Welche ersten Schritte sollte ich zum Arbeiten mit dem Auditmanagement setzen?

Wenn Sie ein Managementsystem aufgesetzt haben, können Sie mit folgenden Schritten die Arbeit mit dem Auditmanagement Modul starten.

Beschaffen Sie die Lizenz für das Auditmanagement Add-on, wenden Sie sich dafür gerne an office@togethersecure.at.
Aktivieren Sie mit der Checkbox unter Administration > Managementsysteme das Auditmanagement Add-on.
Vergeben Sie unter Administration > Benutzerrollen die Rolle Experte, Professional und/oder Beobachter für "AM".

Auditinformationen zu Organisationseinheiten

Unter Administration > Organisationseinheiten können Sie für jede Organisationseinheit Auditinformationen hinterlegen. Öffnen Sie dazu die Organisationseinheit mit Doppelklick und wechseln Sie in den letzten Reiter "Auditinformation". Halten Sie hier die Mitarbeiterzahl der jeweiligen Organisationseinheit sowie ihren lokalen Managementbeauftragten fest. Dies muss nicht zwingend die gleiche Person sein wie der Verantwortliche. Entscheiden Sie hier, ob die Organisationseinheit in jedem Auditprogramm zur Auditierung vorgeschlagen werden soll. Dies wirkt sich auf die Verfügbarkeit der Organisationseinheit bei der Planung im Auditkalender aus. Zuletzt können Sie hier mit dem "Plus" Button etwaige Zertifizierungen der Organisationseinheit festhalten. Diese Daten sind rein informativer Natur.

Auditmanagement Einstellungen

Unter Auditmanagement > Einstellungen können Sie das Auditmanagementmodul für das aktuelle Managementsystem konfigurieren. Der hier hinterlegte zentrale Managementbeauftragte wird bei neu erstellten Auditprogrammen automatisch als Ersteller vorbesetzt.

Feststellungsart bei Überprüfungen aktivieren

Durch das Aktivieren dieser Option werden bei den Prüffragen zusätzlich zur Beurteilung auch Feststellungsarten erfassbar.

internes Audit vor externem Audit erforderlich

Durch das Aktivieren dieser Option werden externe Audits gekennzeichnet, für die keine vorbereitenden internen Audits geplant sind.

Funktionszuteilung bei Überprüfungen aktivieren

Durch das Aktivieren dieser Option werden in den Überprüfungsdetails auch die Funktionen erfassbar.

Externe Auditoren

Erstellen und verwalten Sie hier die externen Auditoren für alle Managementsysteme, die das Auditmanagementmodul aktiviert haben. Dies sind die Auditoren, die externe Audits als Lead-Auditoren durchführen. Da sie keinen Zugang zu HITGuard haben, brauchen Sie in Überprüfungen die Begleitung eines internen Auditors mit HITGuard Zugang.

Auditcluster

Erstellen und verwalten Sie hier die Auditcluster für das aktuelle Managementsystem. Ein Auditcluster dient zum Gruppieren von Standorten (Organisationseinheiten), die z.B. regional nahe beieinander liegen oder der gleichen Sparte angehören. Im Zuge von Audits werden normalerweise mehrere Standorte auditiert. Auditcluster ermöglichen es, diese Standorte zusammenzufassen.

Funktionen

Wenn Sie unter Auditmanagement > Einstellungen die Funktionszuteilung für Überprüfung aktiviert haben, kiönnen Sie hier die Funktionen für das aktuelle Managementsystem erstellen und verwalten. Anhand von Funktionen kann der Kontext einer Überprüfung optional noch genauer definiert werden. Zusätzlich zum Interviewpartner kann eine Funktion angegeben werden, wenn Prüfobjekte unter einem aufgabenspezifischen Gesichtspunkt betrachtet werden. Ein Beispiel wäre die Befragung eines Interviewpartners spezifisch in deren Rolle als Teamleiter oder Risk Owner.

Themensammlungen

Unter Auditmanagement > Einstellungen können Sie im Reiter "Themensammlungen" die Themensammlungen für das aktuelle Managementsystem erstellen und verwalten. Eine Themensammlung ist eine Sammlung von Prüfobjekten (Themen) einer oder mehrerer Wissensdatenbanken, die in Überprüfungen oder Audits oftmals gemeinsam abgefragt werden und deshalb leichter hinzufügbar sein sollen.