Audit erstellen

Um ein Audit zu erstellen müssen Sie zuerst zu der Maske "Audit erstellen" navigieren.
Dafür:

über das Menü zu Auditverwaltung navigieren. ("Risikomanagement→ Auditverwaltung")
anschließend sehen Sie bereits, wie im unten gezeigten Screenshot zu sehen ist, die Auflistung der Audits.
nun müssen Sie nur noch den Button "Audit erstellen" klicken.

Audit erstellen

Haben Sie die Maske erfolgreich geöffnet, müssen Sie diese ausfüllen und speichern um ein neues Audit zu erstellen.

Organisationseinheit:

Hier muss die Organisationseinheit eingetragen werden, bei der das geplante Audit anfällt.

Status:

Der Status eines Audits sollte zur Erstellung auf "Entwurf" stehen und erst auf "in Durchführung" gestellt werden, wenn das Audit auch wirklich begonnen hat.

Kürzel und Bezeichnung:

Beim Kürzel tragen Sie ein, wie das Audit abgekürzt wird.
Bei der Bezeichnung muss eingetragen werden, wie das Audit heißen soll.

Beschreibung:

Hier sollten Sie eintragen, welchen Zweck das Audit hat.

Hauptprüfer und weitere Prüfer:

Der Hauptprüfer ist für die Durchführung des Audits zuständig.
Die weiteren Prüfer sind während des Interviews mit dem Hauptprüfer anwesend, müssen aber nicht unbedingt Einfluss auf ein Interview haben.

Verantwortliche:

Die hier eingetragenen Personen werden bei der Durchführung der Audits befragt.

Beginn und Enddatum:

Hier muss eingetragen werden wann das Audit beginnt.
Ein Audit muss ein Beginndatum, aber kein Enddatum haben.

Typ:

Hier wählen Sie aus ob dieses Audit eine Erstbewertung oder eine Neubewertung ist.

Externes Audit:

Handelt es sich bei diesem Audit um ein externes, dann wählen Sie das hier aus.

Auditprogramm:

Ist dieses Audit teil eines Auditprogramms, dann wählen Sie dieses Programm hier aus.

Zugeordnete Überprüfungen

Hier werden alle Überprüfungen zu einem Audit angezeigt. Dabei ist egal, ob diese Entwürfe in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.

Weiters ist es hier möglich neue Überprüfungen/Analysen für ein Audit zu erstellen. Es besteht ebenso die Möglichkeit dem Audit schon existierende Überprüfungen/Analysen zuzuordnen.

Für das Anlegen/Zuordnen einer neuen Überprüfung/Abweichungsanalyse auf den jeweiligen Button klicken. Dabei müssen Sie nur beachten, dass Überprüfungen nur geplant bzw. hinzugefügt werden können, wenn der Status nicht abgeschlossen ist. Für bereits abgeschlossene Audits müssen Sie zuerst den Status auf "in Nachbearbeitung" stellen. Wie Überprüfungen angelegt werden, finden sie unter Überprüfungen.

Maske zum zuordnen von existierende Überprüfungen

Terminkalender

Im Tab Terminkalender eines Audits, können alle geplannten oder bereits durchgeführten Termine betrachtet werden, sowie weitere Termine zum Audit erfasst werden. (z.b Kickoff Meetings, Pausen,...)

Es ist nicht möglich hier die Termine der Überprüfungen zu ändern.

Im Reiter Agenda, finden sich alle Termine des Audits in der ausgewählten Woche.

Durch Doppelklicken in den Reitern Arbeitswoche, Tag oder Monat, können neue Termine erfasst oder bestehende bearbeitet werden.

Wichtig: Der Betreff und die Beschreibung des Termin werden im Auditbericht angegedrückt!