Translations:Freigabeworkflow/1/en

Documents in HITGuard can be reviewed and approved. For this, there is a special kind of control definition: the review and approval workflow.

Define workflow

Es gibt drei Möglichkeiten, den Workflow zu definieren:

Mit dem Dropdown-"Plus" Button direkt in der Übersicht der Kontrolldefinitionen. Hiermit wird sofort der Workflow anstelle einer regulären Kontrolldefinition erstellt und kann auch nicht in eine solche umgewandelt werden.
Der Workflow kann auch gestartet werden, wenn man beim Erstellen einer regulären Kontrolldefinition einen Anhang aus dem Doku-Management hinzufügt. In diesem Fall wird die Umwandlung der Kontrolldefinition in einen Prüf- und Freigabeworkflow vorgeschlagen und kann akzeptiert oder abgelehnt werden (man kann also die Kontrolldefinition in einen Workflow umwandeln oder sie beibehalten).
Über den entsprechenden Button unter Doku-Management → Dokumente. Dieser öffnet einen Prüf- und Freigabeworkflow, der dann erstellt werden kann.

Workflow characteristics

Diese Workflows verhalten sich zum Großteil genau wie die hier beschriebenen Kontrolldefinitionen und bieten auch die gleichen Optionen. Es gibt Umsetzer und optional auch Prüfer. Das Datum der nächsten Kontrolle ist das Datum der nächsten Prüfung und Freigabe. Wenn die Kontrolle auslöst, startet der Workflow.

Es gibt einen grundlegenden Unterschied beim Anhang: Es muss vor dem ersten Speichern ein Anhang hinzugefügt werden. Dies muss ein einzelnes Dokument/Link sein und kann entweder hochgeladen oder direkt aus dem Doku-Management hinzugefügt werden. Hochgeladene Dokumente und Links werden automatisch im Doku-Management abgelegt. Das Dokument oder der Link, für das der Prüf- und Freigabeworkflow erstellt wird, kann im Anschluss nicht mehr gelöscht werden solange der Prüf- und Freigabeworkflow dafür existiert, auch nicht aus dem Doku-Management. Wird der Prüf- und Freigabeworkflow gelöscht, kann auch das Dokument oder der Link wieder entfernt werden. Weitere Dokumente und Links können als reguläre Anhänge zusätzlich hochgeladen werden, diese können jederzeit wieder entfernt werden.

Hinweis: Erstellt man eine reguläre Kontrolldefinition mit einem Anhang aus dem Doku-Management und lehnt die Umwandlung in einen Prüf- und Freigabeworkflow ab, so wird die Datei oder der Link als normaler Anhang hinzugefügt, kann wieder entfernt werden und ist im Doku-Management nicht gekennzeichnet.

Workflow content

Die Bezeichnung des Workflows wird vorbesetzt als "Prüfung und Freigabe des Dokuments [Dateiname]". Für den Workflow wird weiters ein Beschreibungstext der Kontrollmaßnahme vorbesetzt, der geändert werden kann:

Marking

Approved files and those currently in the review and approval workflow are marked as such in the Doc-management.

Approval icon colorful	The review and approval workflow is running. This means that a workflow was defined and a control triggered within it. The icon stays until until the control execution is either accepted or declined.
Approval icon grey	The review and approval workflow is not yet running. This means a workflow was defined and a control has not yet triggered within it. The icon stays until the control triggers.
Green checkmark	The review and approval workflow for the current version of the file or link was completed successfully: the file is approved.
Grey checkmark	A previous version of the file or link is approved. For the current version the review and approval workflow has not yet been completed.