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| Name | Aktueller Text |
|---|---|
| V Deutsch (de) | [[Datei:DM_Kontrolle.png|right|thumb|400px|Erweiterter Button zum Erstellen]]Dokumente in HITGuard können geprüft und freigegeben werden. Dafür gibt es eine besondere Art der Kontrolldefinition: den <b>Prüf- und Freigabeworkflow</b>.<p> ===Workflow definieren=== Es gibt drei Möglichkeiten, den Workflow zu definieren: # Mit dem Dropdown-"Plus" Button direkt in der Übersicht der Kontrolldefinitionen. Hiermit wird sofort der Workflow anstelle einer regulären Kontrolldefinition erstellt und kann auch nicht in eine solche umgewandelt werden. #Der Workflow kann auch gestartet werden, wenn man beim Erstellen einer regulären Kontrolldefinition einen Anhang aus dem Doku-Management hinzufügt. In diesem Fall wird die Umwandlung der Kontrolldefinition in einen Prüf- und Freigabeworkflow vorgeschlagen und kann akzeptiert oder abgelehnt werden (man kann also die Kontrolldefinition in einen Workflow umwandeln oder sie beibehalten). #Über den entsprechenden Button unter Doku-Management → Dokumente. Dieser öffnet einen Prüf- und Freigabeworkflow, der dann erstellt werden kann. ===Eigenschaften des Workflows=== [[Datei:DM_Upload.png|right|thumb|300px|Erweiterter Button zum Upload]]Diese Workflows verhalten sich zum Großteil genau wie die [[Special:MyLanguage/Kontrolldefinitionen|hier]] beschriebenen Kontrolldefinitionen und bieten auch die gleichen Optionen. Es gibt Umsetzer und optional auch Prüfer. Das Datum der nächsten Kontrolle ist das Datum der nächsten Prüfung und Freigabe. Wenn die Kontrolle auslöst, startet der Workflow.<p>Es gibt einen grundlegenden Unterschied beim Anhang: Es muss vor dem ersten Speichern ein Anhang hinzugefügt werden. Dies muss ein <u>einzelnes Dokument/Link</u> sein und kann entweder hochgeladen oder direkt aus dem Doku-Management hinzugefügt werden. Hochgeladene Dokumente und Links werden automatisch im Doku-Management abgelegt. Das Dokument oder der Link, für das der Prüf- und Freigabeworkflow erstellt wird, kann im Anschluss nicht mehr gelöscht werden solange der Prüf- und Freigabeworkflow dafür existiert, auch nicht aus dem Doku-Management. Wird der Prüf- und Freigabeworkflow gelöscht, kann auch das Dokument oder der Link wieder entfernt werden. Weitere Dokumente und Links können als reguläre Anhänge zusätzlich hochgeladen werden, diese können jederzeit wieder entfernt werden.<p><i>Hinweis:</i> Erstellt man eine reguläre Kontrolldefinition mit einem Anhang aus dem Doku-Management und lehnt die Umwandlung in einen Prüf- und Freigabeworkflow ab, so wird die Datei oder der Link als normaler Anhang hinzugefügt, kann wieder entfernt werden und ist im Doku-Management nicht gekennzeichnet.<p> ===Inhalt des Workflows=== Die Bezeichnung des Workflows wird vorbesetzt als "Prüfung und Freigabe des Dokuments [Dateiname]". Für den Workflow wird weiters ein Beschreibungstext der Kontrollmaßnahme vorbesetzt, der geändert werden kann:<p> [[Datei:PruefFreigabeWorkflow_Textvorbesetzung.png||left|thumb|900px|Vorbesetzung Kontrollmaßnahme]]<br clear=all> ===Kennzeichnung=== Freigegebene Dokumente und solche, die sich gerade im Prüf- und Freigabeworkflow befinden, sind im Doku-Management entsprechend gekennzeichnet. {| class="wikitable" !Freigabe Icon farbig |Der Prüf- und Freigabeworkflow läuft. Das heißt, es wurde ein Workflow definiert und in diesem eine Kontrolle ausgelöst. Das Icon bleibt, bis die Kontrolldurchführung entweder akzeptiert oder abgelehnt ist. |- !Freigabe Icon grau |Der Prüf- und Freigabeworkflow läuft noch nicht. Das heißt, es wurde ein Workflow definiert und in diesem noch keine Kontrolle ausgelöst. Das Icon bleibt, bis die Kontrolle auslöst. |- !Grünes Häkchen |Der Prüf- und Freigabeworkflow für die aktuelle Version der Datei bzw. des Links wurde erfolgreich abgeschlossen: das Dokument ist freigegeben. |- !Graues Häkchen |Eine frühere Version der Datei bzw. des Links ist freigegeben. Für die aktuelle Version wurde der Prüf- und Freigabeworkflow entweder noch nicht gestartet oder noch nicht abgeschlossen. |- |} [[Datei:DM_Häkchen_Icon.png|left|thumb|700px|Versionen der Freigabe]]<br clear=all> |
