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| Name | Aktueller Text |
|---|---|
| V Deutsch (de) | ====Workflowplanung für automatisierte Neubewertungen von Schutzbedarfsanalysen==== Unter Risikomanagement > Schutzbedarf gibt es die neue Möglichkeit, Workflowpläne anzulegen. Damit können Schutzbedarfsanalysen (SBAs) regelmäßig automatisiert als Self Assessment angelegt und dem Interviewpartner zugeschickt werden. Dafür gibt es einen eigenen neuen Button (lila, ganz rechts), der den User zur Übersicht der erstellten Workflows bringt. ::[[Datei:WFP_Button.png|left]] <br clear=all> ::[[Datei:SBA_WFP_Übersicht_RN.png|left]] <br clear=all> Dort angekommen erstellt man mit Plus einen neuen Workflowplan, kopiert einen bestehenden mit dem Kopieren Button oder öffnet mit Doppelklick einen bestehenden. Es ergibt Sinn, SBAs auf mehrere Workflowpläne aufzuteilen, damit man sie auch über das Jahr verteilt neubewerten lassen kann, z.B. manche im Frühjahr und manche im Herbst. Im Beispiel oben finden die SBAs mit Marketing & Sales auch öfter statt als jene mit Research & Development. Sie können aber auch SBAs mit einzelnen Abteilungen mehreren Workflow Plänen zuteilen. Falls sie beispielsweise einen Workflowplan für den Frühling und einen für den Herbst erstellt haben, die jährlich wiederholt werden und eine besonders sensible Organisationseinheit zweimal jährlich (im Frühling und im Herbst) prüfen möchten, dann können Sie die SBA zu dieser Organisationseinheit beiden Workflowplänen zuteilen.<p>Wie bei einer Kontrolldefinition wird in den Stammdaten die nächste Durchführung und das Wiederholungsverhalten des Workflows festgelegt. ::[[Datei:SBA_WFP_Definition_RN.png|left]] <br clear=all> Im Tab Schutzbedarfsanalysen werden die gewünschten Ausgangs-SBAs hinzugefügt, auf Basis derer die Neubewertungen erstellt werden sollen. Falls es Konflikte gibt, so wird dies mit einem gelben oder roten Warndreieck angezeigt und das Problem beschrieben, damit man den Konflikt beheben oder den Workflow entsprechend anpassen kann.<p>Mehr zu Konflikten finden Sie [[Special:MyLanguage/Schutzbedarf#Schutzbedarfsanalysen|hier]]. ::[[Datei:WFP_SBAs_mit0Konflikt.png|left]] <br clear=all> Man hat an dieser Stelle auch die Möglichkeit, sofort manuell eine Neubewertung der SBA zu triggern, indem man den gleichen Button wie in der Übersicht unter Risikomanagement > Schutzbedarf (Pfeil Button ganz rechts) verwendet.<p> Eine Woche vor Ausführung des Workflows erhält der Verantwortlich noch ein Erinnerungsmail mit allen wichtigen Informationen, so auch über etwaige Probleme. Damit hat er noch ausreichend Zeit, um Konflikte zu lösen wie beispielsweise SBAs, die man vergessen hat abzuschließen zu schließen.<p> Beim Auslösen des Workflows erhält der Verantwortliche ebenfalls eine Information, was geschehen ist. D.h. er erhält Informationen über die erfolgreichen Aussendungen sowie die nicht möglichen Aussendungen aufgrund von nicht behobenen Konflikten. Diese Information findet sich dann auch im Tab Durchgeführte Workflows.<p> Workflows können für einzelne OrgEhs oder Prozesse auch pausiert werden. Das kann praktisch sein, wenn man beispielsweise kurz vor Auslösen des Workflowplans außertourlich eine Neubewertung durchgeführt hat und nicht sofort wieder eine Nachfrage aussenden möchte. In diesem Fall wird ein Auslösen übersprungen und die Schutzbedarfsanalyse wird erst beim nächsten Auslösen wieder in den Workflow aufgenommen.<p> Wenn der Workflow problemlos durchgeführt werden kann und auch nicht pausiert ist, so wird eine neue Schutzbedarfsanalyse, je nach Konfiguration mit oder ohne die Ergebnisse der Vorgängerversion, als Self Assessment erstellt und direkt an den Interviewpartner geschickt. Das Startdatum ist das aktuelle Datum der Aussendung und die Beantwortungsfrist orientiert sich an der Frist bzw. am Enddatum der SBA, die als Vorlage gedient hat. Im Falle des obigen Beispiels wurde nur eine SBA erstellt und verschickt, weil die andere pausiert war. Die angeforderte SBA kann nun wie jedes Self Assessment vom Interviewpartner beantwortet und retourniert werden. ::[[Datei:WFP_neueSBA.png|left]] <br clear=all> |
