Prüfergebnisse

Überprüfungsdetails

Im nachfolgenden Abschnitt werden die Kopfdaten eines Prüfergebnisses erläutert.

Audit:

Wird diese Überprüfung im Zuge eines Audits durchgeführt, können Sie hier das Audit mit der Überprüfung in Verbindung setzen. Entsteht die Überprüfung aufgrund eines Audits werden außerdem die Felder Hauptprüfer, Interviewpartner sowie Beginn und Enddatum vom Audit vorbesetzt. (Für mehr über Audits siehe Auditverwaltung)

OrgEh:

Hier wird die Organisationseinheit eingetragen, welche für die Überprüfung zuständig ist.

Bezeichnung:

Hier wird eingetragen, wie die Überprüfung bezeichnet werden soll.

Beschreibung:

Hier sollten Kurz der Zweck der Überprüfung beschrieben werden.

Hauptprüfer:

Hier wird der Hauptverantwortlichen einer Überprüfung festgelegt. Er / Sie wählt die Themenbereiche der Überprüfung aus, bestimmt weitere Prüfer, sowie Interviewpartner und fordert Beantwortungen von diesen an.

Weitere Prüfer:

Sind Personen, die als Experten der jeweiligen Themenbereiche in ein Assessment miteinbezogen werden.

Interviewpartner:

Mit ihnen werden im Verlauf einer Überprüfung Interviews über die Themen geführt. Im Zuge eines Self-Assessments werden Sie mit der Beantwortung der Prüffragen beauftragt. (siehe Typ)

Beginn und Enddatum:

Hier tragen Sie die geplante Zeitspanne der Überprüfung ein.

Typ:

Interview: Die Überprüfung wird gemeinsam mit dem Interviewpartner durchgeführt. Der Interviewpartner selbst kann an der Überprüfung nichts ändern, kann diese aber einsehen.
Self-Assessment: Der Interviewpartner wird damit beauftragt Themen selbständig zu beantworten. Der Prüfer fordert über den "Beantwortung anfordern"-Button (wenn die Überprüfung aktiviert wurde) eine Beantwortung an und überprüft diese im Anschluss.

Änderungsprotokoll:

Hier wird mit aufgezeichnet zu welchen Zeitpunkten die Überprüfung von wem bearbeitet wurde, wann Sie den Status gewechselt hat und wann Sie abgeschlossen wurde.

Stati und Löschen einer Überprüfung

Eine Überprüfung kann sich in verschiedenen Stati befinden. Sind die Emailbenachrichtigungen im Managementsystem aktiv, werden bei Status wechsel alle im Workflow relevanten Personen zur Durchführung ihrer Aufgaben aufgefordert. Dies würde z.b. der Interviewpartner sein wenn ein Prüfer eine Beantwortung anfordert und die Prüfer falls er die Beantwortung retourniert.

Entwurf

Wird die Überprüfung das erste mal gespeichert oder vom Status "In Bearbeitung" deaktiviert, befindet Sie sich im Status "Entwurf". Von hier kann die Überprüfung aktiviert, also in den Status "In Bearbeitung" gesetzt werden.

In Bearbeitung

Wird die Überprüfung aktiviert, wird Sie in den Status "In Bearbeitung" versetzt. Jetzt ist es Zeit für den Hauptprüfer die Überprüfung durchzuführen oder eine Beantwortung durch "Beantwortung anfordern" von Interviewpartnern anzufordern. (nur bei Typ Self-Assesment)
Sie kann durch "Überprüfung deaktivieren" wieder in den Status "Entwurf" versetzt werden.
Sie kann durch "Überprüfung abschließen" in den Status "Geschlossen" versetzt werden.

Angefordert (nur bei Typ Self-Assesments)

Wird die Überprüfung durch den Hauptprüfer angefordert, wird Sie in den Status "Angefordert" versetzt. Die Interviewpartner werden jetzt über eine Email aufgefordert die Überprüfung durchzuführen.
Sie kann durch "Überprüfung absenden" in den Status "Beantwortet" versetzt werden.

