HITGuard Release August 2025

NEUES IM RISIKOMANAGEMENT

Neues in der Schutzbedarfsanalyse

Ein großer Fokus lag in diesem Release auf der Überarbeitung und Erweiterung diverser Funktionen der Schutzbedarfsanalyse (SBA). Einerseits haben wir die Erstellung der Schutzbedarfsanalyse umgebaut, andererseits kann man nun manuell oder automatisiert Neubewertungen für Schutzbedarfsanalysen anlegen und aussenden.

Wann möchte ich eine neue SBA erstellen und wann eine Neubewertung? In der Praxis werden üblicherweise die ersten SBAs gemeinsam mit den Ansprechpartnern als Interview abgehalten. Damit wird das konsistente Vorgehen gemeinsam verinnerlicht und Fragen können persönlich geklärt werden. Auch bei Hinzukommen neuer Personen zum Teilnehmerkreis oder bei einer Veränderung in den verknüpften Ressourcen und/oder Datenkategorien, kann ein gemeinsamer Interviewtermin eine gute Idee sein. Ist diese erste Hürde einmal geschafft, können regelmäßige, z.B. jährliche, Neubewertungen derselben Ressourcen und/oder Datenkategorien einfach als Self Assessment verschickt werden. Das erspart allen Beteiligten Zeit und stellt die Aktualität Ihrer Analysen nachweislich sicher. Dabei unterstützen Sie zukünftig die neuen Workflowpläne.

Umbau der Neuanlage einer Schutzbedarfsanalyse

Das Erstellen einer neuen Schutzbedarfsanalyse wurde dahingehend verändert, dass nun alle Zuweisungen von Datenkategorien und Ressourcen im Schritt 2 erfolgen. Damit harmonisiert die SBA mit der Abweichungsanalyse, bei der ebenfalls die Prüfobjekte in Schritt 2 hinzugefügt werden.

Mit dem ersten Button kann man steuern, ob man vorgeschlagene Ressourcen und Datenkategorien mit der aktuellen SBA bewerten möchte. Vorgeschlagen werden solche, die aktuell in keiner offenen SBA, sondern in mindestens einer geschlossenen SBA oder durch eine neue Verlinkung aus der Strukturanalyse heraus verknüpft sind. Hier können auch etwaige vorhandene historische Ergebnisse übernommen werden, falls solche aus alten SBAs existieren.

Neubewertung einer Schutzbedarfsanalyse

Wie bei Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen gibt es jetzt auch bei Schutzbedarfsanalysen einen Button (mit einem Pfeil nach oben), mit dem man auf Knopfdruck eine Neubewertung anlegen kann.

Hierbei werden die Stammdaten, die Teilnehmer und die verknüpften Ressourcen und Datenkategorien jeweils aus der markierten geschlossenen SBA übernommen. Weiß man also, dass sich die Struktur der SBA nicht ändern und nur die weitere Gültigkeit der Ergebnisse überprüft werden soll, so bietet dieser Button die ideale Funktionalität dafür. Man wählt nur noch das Startdatum und das Enddatum wird automatisch vorbesetzt, auf Basis der Daten der ursprünglichen Überprüfung. Mit einer Checkbox kann man festlegen, ob vorherige Ergebnisse übernommen werden sollen oder nicht.

Workflowplanung für automatisierte Neubewertungen von Schutzbedarfsanalysen

Unter Risikomanagement > Schutzbedarf gibt es die neue Möglichkeit, Workflowpläne anzulegen. Damit können Schutzbedarfsanalysen (SBAs) regelmäßig automatisiert als Self Assessment angelegt und dem Interviewpartner zugeschickt werden. Dafür gibt es einen eigenen neuen Button (lila, ganz rechts), der den User zur Übersicht der erstellten Workflows bringt.

Dort angekommen erstellt man mit Plus einen neuen Workflowplan, kopiert einen bestehenden mit dem Kopieren Button oder öffnet mit Doppelklick einen bestehenden. Es ergibt Sinn, SBAs auf mehrere Workflowpläne aufzuteilen, damit man sie auch über das Jahr verteilt neubewerten lassen kann, z.B. manche im Frühjahr und manche im Herbst. Im Beispiel oben finden die SBAs mit Marketing & Sales auch öfter statt als jene mit Research & Development. Sie können aber auch SBAs mit einzelnen Abteilungen mehreren Workflow Plänen zuteilen. Falls sie beispielsweise einen Workflowplan für den Frühling und einen für den Herbst erstellt haben, die jährlich wiederholt werden und eine besonders sensible Organisationseinheit zweimal jährlich (im Frühling und im Herbst) prüfen möchten, dann können Sie die SBA zu dieser Organisationseinheit beiden Workflowplänen zuteilen.

