Berichtsarchiv/de

Hierfinden Sie alle archivierten Berichte des aktuellen Managementsystems. Wenn Sie die Doku-Management Lizenz haben, finden Sie das Berichtsarchiv unter "Doku-Management → Berichtsarchiv", ansonsten unter "Stammdaten → Berichtsarchiv"

Damit Berichte hier gelistet werden, müssen sie beim Erstellen mit der Option "Mit Revisionsinformationen in Archiv generieren" erzeugt worden sein. Dies sorgt dafür, dass der Bericht archiviert und mit Revisionsinformation (also versioniert und mit eigens konfigurierten Deckblattdaten) erstellt wird. Er kann daraufhin über das Berichtsarchiv erneut generiert oder angezeigt werden. Selbst wenn der Datenstand in HITGuard sich ändert, wird der Bericht unverändert bleiben. Die hinterlegte Information kann auch editiert werden, ohne den Bericht gleich neu zu generieren.

Berichtsarchiv Übersicht

Um einen Bericht anzuzeigen, klicken Sie in der Spalte "Bezeichnung" auf den Link (nur möglich, wenn der Bericht bereits generiert wurde und die Bezeichnung blau als Link dargestellt wird). Solange der Bericht nicht zwischenzeitlich überschrieben wurde, zeigt dieser Bericht einen Schnappschuss der Daten, wie sie beim Erstellen des Archiveintrages waren. Mit dem "Download" Button neben der Bezeichnung können Sie den Bericht in der aktuell hinterlegten Version herunterladen.

In der Spalte "Verlinkter Inhalt" können die Daten hinter dem Bericht (z.B. die Schutzbedarfsanalyse oder das Auditprogramm) eingesehen werden. Klicken Sie darauf, springen Sie direkt in das verbundene Element, zB das Risiko. Dann sehen sie immer den aktuellen Stand der Daten, also nicht unbedingt um den Stand, wie er im archivierten Bericht gespeichert ist.

Wenn Sie einen Bericht im Archiv neu generieren, wird die vorherige Version damit überschrieben. Wenn Sie das Bearbeiten, erneut Generieren oder Kopieren eines Archiveintrags verhindern möchten, können Sie den Eintrag auf "gesperrt" setzen.

Archiveintrag und Bericht erstellen/bearbeiten

Bericht herunterladen

Um einen Bericht zu generieren, klicken Sie auf den Rosa Berichts-Button. Dann öffnet Sich ein Modal, in dem Sie die Berichtseinstellungen setzen können. Wenn Sie das auf den jeweiligen Berichtsseiten (zB Risikomanagement > Berichte) tun, erlaubt ihnen das Modal auch einen archivierten Bericht zu generieren. Dazu müssen Sie beim Generieren eines Berichts die Option "Mit Revisionsinformationen in Archiv generieren" wählen. (Siehe unten bei Schritt 1) Um einen Archiveintrag zu bearbeiten, müssen Sie auf den Archiveintrag (aber nicht die blaue Schrift) doppelklicken. Dann öffnet sich das Modal im Schritt 2.

Im Folgenden werden wir die einzelnen Schritte des Modals erklären. Achten Sie darauf, dass nicht bei jedem Bericht all diese Schritte vorhanden sein müssen. Manche Schritte, etwa die E-Mail-Konfiguration, werden hier nicht angezeigt, wenn sie auf der ersten Seite des Modals nicht ausgewählt wurden.

Einstellungen

Schritt 1: Einstellungen

Mit diesem Schritt starten Sie, wenn Sie den Bericht zum ersten Mal generieren.

Dateiformat: Hier kann ausgewählt werden, in welchem Format der Bericht generiert bzw. heruntergeladen werden soll.

Weitere Schritte: Hier können Sie die optionalen Teile des Berichts hinzufügen oder entfernen. Falls sie Diese Einstellungen ändern, denken Sie daran, dass sie erst im Bericht aufscheinen werden, wenn Sie im letzten Schritt "überschreiben" klicken.

• Deckbalttdaten: Erfassen Sie Titelzeilen und involvierte Personen für das Deckblatt
• E-Mail: Bereiten Sie eine E-Mail für andere HITGuard-User vor.
• Management Summary: fügen Sie vor den Berichtsinhalten ein Management Summary ein. Das können Sie manuell oder mithilfe von KI verfassen.

