Aktuelle Maßnahmen

Experten und Professionals sehen unter "Maßnahmen → Aktuelle Maßnahmen" alle Maßnahmen des aktiven Managementsystems welche im aktuellen Analysezeitraum angelegt wurden.

Ampel:

Die Ampeln, welche links neben den Maßnahmen angezeigt werden, geben Auskunft über den Status einer Maßnahme in Bezug auf ihre Frist und Analysezeiträume.

Bedeutung der Symbole:

Häkchen: Die Maßnahme wurde fertiggestellt.
Plus: Die Maßnahme wurde im aktuellen Analysezeitraum hinzugefügt.
Kreis: Die Maßnahme wurde in einem älteren Analysezeitraum hinzugefügt.

Bedeutung der Farben:

Grün: Die Maßnahme liegt innerhalb der Frist.
Orange: Die Maßnahme ist einen Analysezeitraum über der Frist.
Rot: Die Maßnahme ist mehrere Analysezeitraum über der Frist.

Maßnahmen anlegen / bearbeiten

Beim Anlegen einer Maßnahme ist darauf zu achten, dass auch das richtige Managementsystem ausgewählt ist, da Maßnahmen nur für das aktive Managementsystem angelegt werden.

Um eine neue Maßnahme anzulegen, müssen Sie auf den "Plus-Button" klicken.

Zum Bearbeiten einer existierenden Maßnahme müssen Sie auf die gewünschte Maßnahme doppelklicken.

Im nachfolgenden Abschnitt werden die einzelnen Punkte einer Maßnahme beschrieben.

OrgEh:

Hier tragen Sie die Organisationseinheit ein, in welcher die Maßnahme umzusetzen ist.

Status:

Geplant: Die Maßnahme wurde noch nicht freigegeben. (z.b. Budget mäßig oder durch ein Audit) Da noch nicht sicher ist ob sie umgesetzt wird, taucht sie auch nicht unter "Meine Aufgaben" des Verantwortlichen auf.
Offen: Die Maßnahme wurde noch nicht zu 100% umgesetzt.
Ausgesetzt: Die Maßnahme wird bis auf Weiteres ausgesetzt.
Erledigt: Die Maßnahme wurde durchgeführt und überprüft.

ID:

Das Kürzel unter welchem die Maßnahme zu finden ist. (z.b Orgeh + laufende Nummer Per_001)

Thema:

Hier sollten Sie kurz und bündig beschreiben, mit welcher Thematik sich die Maßnahme beschäftigt.

Beschreibung:

Bei der Beschreibung sollten Sie die Maßnahme beschreiben bzw. erklären welche Schritte zur Umsetzung nötig sind.

Erkannt am Ereignis:

Hier sollten Sie eintragen durch welches Ereignis Sie eine Maßnahme für nötig befunden haben. Zum Beispiel im Rahmen einer Besprechung.

Plankosten / Istkosten:

Hier wird eingetragen, mit welche Kosten bei der Umsetzung der Maßnahme zu rechnen ist.

Erkannt am:

Hier tragen Sie ein, wann die Notwendigkeit dieser Maßnahme erkannt wurde.

Verantwortlicher:

Hier tragen Sie die Person ein, welche für die Umsetzung der Maßnahme zuständig ist.

Norm-Mapping:

Hier können Sie die Maßnahme auf eine Norm mappen. Im Normalfall wird dieses Feld aber befüllt, weil die Maßnahme aus einer Wissensdatenbank Vorlage ausgewählt wurde.(blauer Button neben ID Feld)

Anhänge:

Hier können Sie Dateien hochladen, welche für die Umsetzung der Maßnahme benötigt werden.

Optionale Maßnahmeneigenschaften:

Alle anderen Optionen sind optional und von einem Experten für das jeweilige Managementsystem zu konfigurieren. (siehe Managementsystem → Optionale Maßnahmeneigenschaften)

Verknüpfungen

Wird eine Maßnahme z.b. einem Risiko oder einer Verarbeitungstätigkeit zugeordnet, so wird diese verknüpfung in diesem Reiter angezeigt.

Wichtig: Dieser Reiter wird nur gezeigt, wenn die Maßnahme mit Entitäten Verknüpft ist.

Durch Klicken auf den Blauen Link wird die jeweilige Entität geöffnet.

Hinweis: Wird die Entität nicht Blau dargestellt, dann fehlt Ihnen die Berechtigung diese einzusehen, bzw. ist sie in einem anderen Managementsystem.

Fortschrittsmeldungen

Scrollen Sie in der Bearbeitungsmaske einer Maßnahme nach unten, so werden alle angeforderten Fortschrittsmeldungen angezeigt. (siehe Fortschrittsmeldung anfordern)

Als Experte können Sie hier auch die letzte Fortschrittsmeldung bearbeiten.

Es gibt folgende Situationen in denen es Sinn macht, eine Fortschrittsmeldung zu bearbeiten:

Es ist die Fortschrittsmeldung abzuschließen, weil nicht fristgerecht eine Antwort gegeben wurde.
Es ist die Fortschrittsmeldung abzuschließen, weil man sich nicht einig wurde und Sie nun entscheiden, wie die Bewertung der Maßnahme sein soll.
Die Fortschrittsmeldung wurde bereits akzeptiert, soll nun aber nochmals ergänzt werden (z.B. es wurde noch eine Evidenz nachgesendet)

Der Verantwortliche und ggf. Sachbearbeiter werden per E-Mail informiert, dass die Fortschrittsmeldung im "Bearbeitungsmodus für autorisierte" bearbeitet wurde.

Die Fortschrittsmeldung wird dadurch auf den Status "Beantwortet" gesetzt und muss erneut akzeptiert werden.