Translations:Freigabeworkflow/1/en

Documents in HITGuard can be reviewed and approved. For this, there is a special kind of control definition: the review and approval workflow.

Define workflow

There are three ways of defining the workflow:

With the dropdown-"plus" button directly in the overview of the control definitions. This immediately creates a workflow instead of a regular control definition which can not be converted into such a one.
The workflow can also be started by adding an attachment from the doc-management when creating a regular control definition. In this case the conversion of the control definition into a review and approval workflow is suggested and can be accepted or rejected (meaning one can turn the control definition into a review and approval workflow or otherwise keep it).
With the respective button under Doc-management → Documents. This opens a review and approval workflow which can then be created.

Workflow characteristics

Diese Workflows verhalten sich zum Großteil genau wie die hier beschriebenen Kontrolldefinitionen und bieten auch die gleichen Optionen. Es gibt Umsetzer und optional auch Prüfer. Das Datum der nächsten Kontrolle ist das Datum der nächsten Prüfung und Freigabe. Wenn die Kontrolle auslöst, startet der Workflow.

Es gibt einen grundlegenden Unterschied beim Anhang: Es muss vor dem ersten Speichern ein Anhang hinzugefügt werden. Dies muss ein einzelnes Dokument/Link sein und kann entweder hochgeladen oder direkt aus dem Doku-Management hinzugefügt werden. Hochgeladene Dokumente und Links werden automatisch im Doku-Management abgelegt. Das Dokument oder der Link, für das der Prüf- und Freigabeworkflow erstellt wird, kann im Anschluss nicht mehr gelöscht werden solange der Prüf- und Freigabeworkflow dafür existiert, auch nicht aus dem Doku-Management. Wird der Prüf- und Freigabeworkflow gelöscht, kann auch das Dokument oder der Link wieder entfernt werden. Weitere Dokumente und Links können als reguläre Anhänge zusätzlich hochgeladen werden, diese können jederzeit wieder entfernt werden.

Hinweis: Erstellt man eine reguläre Kontrolldefinition mit einem Anhang aus dem Doku-Management und lehnt die Umwandlung in einen Prüf- und Freigabeworkflow ab, so wird die Datei oder der Link als normaler Anhang hinzugefügt, kann wieder entfernt werden und ist im Doku-Management nicht gekennzeichnet.

Workflow content

The name of the workflow is pre-filled as "Review and approval of the document [file name]". Furthermore, a description text for the control measure is pre-filled, which can also be modified:

Marking

Approved files and those currently in the review and approval workflow are marked as such in the Doc-management.

Approval icon colorful	The review and approval workflow is running. This means that a workflow was defined and a control triggered within it. The icon stays until until the control execution is either accepted or declined.
Approval icon grey	The review and approval workflow is not yet running. This means a workflow was defined and a control has not yet triggered within it. The icon stays until the control triggers.
Green checkmark	The review and approval workflow for the current version of the file or link was completed successfully: the file is approved.
Grey checkmark	A previous version of the file or link is approved. For the current version the review and approval workflow has not yet been completed.