Auditkalender

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Auf der Seite "Auditmanagement → Auditkalender" wird ein Kalender angezeigt, der Information zu allen Audits liefert. Es werden also alle Audits aus allen Auditprogrammen angezeigt.

Mit den Radio Buttons links kann eingestellt werden, ob Audits oder Audittermine angezeigt werden sollen. Anhand der Checkboxen kann ausgewählt werden, welche Art von Terminen im Kalender angezeigt werden.

Die Audits/Audittermine werden in der Farbe, die im Audit hinterlegt ist, dargestellt.

Beim Kalender kann links oben der angezeigte Zeitraum gewählt werden. Die Größe des angezeigten Zeitraumes (Tag, Woche, Zeitstrahl Woche, Monat, Quartal, Jahr oder eine Agenda aller Termine) kann über das Dropdown rechts oben neben dem Suchfeld geändert werden.

Der "Heute" Button zeigt je nach ausgewähltem Zeitraum entweder die Tagesansicht oder hebt den Tag hervor (Wochenansichten).

Durch Doppelklick auf ein Audit oder einen Audittermin öffnet sich die Detailseite des Audits bzw. der Überprüfung zum Termin.

Suche

Im Suchfeld kann nach bestimmten Audits oder Auditterminen gesucht werden.

Alle Treffer der Suche werden in einer Liste dargestellt. Durch Doppelklick auf ein Ergebnis öffnet sich der Termin.

Zusätzlich lässt sich die Suche durch das Setzen von Filtern verfeinern. Es kann nach Auditprogrammen und Audits, Auditoren und Co-Auditoren sowie nach der Organisationseinheit gefiltert werden. Bei den Organisationseinheiten werden außerdem zusätzliche Informationen wie Auditcluster und Typ angezeigt.

Einstellungen zurücksetzen

Mit diesem Button können die Einstellungen des Kalenders folgendermaßen zurückgesetzt werden:

Ansicht: Monat
Typ: Audit (außer im Terminkalender des Audits, wo der Typ nicht wählbar ist)
Terminarten: alle außer Überprüfungen ohne Audits
Startdatum: heute (in den Terminkalendern des Auditprogramms und Audits: erster enthaltener Termin)

Status von Audits und Auditterminen

Im Kalender werden die Audits und Audittermine je nach Status entsprechend gekennzeichnet:

Element	Status
Überprüfungen (3 Kreise)	Entwurf (1/3) In Bearbeitung (2/3) Geschlossen (3/3)
Self Assessment Überprüfungen (4 Kreise)	Entwurf (1/4) In Bearbeitung (1/4) Angefordert (2/4) Beantwortet (3/4) Geschlossen (4/4)
Audits (5 Kreise)	Entwurf (1/5) Entwurf (Verzögert) (1/5, orange) Geplant (2/5) In Durchführung (3/5) In Nachbearbeitung (4/5) Abgeschlossen (5/5) Maßnahmenabwicklung (5/5) Abgebrochen (5/5, rot)

Zusätzlich kann ein Audit/Termin mit einem Dreieck mit Rufzeichen gekennzeichnet sein. Dies kann folgende Ursachen haben:

Externes Audit ohne internes Vorbereitungsaudit (Nur bei aktivierter Einstellung)
Termin/Audit liegt zeitlich (Beginn/Enddatum) nicht im Rahmen des Audits/Auditprogrammes

Durch einfachen Klick auf ein Audit/einen Audittermin wird zusätzliche Information dazu angezeigt. Der Klick auf den Editierbutton (Stift rechts oben) öffnet das jeweilige Audit bzw. den Audittermin. Wenn das Audit oder der Termin mit einem Dreieck mit Rufzeichen gekennzeichnet ist, findet sich hier auch der Grund dafür.

Blocker und Audits erstellen

Um diese Planungsoptionen zu bekommen, muss die Ansicht auf "Audits" stehen und nicht "Audittermine".

Im ersten Schritt (optional) können Blocker erstellt werden. Damit können Termine freigehalten werden, wenn noch keine genaueren Informationen zum Audit zur Verfügung stehen. Sobald genauere Details zum Audit bekannt sind, kann ein Blocker in ein Audit umgewandelt werden.

Um einen "Blocker" zu erstellen, muss in einen leeren Bereich ein Rechtsklick gemacht werden und auf die Option "Blocker erstellen" geklickt werden.

