Using workflow plans

Workflow plans are available for three elements (protection needs analyses, vulnerability/GAP analyses and risks & opportunities). You can send each of these three elements to a Practitioner via workflow. With workflow plans, you can plan and automate these workflows for the future.

The automatic workflow plans for protection needs and vulnerability/GAP analyses are about the reassessment of already documented results. HITGuard therefore automatically creates new reviews and sends them as a self-assessment to the interview partners. The interview partners, to whom HITGuard sends the request by e-mail, then have the option of editing the contents of the reassessment. In this way, they can, for example, schedule an annual reassessment of the previously collected information.

With the automatic workflow plans for risks, you can run not only reassessments but also the initial assessment through the automated workflow plan. For risks, HITGuard does not create any new elements, but keeps a detailed record of all changes. Here too, you can reassess on a regular cycle, whereby HITGuard will prompt the users in the "Advisor" field to revise the contents.

In this article, we will address the three variants separately. First, however, we will discuss general points of the workflow plan.

Basic properties of workflow plans

Creating a workflow plan

By clicking the purple button in the control bar above the grid, you open a list of all created workflow plans. With the "Plus" button you can then create a new workflow plan, or you can open an existing workflow plan by double-clicking.
With the "Copy" button, an existing workflow plan can be copied, whereby the contents of the settings of the workflow plan are copied, but not the already executed workflows or the linked reviews.

Tab 1: Master data of the workflow plan

Status:

Only active workflow plans actually send out new elements for assessment.
By default, workflow plans are active when created. You can also suspend or deactivate them with this selection field.
One-time workflows are automatically moved from the Active status to the Deactivated status after they have been executed.

Name & Description:

Enter the purpose of the workflow plan here so that you can understand its intention later on.

Responsible User:

The responsible user is tasked with preparing the workflow plan, not with responding to the workflows.
The responsible user is informed by e-mail one week before the workflow is triggered. If there are problems or conflicts at this point (see below), these are described in the e-mail and can therefore be resolved in good time.
The responsible user is also informed when the workflow is triggered about which reviews were sent out successfully and whether there were any problems or conflicts that prevented further reviews from being sent out.

Notify management system responsible persons:

If this checkbox is set, in addition to the responsible person for the workflow plan, the responsible persons for the management system are also informed by e-mail about the upcoming or executed workflow.

Next execution:

Specify here when the workflow plan should be triggered next. At this point, the reassessments/risks are then sent to the interview partners/Advisors based on the linked elements.

Wiederkehrender Workflow:

Wenn der Workflowplan regelmäßig auslösen soll, können Sie dies hier einstellen.
Nach dem Auslösen wird HITGuard das Datum erneuern und die Zeitspanne die sie hier definiert haben zum alten Datum hinzurechnen.

Tab 2: Elemente hinzufügen

Der zweite Tab heißt je nach Variante "Schutzbedarfsanalysen", "Überprüfungen" oder "Risiken & Chancen". In den drei Screenshots rechts sehen Sie, dass die drei Seiten als Grid aufgebaut sind. Im Folgenden gehen wir auf die allgemeinen Grundfunktionen ein, die alle Workflowpläne teilen.

Link-Button

Rechts über dem Grid können Sie die ursprünglichen Elemente anhängen, die der Workflowplan neubewerten soll.

Grid-Übersicht über das Element

Hier sehen Sie den Titel des Elements sowie einige Zusatzinformationen, die die Analysen oder Risiken näher definieren. Mit der Spaltenauswal können Sie diese Eigenschaften auch ausblenden.
Die Titel der Elemente funktionieren als Link. Mit einem Klick auf den blauen Text können Sie direkt in die Analyse bzw. das Risiko springen.
Achtung: Hier sehen sie jeweils die neueste Version/Neubewertung der Analysen. Wenn der Workflow gerade ausgelöst hat, gelangen Sie über den Link nicht mehr zur ursprünglchen Analyse, sondern zur Neubewertung, die bereits automatisch erstellt wurde.