Wie bei einer Kontrolldefinition wird in den Stammdaten die nächste Durchführung und das Wiederholungsverhalten des Workflows festgelegt.

Im Tab Schutzbedarfsanalysen werden die gewünschten Ausgangs-SBAs hinzugefügt, auf Basis derer die Neubewertungen erstellt werden sollen. Falls es Konflikte gibt, so wird dies mit einem gelben oder roten Warndreieck angezeigt und das Problem beschrieben, damit man den Konflikt beheben oder den Workflow entsprechend anpassen kann.

Mehr zu Konflikten finden Sie hierhier.

Man hat an dieser Stelle auch die Möglichkeit, sofort manuell eine Neubewertung der SBA zu triggern, indem man den gleichen Button wie in der Übersicht unter Risikomanagement > Schutzbedarf (Pfeil Button ganz rechts) verwendet.

Eine Woche vor Ausführung des Workflows erhält der Verantwortlich noch ein Erinnerungsmail mit allen wichtigen Informationen, so auch über etwaige Probleme. Damit hat er noch ausreichend Zeit, um Konflikte zu lösen wie beispielsweise SBAs, die man vergessen hat abzuschließen zu schließen.

Beim Auslösen des Workflows erhält der Verantwortliche ebenfalls eine Information, was geschehen ist. D.h. er erhält Informationen über die erfolgreichen Aussendungen sowie die nicht möglichen Aussendungen aufgrund von nicht behobenen Konflikten. Diese Information findet sich dann auch im Tab Durchgeführte Workflows.

Workflows können für einzelne OrgEhs oder Prozesse auch pausiert werden. Das kann praktisch sein, wenn man beispielsweise kurz vor Auslösen des Workflowplans außertourlich eine Neubewertung durchgeführt hat und nicht sofort wieder eine Nachfrage aussenden möchte. In diesem Fall wird ein Auslösen übersprungen und die Schutzbedarfsanalyse wird erst beim nächsten Auslösen wieder in den Workflow aufgenommen.

Wenn der Workflow problemlos durchgeführt werden kann und auch nicht pausiert ist, so wird eine neue Schutzbedarfsanalyse, je nach Konfiguration mit oder ohne die Ergebnisse der Vorgängerversion, als Self Assessment erstellt und direkt an den Interviewpartner geschickt. Das Startdatum ist das aktuelle Datum der Aussendung und die Beantwortungsfrist orientiert sich an der Frist bzw. am Enddatum der SBA, die als Vorlage gedient hat. Im Falle des obigen Beispiels wurde nur eine SBA erstellt und verschickt, weil die andere pausiert war. Die angeforderte SBA kann nun wie jedes Self Assessment vom Interviewpartner beantwortet und retourniert werden.

Workflowinformation in der Schutzbedarfsanalyse

Auch direkt in der Schutzbedarfsanalyse selbst erhält man Information über etwaige Workflowpläne, mit denen die Schutzbedarfsanalyse verknüpft ist. Hier wird auch dargestellt, ob sie dort aktiv oder pausiert ist. Wurde die Schutzbedarfsanalyse aus einem Workflowplan heraus angelegt, so wird das ebenfalls angezeigt.

Tipp: die Information, ob ein Workflow verknüpft ist und wann dieser das nächste Mal auslöst, kann man sich auch in der Übersicht der Schutzbedarfsanalysen in einer neuen Spalte einblenden.

Mehr zu Workflowplänen finden Siehier.

Vorlagen für die Bezeichnung der Schutzbedarfsanalyse

Ein weiteres neues Feature in diesem Kontext ist das Konfigurieren von Bezeichnungsvorlagen für die Schutzbedarfsanalysen unter Risikomanagement > Einstellungen. Aus den Elementen OrgEh/Prozess, Datum, Freitext und Trennzeichen kann eine Vorlage zusammengestellt werden, anhand derer alle neuen Schutzbedarfsanalysen ihren Namen erhalten.

Beispiel: Human Resources (HR) | SBA | 2025-08

Ankündigung: Für die kommenden Releases ist eine sukzessive Erweiterung des Workflowplan-Features auf weitere Entitäten geplant: Risiko, Abweichungsanalyse und Prüfergebnis und Verarbeitungstätigkeit.