Es kann auch ein Bereich markiert werden und mittels Rechtsklick zu einem "Blocker" gemacht werden. Dadurch werden die Grenzen des markierten Bereichs als Beginn- und Enddatum verwendet.

Ist der Blocker einem Auditprogramm zugewiesen, dann kann der Blocker mit Stammdaten des Auditprogramms (Start- und Enddatum, Parteilichkeit) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Auditprogramm klicken.

Die Umwandlung in ein Audit im zweiten Schritt dient zum Fixieren der Blocker durch das Erstellen von Audits.

Um dies durchzuführen, muss auf einen "Blocker" ein Rechtsklick gemacht werden und auf die Option "In Audit umwandeln" geklickt werden oder in einem leeren Bereich doppelgeklickt werden (Linksklick).

Ist das geplante Audit einem Auditprogramm zugewiesen, dann kann das Audit mit Stammdaten des Auditprogramms (Start- und Enddatum, Organisationseinheit, Parteilichkeit, Schwerpunkte) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Auditprogramm klicken.

Die Auswahl der Organisationseinheit für das Audit kann zusätzlich zur Tabelle nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OrgEh in den letzten x Jahren nicht auditiert.
- Das x kann frei eingesetzt werden. Dadurch werden alle OrgEhs, die in den letzten x Jahren auditiert wurden, ausgegraut dargestellt.
- Eine OrgEh ist selektierbar, wenn das Startdatum und das Enddatum ihres letzten Audits nicht zwischen dem Startdatum des aktuell geplanten Audits und dem Datum x Jahre vor dem Startdatum des aktuell geplanten Audits liegt.
- Beispiel: Die HR wurde das letzte Mal von 20.-21.10.2024 auditiert. Ich möchte sie im Oktober 2025 wieder auditieren, der Filter ist dabei auf 2 Jahre gesetzt. Weil die HR eben zwischen Oktober 2023 und Oktober 2025 auditiert wurde, ist sie nicht selektierbar.
Vorschlag diese OrgEh in jedem Auditprogramm zu auditieren.
- Beim Erstellen eines Audits wird diese Organisationseinheit immer für Audits vorgeschlagen, wenn sie im jeweiligen Auditprogramm noch nicht eingeplant wurde. Dafür muss das Audit einem Auditprogramm zugewiesen sein.
- Eine OrgEh ist selektierbar, wenn sie in den Auditinformationen das Häkchen gesetzt hat (unter Administration > OrgEhs) und im aktuell zugewiesenen Auditprogramm noch nicht verwendet wurde.
- Beispiel: Die HR hat in ihren Auditinformationen das Häkchen gesetzt. Beim Planen meines Auditprogramms möchte ich sicherstellen, keine wichtigen OrgEhs zu vergessen. Als ich das erste Audit anlege, ist die HR selektierbar. Ich wähle für das erste Audit die HR. Ab jetzt ist die HR nicht mehr selektierbar, weil die Bedingung, sie für jedes AP zu verwenden, bereits erfüllt ist.

Hinweis: Die Option, eine OrgEh für jedes Auditprogramm vorzuschlagen, übertrumpft die Einschränkung, OrgEhs anzuzeigen, die in einem gewissen Zeitraum nicht auditiert worden. Das heißt OrgEhs, die in jedem Auditprogramm vorgeschlagen werden sollen, sind nicht ausgegraut, egal wann sie zuletzt auditiert wurden.

Hinweis: Die Datenbasis für die Filterung sind alle Audits des Managementsystems.

Wird eine OrgEh kursiv dargestellt, dann ist sie nicht mehr aktiv. Mehr darüber ist unter Organisationseinheiten zu finden.

Terminart auswählen mit Rechtsklick oder im Fenster

Audittermine erstellen

Wenn die Ansicht auf "Audittermine" und nicht "Audits" eingestellt ist, können im Kalender Überprüfungen und Sonstige Termine angelegt werden.

Mit Rechtsklick auf ein leeres Feld kann aus dem Kalender heraus eine Überprüfung oder ein Sonstiger Termin für das Audit angelegt werden. Es kann auch ein Bereich markiert werden und mittels Rechtsklick zu einer Überprüfung oder einem Sonstigen Termin gemacht werden. Dadurch werden die Grenzen des markierten Bereichs als Beginn- und Enddatum verwendet.

