Workflow VT
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Was ist eine Verarbeitungstätigkeit?
Eine gesetzliche Definition des Begriffs findet sich in Art. 4 der DSGVO, dort wird der Begriff „Verarbeitung“ wie folgt definiert:
- jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. D.h. jeder Vorgang oder Prozess, der in irgendeiner Form personenbezogene Daten verarbeitet, egal ob sie nur gespeichert oder für Auswertungen verwendet werden, ist eine Verarbeitungstätigkeit.
In HITGuard können VTs zu Registern zusammengefasst werden.
Wie wird eine VT erstellt?
Practitioner können neue VTs unter Meine Aufgaben > VTs erstellen und diese zu Prüfung und Freigabe den Experts und Professionals zukommen lassen. Experts und Professionals können neue Verarbeitungstätigkeiten frei erstellen.
Wie wird eine VT bearbeitet/überprüft?
Experts und Professionals können VTs selbst bearbeiten oder sie einem Sachbearbeiter zur Bearbeitung zuschicken, der dann alles ausfüllt. Jedenfalls muss die VT von einem Expert oder Professional geprüft und freigegeben werden.
Wie funktioniert die Aktualisierung bei VTs?
Practitioner können unter Meine Aufgaben > VTs eine neue Version einer Verarbeitungstätigkeit erstellen und diese zu Prüfung und Freigabe den Experts und Professionals zukommen lassen. Experts und Professionals können neue Versionen von Verarbeitungstätigkeiten frei erstellen und sie dem Sachbearbeiter zur Bearbeitung überschicken oder sie selbst bearbeiten, prüfen und freigeben.
Wer bekommt wann ein E-Mail?
Sachbearbeiter:
- Bekommt ein E-Mail, wenn die Bearbeitung einer VT angefordert wird.
- Bekommt ein E-Mail, wenn die Bearbeitung nicht mehr nötig ist (z.B. VT wird zwischenzeitlich abgeschlossen).
- Bekommt ein E-Mail, wenn die Beantwortung überarbeitet werden soll.
Weiterführende Links
Mehr zum Erfassen von Verarbeitungstätigkeiten finden Sie hier.
Mehr zur Arbeit mit VTs für Practitioner finden Sie hier.