HITGuard Release November 2025

NEUES FEATURE: KI UNTERSTÜTZUNG

HITGuard bietet ab diesem Release an mehreren Stellen der Applikation die Unterstützung durch Künstliche Intelligenz an. Wenn Ihre Organisation über ein Nutzerkonto bei einem KI-Anbieter (aktuell werden OpenAI und Azure OpenAI unterstützt) verfügt, kann dieses mit HITGuard integriert und können seine Funktionen in HITGuard genutzt werden. Überall, wo sich ein html-Editor findet, d.h. ein Textfeld, in dem man auch formatieren kann, findet sich der neue Button für die KI Unterstützung.

Konfiguration der KI Unterstützung in den Globalen Einstellungen

Unter Administration > Globale Einstellungen wird die KI Integration erstmalig konfiguriert. Sie können sich zwischen den Anbietern OpenAI und Azure OpenAI entscheiden und dann Ihr verwendetes Modell sowie Details zur Authentifizierung hinterlegen. Sobald das getan ist, können Sie sich bei der Arbeit in HITGuard von der künstlichen Intelligenz unter die Arme greifen lassen.

Die KI Unterstützung ist dann für Experts und Professionals der Managementsysteme immer verfügbar und es kann weiters konfiguriert werden, ob diese Features auch Practitioner Usern und/oder Lieferantenbenutzern (im Zuge von angeforderten Self Assessments) zur Verfügung stehen sollen.

Beispiel: der Screenshot zeigt die Einstellungen der Integration bei der Auswahl von OpenAI als Anbieter der KI. Die Auswahl von Azure OpenAI führt zu anderen Feldern.

Mehr zur Konfiguration der KI Einstellungen finden Sie hier

Besonderes Feature: KI in der Abweichungsanalyse

Für die Abweichungsanalyse und die Erfassung freier Prüfergebnisse bieten wir eine erweiterte KI-Unterstützungsfunktion. Dabei unterstützt die KI dabei, die Begründung für die Beantwortung der Fragestellung zu generieren. Der vorformulierte Prompt, den Sie auch bearbeiten können, kombiniert die Informationen aus der Fragestellung, dem Beschreibungstext zur Fragestellung sowie die Antwort und Begründung zur Antwort, falls bereits eine Eingabe erfolgte. Den generierten Text kann man kopieren oder per Knopfdruck direkt in das Begründungsfeld einfügen (Ersetzen).

NEUES IM RISIKOMANAGEMENT

Neues in der Abweichungsanalyse und im Prüfergebnis

Nachdem im vorherigen Release die Workflowplanung für Schutzbedarfsanalysen eingeführt wurde, folgt mit dieser Version die Workflowplanung für Abweichungsanalysen und Prüfergebnisse. Damit können nun alle Überprüfungen, die wiederkehrend (oder auch nur einmalig) einer Neubewertung unterzogen werden müssen, über eine automatisierte Planung schnell und effizient eingetaktet werden.

Workflowplanung für automatisierte Neubewertungen von Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen

Unter Risikomanagement > Schwachstellen gibt es die neue Möglichkeit, Workflowpläne anzulegen. Damit können Abweichungsanalysen (AAs) und Prüfergebnisse (PEs) wiederkehrend automatisiert als Self Assessment angelegt und dem Interviewpartner zugeschickt werden. Dafür gibt es einen eigenen neuen Button (lila, ganz rechts), der den User zur Übersicht der erstellten Workflows bringt.

Dort angekommen erstellt man mit Plus einen neuen Workflowplan, kopiert einen bestehenden mit dem Kopieren Button oder öffnet mit Doppelklick einen bestehenden. Es kann sinnvoll sein, AAs/PEs auf mehrere Workflowpläne aufzuteilen, damit man sie auch über das Jahr verteilt neubewerten lassen kann, z.B. manche im Frühjahr und manche im Herbst. Falls Sie beispielsweise einen Workflowplan für die Lieferantenbewertung für den Sommer und einen für den Winter erstellt haben, die jährlich wiederholt werden, und einen besonders sensiblen Lieferanten zweimal jährlich (im Sommer und im Winter) für die wiederholte Beantwortung von Fragelisten zu bestimmten Themen einladen möchten, dann können Sie die AA/das PE zu diesem Lieferanten beiden Workflowplänen zuteilen.

Wie bei einer Kontrolldefinition und genau wie beim Workflow zu Schutzbedarfsanalysen wird in den Stammdaten in der Definition die nächste Durchführung und das Wiederholungsverhalten des Workflows festgelegt.

Im Tab Überprüfungen werden die gewünschten Ausgangs-AAs/PEs hinzugefügt, auf Basis derer die Neubewertungen erstellt werden sollen. Falls es Konflikte gibt, so wird dies mit einem gelben oder roten Warndreieck angezeigt und das Problem beschrieben, damit man den Konflikt beheben oder den Workflow entsprechend anpassen kann.

Mehr zu möglichen Konflikten finden Sie hier.

Zusätzlich hat man beim Zuweisen der Überprüfungen die Möglichkeit auszuwählen, welche Wissensdatenbank-Version für die Neubewertung verwendet werden soll und ob und wie Ergebnisse der vorherigen Überprüfung übernommen werden sollen.

Man hat an dieser Stelle auch die Möglichkeit, sofort manuell eine Neubewertung der AA/des PE zu triggern, indem man den gleichen Button wie in der Übersicht unter Risikomanagement > Schwachstellen (Pfeil Button ganz rechts) verwendet.

Eine Woche vor Ausführung des Workflows erhält der Verantwortliche noch ein Erinnerungsmail mit allen wichtigen Informationen, so auch über etwaige Probleme. Damit hat er noch ausreichend Zeit, um Konflikte zu lösen wie beispielsweise AAs, die man vergessen hat abzuschließen zu schließen.

Beim Auslösen des Workflows erhält der Verantwortliche ebenfalls eine Information, was geschehen ist. D.h. er erhält Informationen über die erfolgreichen Aussendungen sowie die nicht möglichen Aussendungen aufgrund von nicht behobenen Konflikten. Diese Information findet sich dann auch im Tab Durchgeführte Workflows.

Workflows können für einzelne Überprüfungen auch pausiert werden. Das kann praktisch sein, wenn man beispielsweise kurz vor Auslösen des Workflowplans außertourlich eine Neubewertung durchgeführt hat und nicht sofort wieder eine Nachfrage aussenden möchte. In diesem Fall wird ein Auslösen übersprungen und die AA oder das PE wird erst beim nächsten Auslösen wieder in den Workflow aufgenommen.

Wenn der Workflow problemlos durchgeführt werden kann und auch nicht pausiert ist, so wird eine neue AA oder ein neues PE, je nach Konfiguration mit oder ohne die Ergebnisse der Vorgängerversion, als Self Assessment erstellt und direkt an den Interviewpartner geschickt. Das Startdatum ist das aktuelle Datum der Aussendung und die Beantwortungsfrist orientiert sich an der Frist bzw. am Enddatum der AA/des PE, das als Vorlage gedient hat. Die angeforderte AA/PE kann nun wie jedes Self Assessment vom Interviewpartner beantwortet und retourniert werden.