Data categories

Data categories are used to categorize data for use in HITGuard. For example, there is a data category Employee Data, which lists contact data, bank data or contract data of the employee as a subcategory.

Example: Representation of the data categories in the structural analysis in risk management

The data categories can be viewed in the structural analysis in which applications, via which processing activities and in which departments they are processed.

Create/edit/delete data category

Under "Administration → Data Categories" you can manage the data categories as an admin or expert.=

Data categories

Datenkategorie erstellen / bearbeiten / löschen

To create a data category, click the "Plus" button.

To edit a data category, double-click the corresponding category.

Mask for editing / creating a data category

Name:

The name of the category e.g.: application documents, customer data or personnel data.

Description:

Used to describe the content of a data category e.g. insert image of the mask

About-category:

Used for hierarchical structuring of the data categories

Data class:

Determines whether data in a category is public, internal, or to be handled as secret. These classes are freely definable by experts across systems (see Data Classes).

Löschfrist:

Bestimmt die Löschfrist die z.b im Datenschutz bei Verarbeitungstätigkeiten Standardmäßig gesetzt wird wenn diese Datenkategorie ausgewählt wird.

Es stehen nur Löschfristen zur Auswahl die im Punkt "Löschfristen" erstellt wurden.

Vererbung der Löschfrist:

Diese Option ist nur bei gesetzter Löschfrist verfügbar.

Bestimmt das Verhalten von Datenkategorien die diese Datenkategorie als übergeordnete Datenkategorie haben.

• Keine:

keine der untergeordnete Datenkategorien übernimmt diese Löschfrist.

• An alle:

Alle untergeordnete Datenkategorien übernehmen diese Löschfrist egal ob bei ihnen bereits eine Löschfrist gesetzt ist oder nicht.

• Falls keine Löschfrist gesetzt:

Alle untergeordnete Datenkategorien die noch keine Löschfrist haben übernehmen diese Löschfrist.

Person in charge:

That user who is responsible for handling the data in the given category.

Can be used for:

Protection needs analysis:

• Creates an overview of what impact it will have on your business if something happens to this data (e.g. hard drive with customer data is stolen).

Personal:

• Personal data categories are important for the data protection module as they can be sensitive and are handled in processing activities.

Hazard layers:

All hazard layers of the data category are listed here. It is not possible to assign hazard layers here. More about hazard layers can be found here.

Delete data category:

• To delete in the edit screen, click on the red trash can.

Deviations / measures / controls

Same as for resources. More about this here.

Löschfristen

Löschfristen geben an wie lange Daten einer Datenkategorie maximal aufbewahrt werden dürfen. Dies hat vor allem in den letzten Jahren durch die DSGVO mehr Bedeutung bekommen. Aus diesem Grund können in HITGuard unter "Administration → Datenkategorien | Löschfristen" Löschfristen verwaltet werden.

Diese Löschfristen können Datenkategorien zugewiesen werden, was dazu führt, dass z.b bei Verarbeitungstätigkeiten die zugewiesene Löschfrist automatisch gesetzt wird. Natürlich kann diese in der Verarbeitungstätigkeit falls nötig geändert werden, ohne dass sich dies auf diese Löschfrist auswirkt.

Achtung:
Änderungen einer Löschfrist wirken sich nicht auf schon erstellte Verarbeitungstätigkeiten aus!

Löschfristen

Löschfrist erstellen / bearbeiten / löschen

Durch klicken auf den "Plus" Button in der Übersicht kann eine neue Löschfrist erstellt werden.

Durch Doppelklicken auf eine schon existierende Löschfrist, kann diese bearbeitet werden.

Zum Löschen einer Löschfrist muss eine existierende geöffnet werden und anschließend auf den roten "Mülleimer" Button geklickt werden.

Löschfrist bearbeiten

Bezeichnung:

Die Bezeichnung mit der die Löschfrist erscheint.

Beschreibung:

Hier kann eine textuelle Beschreibung der Löschfrist erfasst werden. Dabei könnte es sich z.B um den Gesetzestext handeln mit der sich die Löschfrist befasst.

Löschfrist:

Hier wird die maximale Aufbewahrungsdauer angegeben, also die Zeit nach der die Daten gelöscht werden müssen.

Vorgegebene Löschfristen

Bei der Festlegung von Löschfristen sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus dem Steuer-, Handels-, Arbeitsrecht oder sonstige Rechtsvorschriften zu beachten.

Für Österreich hat die WKO (Wirtschaftskammer Österreich) eine übersichtliche Zusammenfassung der gängigsten Aufbewahrungsfristen aus den gültigen Rechtsvorschriften zusammengetragen: hier

Für in Deutschland verarbeitete Daten haben sich einige Dienstleister, vor allem Datenentsorgungsdienstleister, der Aufgabe angenommen eine Übersicht gängiger Aufbewahrungsfristen zusammen zu tragen.

Da Fehler nicht ausgeschlossen werden können, empfehlen wir Ihnen jedoch zur Bestimmung der tatsächlichen Aufbewahrungsfristen stets die jeweilige Rechtsvorschrift in ihrer jeweils gültigen Fassung zu prüfen, bzw. mit den gesammelten Informationen zur Aufbewahrungsfrist zu vergleichen.