Verwendung von Workflowplänen

Für drei Elemente (Schutzbedarfsanalysen, Schwachstellenanalysen und Risiken & Chancen) gibt es Workflowpläne. Sie können jedes dieser drei Elemente per Workflow an einen Practitioner schicken. Mit Workflowplänen können Sie diese Workflows für die Zukunft planen und automatisieren.

Bei den automatischen Workflowplänen von Schutzbedarfs- und Schwachstellenanalysen geht es um die Neubewertung von bereits dokumentierten Ergebnissen. So können sie zB jährlich eine Neubewertung der im Vorhinein erhobenen Informationen planen. Die Interviewpartner, denen HITGuard die Aufforderung per E-Mail schickt, haben dann die Möglichkeit, die Inhalte der Neubewertung zu bearbeiten.

Bei den automatischen Workflowplänen von Risiken können sie nicht nur Neubewertungen, sondern auch die Erstbewertung über den automatisierten Workflowplan laufen lassen. Auch hier können Sie in einem regelmäßigen Rythmus neubewerten, wobei Sie die Benutzer im Feld "Sachbearbeiter" auffordern die Inhalte zu überarbeiten.

Workflowplan erstellen/bearbeiten

Mit einem Klick auf den lila Button in der Steuerungsleiste über dem Grid öffnen Sie eine Liste aller erstellten Workflowpläne. Mit dem "Plus" Button können Sie dann einen neuen Workflowplan erstellen, oder einen bestehenden Workflowplan per Doppelklick öffnen.
Mit dem "Kopieren" Button kann ein bestehender Workflowplan kopiert werden, wobei die Inhalte der Workflow-Definition übernommen werden, nicht jedoch die durchgeführten Workflows oder die verknüpften Überprüfungen.

Status:

Standardmäßig sind Workflowpläne aktiv. Man kann sie mit diesem Auswahlfeld auch aussetzen oder deaktivieren. Deaktivierte Workflows werden innerhalb der Abweichungsanalyse/Prüfergebnis nicht zur Verknüpfung mit einem Workflow angeboten.
Einmalige Workflows werden nach ihrer Durchführung automatisch vom Status Aktiv in den Status Deaktiviert versetzt.

Bezeichnung:

Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Workflowplanes ein.

Beschreibung:

Geben Sie hier an, was der Zweck des Workflowplanes ist.

Verantwortliche:

Der Verantwortliche wird eine Woche bevor der Workflow auslöst per E-Mail informiert. Sollte es zu diesem Zeitpunkt Probleme oder Konflikte geben (z.B. auszusendende Überprüfungen sind aktuell in Bearbeitung oder es fehlen die zu hinterlegenden Interviewpartner), werden diese im E-Mail beschrieben und können daher rechtzeitig gelöst werden. Der Verantwortliche wird auch beim Auslösen des Workflows darüber informiert, welche Überprüfungen erfolgreich ausgesendet wurden und ob es Probleme oder Konflikte gegeben hat, die die Aussendung weiterer Überprüfungen verhindert haben.

Managementsystem Verantwortliche informieren:

Ist dieses Häkchen gesetzt, werden zusätzlich zum Verantwortlichen des Workflowplans auch die Verantwortlichen des Managementsystems per E-Mail über den bevorstehenden bzw. den durchgeführten Workflow informiert.

Nächste Durchführung:

Legen Sie hier fest, wann der Workflowplan das nächste Mal auslösen soll. Zu diesem Zeitpunkt werden dann auf Basis der verknüpften Überprüfungen neue Überprüfungen als Self Assessment angelegt und zur Beantwortung an die Interviewpartner geschickt.

Wiederkehrender Workflow:

Wenn der Workflowplan regelmäßig auslösen soll, kann dies hier eingestellt werden.