Datenimport

Mithilfe des Importers, können Strukturupdates für Organisationseinheiten importiert werden. Diese Updates können z.b aus einem SAP export kommen, oder aber auch von einer eigenserstellten Excel / CSV Datei mit der Organisationsstruktur. Dadurch können veraltete Strukturen aktualisiert werden, oder aber auch komplett neue Strukturen importiert werden.

Wird ein Import durchgeführt, werden alle Organisationseinheiten und Benutzer welche geändert wurden aktualisiert, sowie alle Organisationseinheiten welche in HITGuard noch nicht existieren angelegt.

Benutzerverwaltung

Bei den meisten Imports, kann Optional ein Verantwortlicher angegeben werden. Wird nur der Benutzername angegeben, wird der Verantwortliche nur zugewiesen, nicht aber verändert.

Mithilfe des Importers ist es aber auch möglich, Benutzer anzulegen oder zu aktualisieren.

Existiert der Benutzer also schon und muss nicht aktualisiert werden, dann können beim Reiter Verantwortliche alle Felder bis auf Benutzername ignoriert werden.

Anlage eines neuen Benutzers

Wird beim Import ein Verantwortlicher eingetragen, welcher noch nicht in HITGuard angelegt ist, gibt es 2 Varianten, wie HITGuard damit umgeht:

1. Active Directory ist deaktiviert:

   Der Benutzer wird komplett neu angelefgt, damit dies durchgeführt werden kann, müssen im Importfile die Pflichtfelder des Verantwortlichen vorhanden und eingetragen sein. Diese sind:

   • Benutzername
   • E-Mail
   • Passwort

   Sind diese Felder eingetragen, wird der Benutzer ohne Probleme angelegt. Sind nicht alle Pflichtfelder angelegt, so kann der Import nicht durchgeführt werden und stattdessen kommt eine Warnung und ein Hinweis wo im Importfile Information fehlt. Der Import kann also nur duurchgeführt werden wenn alle Pflichtfelder vorhanden sind.

   

   Pflichtfelder bei Anlage eines neuen Benutzers

   
   

2. Active Directory ist aktiviert:

   Ist Active Directory aktiviert, so können nur noch Benutzer welche im Active Directory existieren angelegt werden. Es können allerdings weiterhin die Felder Vorname, Nachname und Email zugewiesen werden. D.h. es besteht die Möglichkeit Daten des Benutzers beim Import zu ändern und so eventuell Fehler des Active Directories auszubessern.

Aktualisieren von Benutzern

Es ist möglich Benutzer mithilfe des Importers zu aktualisieren. Dies ist z.b hilfreich wenn sich E-Mail oder auch der Nachname eines Benutzers ändert. Der Importer prüft bei jeden Import, falls ein Benutzer eingetragen ist, ob auch Zusatzfelder, wie eben E-Mail, Nachname, usw. im Importfile existieren, falls ja, wird der Inhalt dieser Felder mit den neuen Inhalt aktualisiert.

Dies ermöglicht es in HITGuard Daten zu führen welche im Active Directory nicht vorhanden bzw. nicht gepflegt werden. Dabei ist allerdings zu bemerken, dass HITGuard nicht das Active Directory aktualisiert!

Deaktivierte Benutzer

Wird bei einer Aktualisierung, ein deaktivierter Benutzer als Verantworrlicher eingetragen oder aktualisiert, so wird dieser Benutzer dadurch nicht aktiviert. D.h. er wechselt den Status nicht. Er wird aber sehr wohl als Verantwortlicher eingetragen.

Organisationeinheiten importieren

Um Organisationseinheiten zu importieren, muss beim Import der Typ "Organisationseinheit" ausgewählt werden.

Es gibt 2 Optionen:

• Neue Organisationstrukturen anlegen
• Aktualisieren bestehender Organisationsstrukturen

Anlegen neuer Organisationseinheiten / strukturen

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um eine Organisationseinheit neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID
• Bezeichnung
• Abkürzung

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar. Ansonsten kommt eine Meldung mit der Information was abgeht.