Warnungen & Konflikte

Im Grid weist HITGuard Sie auf mögliche Konflikte der Workflowpläne hin. DIe Spalte Konflikte weist Sie auf den Ursprung des Konfliktes hin. Details zum Konflikt finden sich auch im Tooltip, wenn man mit der Maus über dem Dreieck hovert.
Gelbe Warndreiecke: Ist das Risiko oder die Analyse selbst nicht bereit für eine Neubewertung, wird dies mit einem gelben Warndreieck dargestellt. Meistens leigt dies daran, dass die Schwachstellen- oder Schutzbedarfsanalyse noch nicht abgeschlossen ist, oder dass das Risiko schon im Bewertungsworkflow ist. Auch wenn der Workflow gerade ausgelöst wurde, werden hier auch gelbe Warndreiecke gezeigt.
Rote Warndreiecke: Besteht ein Konflikt mit einem anderen Element, wird dies mit einem roten Warndreieck dargestellt. Der Konflikt kann in demselben oder einem anderen Managementsystem kommen (zB Neubewertungen von Schutzbedarfsananalysen in einem anderen Managementsystem).

Status: Aktiv/Pausiert

Dieser Status gibt an, ob das Element mit dem Workflowplan auslösen wird. Aktive Elemente lösen mit dem Datum des Workflowplans aus, Pausierte setzen einen Zyklus aus. Sie steuern den Status mit dem Play/Pause Button auf der rechten Seite des Grids. Im zweiten Screenshot sehen sie eine pausierte Überprüfung.

Play/Pause Button

Mit diesem Button steuern Sie den Status Aktiv/Pausiert des einzelnen Elements.

Entlinken-Button

Hiermit wird die Überprüfung dauerhaft aus dem Workflowplan entfernt.

Neubewerten-Button

Mit diesem Button können Sie den Workflowplan manuell umgehen und eine Neubewertung manuell anlegen. So können Sie zB eine Schutzbedarfsanalyse pausieren und dann eine Neubewertung manuell durchführen. HITGuard wird das mitverfolgen, also wird später ihre manuelle Neubewertung hier in der Übersicht zu sehen sein. Wenn Sie die manuelle Neubewertung rechtzeitig abschließen, kann HITGuard Sie als Vorlage für den nächsten Zyklus verwenden.

Tab 3: Durchgeführte Workflows

Diese Seite bietet ihnen einen Überblick über die historischen Zyklen des Workflowplans. Bei Schutzbedarfs- und Schwachstellenanalysen können Sie jeweils die Neubewertungen und die vorhergehenden Analysen, die als Vorlage gedient haben nachvollziehen.

Workflowpläne für Schutzbedarfsanalysen & Schwachstellenanalysen

Workflowpläne für Analysen funktionieren mit Neubewertungen. Wenn der Workflowplan auslöst, wird eine Neue Schutzbedarfs- bzw. Schwachstellenanalyse erstellt, die auf der Vorlage der alten basiert. die ursprüngliche Analyse bleibt unangetastet und schreibgeschützt im System. Mehr zu Neubewertungen erfahren Sie auf den Detailseiten der Schutzbedarfsanalyse und Schwachstellenanalyse.
Die Workflowpläne für beide Analysen unterscheiden sich vor allem darin, wie Sie die Ergebnisse der vorangehenden Analyse übernehmen. Wenn Sie eine Analyse in den Workflowplan hängen wird HITGuard diese Einstellung gleich abfragen. Sie können Sie im Nachhinein auch noch im Grid sehen und bearbeiten.

Ergebnisse übernehmen bei Schutzbedarfsanalysen

Bei der Schutzbedarfsanalyse gibt es nur ein einfaches Häkchen. Wenn es aktiviert ist, kopiert HITGuard alle Werte aus der alten in die neue Schutzbedarfsanalyse. Dabei handelt es sich um die Schadensausmaß-Bewertungen der Schutzziele, die zwischen der Organisationseinheit oder dem Prozess und den verknüpften Ressourcen und Datenkategorien erfasst wurden. Dieses Häkchen können Sie direkt in der Übersicht der verknüpften Schutzbedarfsanalysen ändern.

