Kontrolldefinitionen

Experten und Professionals sehen unter "Kontrollen → Kontrolldefinitionen" alle Kontrollen welche im aktiven Managementsystem angelegt wurden.

Kontrolle anlegen / bearbeiten

Beim anlegen einer Kontrolle ist darauf zu achten, dass auch das richtige Managementsystem ausgewählt ist, da Kontrollen nur für das aktive Managementsystem angelegt werden.

Um eine neue Kontrolle anzulegen müssen Sie auf den "Plus-Button" klicken.

Zum bearbeiten einer existierenden Kontrolle müssen Sie auf die gewünschte Kontrolle doppelklicken.

Kopfdaten

OrgEh:

Hier tragen Sie die Organisationseinheit ein, in welcher die Kontrolle durchzuführen ist.

Abkürzung:

Das Kürzel unter welchem die Kontrolle zu finden ist. (z.b Orgeh + laufende Nummer Per_K_001)

Status:

Aktiv: Die Kontrolle ist durchzuführen wenn sie anfällt.
Ausgesetzt: Die Kontrolle ist aus irgendeinem Anlass nicht durchzuführen, sie kann aber wieder aktiviert werden.
Deaktiviert: Die Kontrolle wird im Normalfall nicht mehr aktiv. Dieser Status ist für Kontrollen welche aus Archivierungszwecke nicht mehr gelöscht werden können, da bereits Kontrollen durchgeführt wurden.

Bezeichnung:

Hier sollten Sie kurz und bündig beschreiben, mit welcher Thematik sich die Kontrolle beschäftigt.

Kontrollmaßnahme:

Bei der Kontrollmaßnahme sollten Sie die Kontrolle beschreiben bzw erklären auf was bei der Durchführung zu beachten ist.

Anmerkung:

Hier tragen Sie sonstige Dinge ein auf die bei der Kontrolldurchführung zu beachten sind.

Norm-Mapping:

Hier könne Sie die Kontrolle auf eine Norm mappen. Im Normalfall wird dieses Feld aber befüllt, weil die Kontrolle aus einer Wissensdatenbank Vorlage ausgewählt wurde.(blauer Button neben dem "Abkürzung" Feld)

Kontrolltype:

Organisatorisch: Es werden organisatorische Abläufe geprüft.
Technisch: Es werden technische Abläufe geprüft.
Vorbeugend: Die Kontrolle dient zur Vorbeugung eines Risikos / Schaden. (z.B. Überprüfen eines Feuerlöschers)
Korrigierend: Die Kontrolle dient zur Überprüfung eines bekannten Problems und beurteilt ob besagtes Problem besser wurde.

Priorität:

Schlüsselkontrolle: Diese Kontrolle wird bei jedem Fehlschlag an den Managementsystem Verantwortlichen eskaliert!

Schwellwert:

Hier kann konfiguriert werden, ob der Verantwortliche des Managementsystems informiert werden soll, wenn eine Kontrolle öfters Fehlschlagt.

Prüfungsdaten

Umsetzer:

Hier tragen Sie die Personen ein welche für die Durchführung der Kontrolle zuständig sind.

Prüfverhalten:

Hier entscheiden Sie wie sich entscheidet ob eine Kontrolle als durchgeführt zählt, wenn mehrere Prüfer existieren.

Alle müssen Akzeptieren
Erste Rückmeldung entscheidet
Die Mehrheit entscheidet
Alle müssen in Reihenfolge akzeptieren

Prüfer:

Hier tragen Sie die Personen ein welche die Durchführung der Kontrolle prüfen.

Erstmalig:

Hier stellen Sie das Datum der ersten Kontrolle ein. Weiters können Sie entscheiden ob die Kontrolle Wiederkehrend ist und wenn ja in welchem Intervall die Kontrolle durchgeführt werden soll.

Deadline:

Soll die Kontrolle eine Deadline haben, müssen Sie angeben wann diese ist, und welche Personen über das Überschreiten der Deadline informiert werden sollen.

E-Mail Benachrichtigungen sobald anhängig:

Ist dies Aktiviert wird bei sobald eine Kontrolle durchzuführen der Umsetzer benachrichtigt. Dies kann unerwünscht sein, wenn eine Kontrolle z.B. täglich durchzuführen ist.

Erinnerungen:

Hier können Sie mehrere E-Mail Erinnerungen für den Umsetzer konfigurieren.

Anlagen:

Hier können Sie Dateien hochladen, welche der Umsetzer bei jeder Kontrolle die er durchführt sieht. Dies kann z.B eine Prüfprotokollvorlage sein, welches der Umsetzer bei jeder Kontrolle herunterladen kann, es ausfüllt und anschließend als Evidenz retourniert. Dabei zu beachten ist, dass der Umsetzer die hier hoch geladenen Dateien nicht verändern kann.

Durchgeführte Kontrollen

Wechseln Sie auf den Tab "Durchgeführte Kontrollen" bekommen Sie einen Überblick über die bereits durchgeführten Kontrollen.

Klicken Sie anschließend auf eine Kontrolle öffnet sich ein Dialog in dem Sie die Details zur Kontrolldurchführung sehen.

Details zu einer durchgeführten Kontrolle