Es ist möglich mehrere Organisationseinheiten über ein Importfile anzulegen. Dafür müssen bei jeder Organisationseinheit zum einen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein, zum anderen dürfen auch keine Zyklen vorhanden sein. Zyklen sind es dann, wenn z.b Organisationseinheit A Organisationseinheit B als übergeordnete ID eingetragen hat und Organisateoneinheit B Organisationseinheit A als übergeordnete ID. Der Importer erkennt diese Zyklen, verhindert den Import und weist darauf hin, wieso der Import nicht durchgeführt werden konnte. Weiters gelten alle Voraussetzungen der Benutzerverwaltung, falls Verantwortliche eingetragen sind. (siehe Benutzerverwaltung)

Aktualisieren von Organisationseinheiten / strukturen

Wird beim Import die ID der Organisationseinheit gefunden, so wird keine neue Organisationseinheit angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. D.h die vorhandenen Felder des Importfiles aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.b Land, Adresse oder Verantwortlicher. Dies ermöglicht die pflege einzelner Organisationseinheiten bzw. größere Organisationsstrukturen.

Beispiel:

Es wird sich dafür entschieden eine neue Abteilung zu erstellen, welche bereits existierenden Organisationseinheiten übergeordnet ist. In diesem Fall können die bereits existierenden Organisationseinheiten duch Änderung ihrer übergeordneten ID ganz simpel dieser neuen Abteilung untergeordnet werden.

Organisationeinheiten importieren

Um Organisationseinheiten zu importieren, muss beim Import der Typ "Organisationseinheit" ausgewählt werden.

Es gibt 2 Optionen:

• Neue Organisationstrukturen anlegen
• Aktualisieren bestehender Organisationsstrukturen

Anlegen neuer Organisationseinheiten / strukturen

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um eine Organisationseinheit neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID
• Bezeichnung
• Abkürzung

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar. Ansonsten kommt eine Meldung mit der Information was abgeht.

Es ist möglich mehrere Organisationseinheiten über ein Importfile anzulegen. Dafür müssen bei jeder Organisationseinheit zum einen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein, zum anderen dürfen auch keine Zyklen vorhanden sein. Zyklen sind es dann, wenn z.b Organisationseinheit A Organisationseinheit B als übergeordnete ID eingetragen hat und Organisateoneinheit B Organisationseinheit A als übergeordnete ID. Der Importer erkennt diese Zyklen, verhindert den Import und weist darauf hin, wieso der Import nicht durchgeführt werden konnte. Weiters gelten alle Voraussetzungen der Benutzerverwaltung, falls Verantwortliche eingetragen sind. (siehe Benutzerverwaltung)

Aktualisieren von Organisationseinheiten / strukturen

Wird beim Import die ID der Organisationseinheit gefunden, so wird keine neue Organisationseinheit angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. D.h die vorhandenen Felder des Importfiles aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.b Land, Adresse oder Verantwortlicher. Dies ermöglicht die pflege einzelner Organisationseinheiten bzw. größere Organisationsstrukturen.

Beispiel:

Es wird sich dafür entschieden eine neue Abteilung zu erstellen, welche bereits existierenden Organisationseinheiten übergeordnet ist. In diesem Fall können die bereits existierenden Organisationseinheiten duch Änderung ihrer übergeordneten ID ganz simpel dieser neuen Abteilung untergeordnet werden.

Durchführen eines Imports

Imports können nur von Administratoren oder Experten durchgeführt werden.

Um einen Import vorzunehmen, muss zuerst zu "Administration → Datenimport" gewechselt werden. Hier werden nun alle erstelten Importkonfigurationen angezeigt. Um einen Import durchzuführen, muss jetzt entweder eine vorhandene Importkonfiguration aus der Liste gewählt werden oder eine neue Importkonfiguration erstellt werden. Von der durchführung unterscheiden sich die Varianten nicht.

Um eine vorhandene Importkonfiguration zu verwenden, muss auf die gewünschte Konfiguration doppelgeklickt werden.