| V Englisch (en) | ====Workflow planning for automated reassessments of protection needs analyses==== Under Risk Management > Protection needs, there is a new option to create workflow plans. This allows protection needs analyses (PNAs) to be created automatically on a recurring basis as self assessments and sent to the interview partner. There is a new button (purple, far right) that takes the user to an overview of the workflows that have been created. ::[[Datei:WFP_Button.png|left]] <br clear=all> ::[[Datei:SBA_WFP_Übersicht_RN.png|left]] <br clear=all> Once there, create a new workflow plan with Plus, copy an existing one with the Copy button, or open an existing one by double-clicking on it. It makes sense to divide PNAs into several workflow plans so that they can be revaluated throughout the year, e.g., some in the spring and some in the fall. In the example above, PNAs with Sales are assigned more often than those with Research & Development. However, you can also assign PNAs to individual departments with multiple workflow plans. For example, if you have a workflow plan for the spring and one for the fall, you can assign PNAs to the spring plan. However, you can also assign PNAs with individual departments to multiple workflow plans. For example, if you have created a workflow plan for spring and one for fall that are repeated annually and you want to check a particularly sensitive organizational unit twice a year (in spring and fall), you can assign the PNA to this organizational unit in both workflow plans.<p> As with a control definition, the next execution and repetition behavior of the workflow is defined in the master data. ::[[Datei:SBA_WFP_Definition_RN.png|left]] <br clear=all> In the Protection needs analyses tab, you add the desired initial PNAs on the basis of which the reassessments are to be created. If there are conflicts, this is indicated by a yellow or red warning triangle and the problem is described so that you can resolve the conflict or adjust the workflow accordingly.<p> You can find more information about conflicts [[Special:MyLanguage/Schutzbedarf#Schutzbedarfsanalysen|here]]. ::[[Datei:WFP_SBAs_mit0Konflikt.png|left]] <br clear=all> At this point, you also have the option of manually triggering a reassessment of the PNA by using the same button as in the overview under Risk Management > Protection needs (arrow button on the far right).<p> One week before the workflow is executed, the person responsible receives a reminder e-mail with all the important information, including any problems. This gives them enough time to resolve conflicts, such as PNAs that still need to be closed.<p> When the workflow is triggered, the person responsible also receives information about what has happened. This means that they receive information about successful mailings and mailings that could not be sent due to unresolved conflicts. This information can then also be found in the Completed workflows tab.<p> Workflows can also be paused for individual organizational units or processes. This can be useful if, for example, you have carried out an unscheduled reassessment shortly before triggering the workflow plan and do not want to send out a new request immediately. In this case, triggering is skipped and the protection needs analysis is only included in the workflow again the next time it is triggered.<p> If the workflow can be executed without any problems and is not paused, a new protection needs analysis is created as a self assessment, with or without the results of the previous version, depending on the configuration, and sent directly to the interview partner. The start date is the current date of dispatch and the response deadline is based on the deadline or end date of the PNA that served as a template. In the above example, only one PNA was created and sent because the other was paused. The requested PNA can now be answered and returned by the interview partner like any other self assessment. ::[[Datei:WFP_neueSBA.png|left]] <br clear=all> |