| V Englisch (en) | [[Datei:DM_Kontrolle.png|right|thumb|400px|Extended creation button]] Documents in HITGuard can be reviewed and approved. For this, there is a special kind of control definition: the <b>review and approval workflow</b>.<p> ===Define workflow=== There are three ways of defining the workflow: #With the dropdown-"plus" button directly in the overview of the control definitions. This immediately creates a workflow instead of a regular control definition which can not be converted into such a one. #The workflow can also be started by adding an attachment from the doc-management when creating a regular control definition. In this case the conversion of the control definition into a review and approval workflow is suggested and can be accepted or rejected (meaning one can turn the control definition into a review and approval workflow or otherwise keep it). #With the respective button under Doc-management → Documents. This opens a review and approval workflow which can then be created. ===Workflow characteristics=== [[Datei:DM_Upload.png|right|thumb|300px|Extended upload button]]These workflows generally behave just like the control definitions described [[Special:MyLanguage/Kontrolldefinitionen|here]] and also offer the same options. There are implementers and optionally examiners. The date of the next control is the date of the next review and approval. When the control triggers, the workflow starts<p> There is a fundamental difference with the attachment: prior to the first saving, an attachment must be added. This can be a <u>single document/link</u> and can either be uploaded or added directly from the doc-management. Uploaded documents and links are automatically stored in the doc-management. The document or link for which the review and approval workflow is created can not be deleted so long as the review and approval workflow for it exists, not from the doc-management either. If the review and approval workflow is deleted, the document or link can be removed as well. Further documents and links can additionally be added as regular attachments; these can be removed again at any time.<p><i>Note:</i> If a regular control definition is created with an attachment from the doc-management and the conversion into a review and approval workflow is rejected, the file or link is added as a regular attachment, can be removed again, and is not marked in the doc-management.<p> ===Workflow content=== The name of the workflow is pre-filled as "Review and approval of the document [file name]". Furthermore, a description text for the control measure is pre-filled, which can also be modified:<p> [[Datei:PruefFreigabeWorkflow_Textvorbesetzung.png||left|thumb|900px|Pre-filled control measure]]<br clear=all> ===Marking=== Approved files and those currently in the review and approval workflow are marked as such in the Doc-management. {| class="wikitable" !Approval icon colorful |The review and approval workflow is running. This means that a workflow was defined and a control triggered within it. The icon stays until until the control execution is either accepted or declined. |- !Approval icon grey |The review and approval workflow is not yet running. This means a workflow was defined and a control has not yet triggered within it. The icon stays until the control triggers. |- !Green checkmark |The review and approval workflow for the current version of the file or link was completed successfully: the file is approved. |- !Grey checkmark |A previous version of the file or link is approved. For the current version the review and approval workflow has not yet been completed. |- |} [[Datei:DM_Häkchen_Icon.png|left|thumb|700px|Versions of approval]]<br clear=all> |