Um eine neue Importkonfiguration zu erstellen muss auf das grüne Plus angeklickt werden.

Neue Importkonfiguration erstellen

Anschließend öffnet sich eine Maske in der, die Bezeichnung der Konfiguration gesetzt wird, sowie der Typ der Konfiguration ausgewählt werden muss und die zu importierende Datei hochgeladen werden muss.

Bei der Datei kann es sich entweder um ein CSV Datei oder eine Excel Datei handeln. (Aufbau einer Importdatei)

Importtyp auswählen

Wird jetzt auf "Weiter" geklickt, öffnet sich die Maske zum zuteilen der Felder. Hier müssen sie alle Pflichtfelder des Importtypes zuweisen und können zusätzlich vorhandene Felder ebenso zuweisen.

Wird eine Excel Datei importiert, muss aufgepasst werden, ob in dieser Datei Spaltenüberschriften existieren. Sind welche vorhanden, muss ausgewählt werden, dass die erste Zeile ignoriert werden soll.

Pflichtfelder

Organisationseinheit

Die Folgenden Felder müssen zugewiesen werden. Alle Felder die hier nicht gelistet werden sind optional.

• ID: Die Id der Organisationseinheit
• Bezeichnung: Bezeichnung der Organisationseinheit
• Kürzel: Abkürzung der Organisationseinheit

Verantwortlicher

Der Verantwortliche ist ein Sonderfall, da kein Verantwortlicher eingetragen werden muss. Wird er eingetragen, muss weiters unterschieden werden in:

1. Er existiert in HITGuard bereits. In diesem Fall reicht der Benutzername aus, da der Benutzer schon existiert.

2. Er existiert weder in HITGuard noch im Active Directory. In diesem Fall wird ein neuer Benutzer angelegt und es werden die Felder Benutzername, E-Mail und Passwort benötigt um ihn anzulegen.

Felder zuordnen

Wurden nun alle Pflichtfelder zugewiesen, kann der Import gespeichert werden. Jetzt ist der Import fertig zum Importieren. Dafür muss nur noch auf "Speichern und Importieren" geklickt werden.

Speichern und importieren

War der Import erfolgreich, so wird jetzt angezeigt, dass er erfolgreich war, wie viele Organisationseinheiten neu erstellt wurden, wie viele geändert wurden, sowie, wie viele Benutzer geändert oder erstellt wurden.

Wäre er nicht erfolgreich gewesen, so steht in der Nachricht, in welcher Zeile und Spalte der Importdatei der Fehler gefunden wurde.

erfolgreicher Import

Im Anschluss kann über die Strukturanalyse sowie unter "Administration → OrgEh" kontrolliert werden ob er auch richig durchgeführt wurde.

Kontrolle: Strukturanalyse und "Administration → OrgEh"

Aufbau einer Importdatei

Der importer unterstützt 2 Formattypen:

• CSV files
• Excel files

Beide von diesen File typen können selbst erstellt werden, oder durch exportieren aus z.b SAP erstellt werden.

Excel

Der Aufbau einer Excel Datei besteht aus einer Tabelle in welcher alle relevanten Daten als Spalte in einer Tabelle representiert werden. Jede Zeile entspricht einer neuen Organisationseinheit, oder anderen zu importierenden Struktur. Beim Import kann bzw. muss je nach Aufbau die erste Zeile ausgeblendet werden wenn es sich bei dieser Zeile um die Spaltenbeschriftung handelt.

Beispiel für einen Excel Import

CSV

Der Aufbau einer CSV Datei besteht meist aus einer Zeile, in der die Spaltenüberschriften mit Strichpunkten getrennt stehen. Jede weitere Zeile enthält dann Informationen über die zu Importierende Struktur. Dabei ist wichtig, dass in jeder Zeile gleich viele Strichpunkte stehen. Beim Import kann bzw. muss je nach Aufbau die erste Zeile ausgeblendet werden wenn es sich bei dieser Zeile um die Spaltenbeschriftung handelt.

Beispiel für einen CSV Import