Beantwortet (nur bei Typ Self-Assesments)

Wird die Überprüfung durch den Interviewpartner durch "Überprüfung absenden" retourniert, wird Sie in den Status "Beantwortet" versetzt. Die Prüfer werden jetzt durch eine Email aufgefordert die Beantwortung zu prüfen.
Sie kann durch "Beantwortung anfordern" wieder in den Status "Angefordert" versetzt werden und der Interviewpartner muss seine Beantwortung überarbeiten.
Sie kann durch "Überprüfung deaktivieren" wieder in den Status "Entwurf" versetzt werden. (Prüfer werden darüber informiert)
Sie kann durch "Überprüfung abschließen" in den Status "Geschlossen" versetzt werden.

Geschlossen

Wird die Überprüfung durch "Überprüfung abschließen" in den Status "Geschlossen" versetzt, wird die Überprüfung schreibgeschützt und sie kann nicht mehr bearbeitet werden.

Löschen einer Überprüfung

Durch "Überprüfung Löschen" können Sie Überprüfungen welche noch nicht abgeschlossen sind löschen.
Achtung: Durch das Löschen werden die durch diese Überprüfung angelegten Prüfobjekte sowie bereits zu Risiken zugewiesene Abweichungen ebenfalls gelöscht!

Prüfobjekte hinzufügen

In diesem Punkt fügen Sie oder der Hauptprüfer die Prüfobjekte hinzu, welche in der Überprüfung behandelt werden sollen.

Sie müssen unterscheiden ob es sich um eine Erstbewertung des Prüfobjekts handelt, oder ob ein Prüfobjekt in diesem Kontext schon einmal behandelt wurde. Dadurch entscheidet sich, ob Sie ein Prüfobjekt als Erstbewertung / Neuanlage hinzufügen oder als Neubewertung bereits existierender Prüfobjekte.

Neuanlage eines Prüfobjekts

Hier geben Sie dem neuen Prüfobjekt eine Bezeichnung sowie ein Kürzel und bestimmen wer für dieses Prüfobjekt verantwortlich ist. Haben Sie das erledigt klicken Sie auf "Neues Prüfobjekt hinzufügen".

Neubewertung bestehender Prüfobjekte

Hierfür müssen Sie zuerst in den Tab "Neubewertung bestehender Prüfobjekte" wechseln. Haben Sie dies getan wählen Sie die Prüfobjekte aus welche Sie einer Neubewertung unterziehen wollen. Haben Sie die Prüfobjekte ausgewählten klicken Sie auf "Ausgewählte Prüfobjekte einer Neubewertung unterziehen".

Prüfobjekte Übersicht

Hier werden alle Prüfobjekte welche der Überprüfung hinzugefügt wurden angeführt. Durch klicken auf weiter werden Sie in die Übersicht der einzelnen Prüfobjekte weitergeleitet in der Sie alle zugeordneten Prüfergebnisse sehen.

Prüfobjekte Detailansicht

In dieser Ansicht werden die Kopfdaten des Prüfobjektes, sowie alle zugeordneten Prüfergebnisse gelistet.

Es besteht die Möglichkeit, dass Prüfobjekt mit Entitäten zu verknüpfen. Dies sorgt dafür, dass alle Abweichungen des Prüfobjektes, mit all ihren Maßnahmen und Kontrollen, direkt mit den Entitäten verknüpft sind. Dadurch ist in der Entität und der Strukturanalyse sofort erkenntlich welche Gefährdungslagen eine Entität betreffen.

Weiters besteht die Möglichkeit durch Klicken des "Plus"-Buttons zusätzliche Prüfergebnisse in das Prüfobjekt einzupflegen.

Prüfergebnisse einpflegen / neu beantworten

Um ein neues Prüfergebnis einzupflegen klicken Sie in der Detailansicht des Prüfobjektes auf "Plus".

