Externe

Externe im Kontext des Datenschutzes sind betriebsfremde juristische oder natürliche Personen, also Unternehmen oder Einzelpersonen, die personenbezogene Daten von Ihrem Unternehmen erhalten bzw. an Ihr Unternehmen übermitteln. Die Verwaltung der Externen ist für die Einhaltung der DSGVO grundlegend. Als Unternehmen müssen Sie Auskunft darüber geben können, von welchen Externen Sie personenbezogene Daten erhalten haben oder an welche Externen Sie solche übermitteln. In der Verarbeitungstätigkeit geben Sie an, welche Daten welcher Externe von Ihnen erhält bzw. welche Daten Sie von welchen Externen erhalten, wodurch der Auskunftspflicht nachgekommen werden kann.

Als Datenschutz-Experte oder Professional sehen Sie unter "Datenschutz → Externe" alle im Datenschutzmanagementsystem angelegten externen Unternehmen und Personen.

Hier können Sie ebenso neue Externe erfassen oder bereits erstellte bearbeiten.

Übersicht der Externen

Externe erstellen/bearbeiten

Um einen Externen zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht auf den "Plus" Button.

Um einen Externen zu bearbeiten, doppelklicken Sie die Bezeichnung in der Übersicht.

Externen erstellen/bearbeiten

Achtung!: Einmal erstellt können Externe nicht mehr gelöscht werden. Sie können nur mehr von aktiv auf deaktiviert umgestellt werden.

Kürzel und Bezeichnung:

• Kürzel: interne Abkürzung des Externen.
• Bezeichnung: z.B. Name des Unternehmens oder der Person, das/die personenbezogene Daten erhält.

Beschreibung: Hier erklären Sie, welche Funktion der Externe erfüllt.

Branche: Jene Branche, in der der Externe tätig ist.

Ist VT-Verantwortlich: Muss aktiviert werden, damit der Externe in der Auswahl für VT-Verantwortliche in einer Verarbeitungstätigkeit angezeigt wird.

Empfänger nicht in EU: Ist der Empfänger nicht in der EU sesshaft, muss dies gekennzeichnet werden. Zusätzlich müssen auch geeignete Garantien für diesen Fall angegeben werden, damit diese Externen der Datenschutz-Grundverordnung konform personenbezogene Daten erhalten dürfen.

Empfänger ist Auftragsverarbeiter: „Auftragsverarbeiter“ kann eine natürliche oder juristische Person sein, eine Behörde, Einrichtung oder andere Stellen, die personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet. Im Zuge dessen müssen Sie Auskunft über den Umfang dieser Verarbeitung geben und Dokumente wie Verträge und Vereinbarungen mit dem Verarbeiter hochladen. Ob es zu einem Externen Dokumente gibt, kann in der Übersicht optional angezeigt werden.

Zweck und Rechtsgrundlage: Übermittlungen an bestimmte Kategorien von Empfängern basieren oftmals auf einem vorab bestimmbaren Zweck und einer Rechtsgrundlage zur Übermittlung an diese Kategorie von Empfängern. Erfassen Sie hier standardisiert Zweck und Rechtsgrundlage für die Übermittlung, um die Information in Verarbeitungstätigkeiten automatisch zu übernehmen. Dieser Zweck und diese Rechtsgrundlage können nachträglich in einzelnen Verarbeitungstätigkeiten manuell angepasst werden.

Anschrift: Die Anschrift des Externen.

Kontakt: Kontaktdaten des Externen.

Ansprechperson: Die Ansprechperson beim Externen.