aktuellen Werte auf den verknüpften Externen.