Ergebnisse übernehmen bei Schwachstellenanalysen

Bei der Schwachstellenanalyse bietet die Übernahme der Ergebnisse mit mehr Optionen:

Aktuelle Wissensdatenbank: Wissensdatenbanken dienen als Vorlage für die Fragenbatterien in Schwachstellenanalysen. Manchmal hat sich die Vorlage weiterentwickelt, nachdem die ursprügliche Überprüfung angelegt wurde. Mit diesem Häkchen bestimmen Sie, ob HITguard bei der Neubewertung die alte Version der Vorlage verwenden soll, oder ob es die neueste Version der Wissensdatenbank verwenden soll.
Antwortübernahme: Hier können Sie entscheiden, ob HITGuard in der neubewertung alle Antworten, keine Antwort oder nur positive Antworten der letzten Überprüfung übernehmen soll. Damit steuern Sie, wie gründlich der Sachbearbeiter die Neubewertung durcharbeiten muss.
Begründungsübernahme:Unabhängig davon, ob Sie Antworten übernehmen, oder nicht können Sie die jeweiligen Begründungstexte aus der ursprünglichen Überprüfung übernehmen. Alternativ können Sie einen Standardtext eingeben, den HITGuard in jedes Begründungsfeld setzen wird.
All diese Einstellungen können Sie später auch noch mit einem Klick auf "Bearbeiten" ändern.

Workflowpläne für Risiken/Chancen

Beim Workflowplan mit Risiken und Chancen schicken Sie das Risiko dem Sachbearbeiter zur Neubewertung. Anders als bei den Analysen wird hier keine eigene Neubewertung erstellt. Daher gibt es auch keine Einstellungen für die Übernahme von Ergebnissen.
Im Zweiten Tab, "Risiken und Chancen" können Sie die Risiken und Chancen verknüpfen, deren Neubewertung der Workflowplan anstoßen soll. Nachdem Sie ein Risiko mit dem Link-Button hinzugefügt haben, wird HITGUard ihnen ein Textfeld anbieten, mit dem Sie eine Nachricht an den Sachbearbeiter verfassen können. Die können Sie auch im Nachhinein noch im Grid ändern.
Mehr zum Workflow zur Risikobewertung erfahren Sie hier.

Workflowplan FAQs

Was passiert bei der Durchführung des Workflowplans?

Wenn der Workflowplan durchgeführt wird, werden für die verknüpften Schutzbedarfsanalysen Neubewertungen erstellt und die jeweiligen Interviewpartner zur Beantwortung aufgefordert. Eine Neubewertung bewertet dieselben Ressourcen und Datenkategorien für die selbe Organisationseinheit oder den selben Prozess wie die ursprüngliche Schutzbedarfsanalyse.

Wann wird keine Neubewertung angefordert?
Es wird keine Neubewertung erstellt und angefordert, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

Die Neubewertung der Schutzbedarfsanalyse ist pausiert.
Die Schutzbedarfsanalyse ist nicht abgeschlossen.
Die Schutzbedarfsanalyse hat keine Interviewpartner.
Es existiert bereits eine andere Schutzbedarfsanalyse für dieselbe Organisationseinheit oder denselben Prozess, die zumindest eine gleiche Ressource oder Datenkategorie bewertet und:
- noch nicht abgeschlossen ist, oder
- bereits abgeschlossen wurde, aber ein neueres Startdatum hat.

Achtung: Der letzte Fall ist besonders relevant, wenn Sie mehrere Managementsysteme betreiben. Falls Sie eine Schutzbedarfsanalyse per Workflow geplant haben, aber ein Kollege in einem anderen Managementsystem eine andere Schutzbedarfsanalyse anlegt, die dieselben Bedingungen erfüllt, wird die neue Schutzbedarfsanalyse den Workflow blockieren. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass in verschiedenen Managementsystemen die gleichen OrgEhs und Prozesse interviewt werden, aber HITGuard prüft trotzdem auf diesen Fall und warnt vor Konflikten.

Was passiert mit pausierten Schutzbedarfsanalysen?
Wenn eine Schutzbedarfsanalyse pausiert wurde, wird bei der nächsten Durchführung keine Neubewertung erstellt. Stattdessen wird die Schutzbedarfsanalyse für die darauffolgende Durchführung wieder aktiviert.

Warum können manche geschlossenen Schutzbedarfsanalysen zu Workflows hinzugefügt werden und manche nicht?
Schutzbedarfsanalysen, die geschlossen sind und bei denen eine Neubewertung möglich ist, können zu einem Workflowplan hinzugefügt werden. Ist eine Neubewertung der Schutzbedarfsanalyse aus einem der verschiedenen Gründe nicht möglich, kann sie auch nicht zum Workflowplan hinzugefügt werden.