Sonstige Termine dienen dazu, beispielsweise An- und Abreise zu Überprüfungen oder auch Kick-off Workshop und Ähnliches im Kalender zu planen. Die Termine müssen einem Audit zugewiesen sein, beinhalten aber sonst weniger Information als Überprüfungen.

Wichtig: Der Betreff und die Beschreibung des Termins werden im Auditbericht in der Agenda angedruckt!

Geplante Überprüfungen müssen einem Audit zugewiesen werden und die Überprüfung kann mit Stammdaten des Audits (Start- und Enddatum, Organisationseinheit, Lead-Auditor, Co-Auditoren/Begleitung, Verantwortliche) vorbesetzt werden. Bei der Erstellung im Kalender wird das gewählte Datum dabei nicht durch die Vorbesetzung überschrieben. Zum Vorbesetzen einfach auf den Button neben dem Audit klicken.

Mit der Terminart kann ausgewählt werden ob es sich bei der Überprüfung um eine Schutzbedarfsanalyse (SBA), Abweichungsanalyse (AA) oder ein Prüfergebnis (PE) handelt. Wenn man diese Auswahl bereits direkt im Kalender getroffen hat, wird sie im Fenster nicht nochmals angeboten.

Hinweis: Überprüfungen, die noch keinem Audit zugewiesen sind, werden im Kalender angezeigt, wenn die entsprechende Checkbox "Überprüfungen ohne Audit" selektiert ist. Sie sind farblos dargestellt.

Überprüfung kopieren

Duplikat erstellen

Es kann auf Knopfdruck eine Kopie einer Überprüfung erstellt werden. Für diese wird die Struktur der Prüfobjekte aus dem Original übernommen, aber nicht die Antworten oder etwaige verknüpfte Elemente (Maßnahmen, Kontrollen,...). Kopien werden mit "- Kopie" in der Bezeichnung im Status Entwurf erstellt. Das Original kann sich dafür in jedem beliebigen Status befinden.

Neubewertung erstellen

Es kann auf Knopfdruck eine Neubewertung einer Überprüfung erstellt werden. Für diese wird nicht nur die Struktur der Prüfobjekte aus dem Original übernommen, sondern man kann entscheiden ob man auch die Antworten mit übernehmen möchte. Neubewertungen werden mit "- Neubewertung" in der Bezeichnung im Status Entwurf erstellt. Das Original muss sich dafür im Status "Geschlossen" befinden.

Export von Terminen und Besprechungen

Einträge aus allen Kalendern im Modul Auditmanagement (direkt unter Auditplanung, innerhalb des Audits und innerhalb des Auditprogramms) können über die drei Punkte im Tooltip als Termin oder Besprechung heruntergeladen werden. Man hat ebenfalls die Möglichkeit, alle zu einem Audit gehörigen Termine bzw. Besprechungen auf einmal herunterzuladen. Der jeweilige Button lädt eine .ics Datei herunter, die mit Doppelklick geöffnet werden kann.

Wird ein Kalendereintrag als Termin heruntergeladen, enthält dieser die Bezeichnung als Titel, die Beginn- und Endzeit, den Ort (sofern eine Organisationseinheit hinterlegt ist), sowie die Beschreibung. Der Termin kann im Kalender gespeichert und von dort aus auch an andere verteilt werden. Wird ein Kalendereintrag als Besprechung heruntergeladen, enthält diese zusätzlich auch die Teilnehmer, sofern bei den jeweiligen Benutzern und/oder externen Auditoren eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Besprechung kann im Kalender gespeichert und sofort an die vorbesetzten Teilnehmer verteilt werden.

Die folgende Information wird je Terminart mit dem .ics exportiert, sofern sie hinterlegt ist:

Element	Inhalt im .ics
Audit	Titel: Bezeichnung + [extern] + / Sparte Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Ort: OrgEh oder Adresse Textkörper: Beschreibung + Schwerpunkte + Anmerkungen
Blocker	Titel: [BLOCKER] + Bezeichnung + [extern] Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Textkörper: Beschreibung
Überprüfungen	Titel: Bezeichnung + / Funktion Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Ort: OrgEh oder Adresse Textkörper: Beschreibung + Anmerkungen
Sonstiger Termin	Titel: Bezeichnung Zeit: Beginn- und Enddatum inkl Uhrzeit Textkörper: Beschreibung