Existieren bereits Prüfergebnisse, da es sich um eine Neubewertung handelt, können Sie diese neu beantworten indem Sie auf das gewünschte Ergebnis klicken oder durch klicken auf "Weiter" dorthin navigieren.

Bezeichnung:

Die Bezeichnung des Prüfergebnisses sollte kurz und bündig erklären was geprüft wurde.

Kurzbeschreibung:

Hier sollten Sie genauer beschreiben was geprüft wurde.

Bewertung:

Hier wählen Sie aus wie die Prüfung bewertet wurde. Dies können Sie mit Ja, Nein, Teilweise oder einem Reifegrad beurteilen.
Handelt es sich um eine Neubewertung sehen Sie rechts neben diesem Feld wie dieses Ergebnis das letzte Mal bewertet wurde. Durch Klicken auf diese Beantwortung öffnet sich die Antworthistorie des Prüfergebnisses in welcher erkenntlich wird wie die Prüffrage bei jeder Neubewertung beantwortet wurde sowie ob Evidenzen dafür hinterlegt wurden.

Bewertungserklärung:

Hier geben Sie an wieso die Prüfung so bewertet wurde.

Norm-Mapping:

Hier besteht die Möglichkeit die Prüfung auf eine Norm zu mappen.

Abklärungsbedarf:

Es muss noch etwas geklärt werden bevor das Prüfergebnis bewertet werden kann.
Diese Prüfergebnisse finden Sie im Anschluss unter "Risikomanagement → Schwachstellen → Abklärungsbedarf".

Schutzziele & Gewichtungen:

Hier können Sie dem Prüfergebnis gewichtete Schutzziele zuweisen, welche zeigen wie ein Schutzziel gefährdet ist sollte die das Prüfergebnis negativ sein.

Evidenzen:

Ebenso besteht die Möglichkeit Evidenzen für die Bewertung zu hinterlegen.

Maßnahme / Kontrolle hinzufügen:

Sie können hier Maßnahmen und/oder Kontrollen mit diesem Prüfergebnis verknüpfen.

Klicken Sie:

Bestehende Maßnahme verknüpfen, wenn Sie eine bereits existierende Maßnahme verknüpfen möchten.
Neue Maßnahme erstellen, falls Sie hierzu eine neue Maßnahme erstellen möchten.
Bestehende Kontrolle verknüpfen, wenn Sie eine bereits existierende Kontrolle verknüpfen möchten.
Neue Kontrolle erstellen, falls Sie hierzu eine neue Kontrolle erstellen möchten.

Antworthistorie:

Handelt es sich um eine Neubewertung, wird angezeigt, wie dieses Prüfergebnis zuvor beantwortet wurde. Klickt man auf diese Beantwortung, öffnet sich ein Dialog der die Beantwortungshistorie zeigt.

Abweichungen behandeln

Haben Sie nun alle Prüfergebnisse in die Prüfobjekte eingepflegt, kommen Sie zum Punkt "Abweichungen behandeln". Auf dieser Seite werden alle Prüfobjekte welche Abweichungen aufweisen mit ihren Abweichungen angezeigt. Abweichungen sind Prüfergebnisse welche mit Nein, Teilweise oder einem Reifegrad unter dem Soll-Reifegrad beantwortet wurden. Diesen Abweichungen können Sie hier nun Gefährdungslagen zuordnen.

Um eine Abweichung einer Gefährdungslage zuzuordnen gibt es 2 Möglichkeiten:

Über das Dropdown eine bereits existierende Gefährdungslage auswählen. Anschließend die Abweichungen welche Sie der Gefährdungslage zuordnen wollen auswählen und auf "Ausgewählte Abweichungen gewählter Gefährdungslage zuweisen" klicken.
Sie selektieren die gewünschten Abweichungen und klicken auf "Gefährdungslage zu Prüfgegenstand anlegen". Dadurch öffnet sich ein Dialog in dem Sie eine neue Gefährdungslage für die selektierten Abweichungen erstellen und zuweisen können.