Berichtsarchiv

Schritt 2: Berichtsarchiv

Mit diesem Schritt starten Sie, wenn Sie den Bericht im Archiv überarbeiten.

Bezeichnung: Hier kann die Bezeichnung des Berichts bzw. des Archiveintrags geändert werden.

Anmerkung: Hier kann eine Anmerkung zum Bericht/Archiveintrag hinterlegt werden, die in der Übersicht aufscheint.

Gesperrt: Mit dieser Option können die Daten des Archiveintrags gegen Änderungen gesperrt werden. Entfernen Sie die Sperre, falls Sie den Bericht kopieren, überschreiben oder die Archiveintragsinformation adaptieren möchten.

Deckblatt und Revisionsinformationen

Schritt 3: Deckblatt und Revisionsinformationen

Deckblattdaten: Diese Felder werden am Deckblatt des Berichtes angedruckt und sollten dementsprechend ausgefüllt werden. Die Revisionsnummer, die Datenklassifikation und das Copyright finden sich, sofern hinterlegt, auch in der Fußzeile des jeweiligen Berichts.

Hinweis: Bei der Datenklassifikation stehen Ihnen die in der Risikopolitik definierten Einträge zur Verfügung oder Sie können einen Freitext eingeben.

E-Mail-Konfiguration

Schritt 4: E-Mail-Konfiguration

Empfänger: Hier können die Personen hinterlegt werden, die den generierten Bericht erhalten haben, z.B. per E-Mail oder als physischen Ausdruck. Wird der Bericht direkt aus HITGuard per E-Mail versandt, können hier die Empfänger eingetragen werden (User oder externe Auditoren). Es muss dafür eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Textbaustein: Hier kann der Textbaustein ausgewählt werden, mit dem Betreff und Inhalt des E-Mails vorbefüllt werden. Mehr dazu unter Textbausteine

Übersetzungen einfügen: Wenn diese Option selektiert ist, werden alle hinterlegten Übersetzungen des Textblocks in die E-Mail aufgenommen. Wenn nicht, wird die in den Globalen Einstellungen gesetzte Standardsprache verwendet. Mehr dazu unter Textbausteine

Versendet an kompletten Adressantenkreis: Hier kann markiert werden, ob der Bericht an alle relevanten Personen versendet wurde.

HinweisVersenden können Sie hier nicht. Um die E-Mail zu versenden, müssen Sie zum letzten Schritt weiter gehen.

Schritt 5: Management Summary

Mit KI generieren/Manuelle Eingabe: Hier entscheiden Sie, ob Sie den Text selbst eingeben oder von ihrer angebundenen KI generieren lassen wollen. Mehr zu den Prompts für die KI erfahren Sie hier.

Management Summary (beim ersten Erstellen des Berichts)

Management Summary (bei überarbeitung im Berichtsarchiv)

Schritt 6: Bericht generiern oder überschreiben

Auf der Letzten Seite finden Sie die Buttons mit denen Sie ihre Bearbeitung abschließen.

Button beim ersten Erstellen:

• Generieren: Mit diesem Button generieren Sie den finalen Bericht.
• Wenn Sie die Option E-Mail aktiviert haben, laden Sie hier die Mail-Vorlage herunter, die den Bericht als Anhang enthält.
• Wenn Sie die Option Revisionsinformationen aktiviert haben, speichern Sie mit dem Herunterladen gleichzeitig den Archiveintrg im Berichtsarchiv.

Buttons beim Überarbeiten im Berichtsarchiv:

• Speichern: Speichert ihre Änderungen vorerst, ohne Sie jedoch im Bericht umzusetzen. Der Bericht bleibt unverändert.
• Mail-Button: lädt einen E-Mail-Entwurf mit dem Bericht als Anhang herunter. Wurde ein Textbaustein ausgewählt, bildet dieser die Grundlage für Betreff und Inhalt des E-Mails. Der Entwurf kann per Doppelklick geöffnet und gleich versandt oder vor dem Versand noch weiter bearbeitet werden.
• Bericht überschreiben: Mit diesem Button löschen Sie die alte Version des Berichts und ersetzen Sie durch die neue. Der neue Bericht wird alle Änderungen beinhalten, die Sie in den Einstellungen, bzw. in den Schritten des Modals vorgenommen haben. Außerdem wird er den neuesten Datenstand in HITGuard übernehmen.