Verwendung von Workflowplänen

Für drei Elemente (Schutzbedarfsanalysen, Schwachstellenanalysen und Risiken & Chancen) gibt es Workflowpläne. Sie können jedes dieser drei Elemente per Workflow an einen Practitioner schicken. Mit Workflowplänen können Sie diese Workflows für die Zukunft planen und automatisieren.

Bei den automatischen Workflowplänen von Schutzbedarfs- und Schwachstellenanalysen geht es um die Neubewertung von bereits dokumentierten Ergebnissen. HITGuard erstellt also automatisch neue Überprüfungen und schickt diese als Self-Assessment an die Interviewpartner. Die Interviewpartner, denen HITGuard die Aufforderung per E-Mail schickt, haben dann die Möglichkeit, die Inhalte der Neubewertung zu bearbeiten. So können sie zB jährlich eine Neubewertung der im Vorhinein erhobenen Informationen planen.

Bei den automatischen Workflowplänen von Risiken können sie nicht nur Neubewertungen, sondern auch die Erstbewertung über den automatisierten Workflowplan laufen lassen. Bei Risiken legt HITGuard keine neuen Elemente an, führt aber detailliert über alle Änderungen Buch. Auch hier können Sie in einem regelmäßigen Rythmus neubewerten, wobei HITGuard die Benutzer im Feld "Sachbearbeiter" auffordern wird die Inhalte zu überarbeiten.

Workflowplan erstellen/bearbeiten

Mit einem Klick auf den lila Button in der Steuerungsleiste über dem Grid öffnen Sie eine Liste aller erstellten Workflowpläne. Mit dem "Plus" Button können Sie dann einen neuen Workflowplan erstellen, oder einen bestehenden Workflowplan per Doppelklick öffnen.
Mit dem "Kopieren" Button kann ein bestehender Workflowplan kopiert werden, wobei die Inhalte der Workflow-Definition übernommen werden, nicht jedoch die durchgeführten Workflows oder die verknüpften Überprüfungen.

Status:

Nur Aktive Workflowpläne schicken tatsächlich neue Elemente zur Bewertung aus.
Standardmäßig sind Workflowpläne beim Erstellen aktiv. Man kann sie mit diesem Auswahlfeld auch aussetzen oder deaktivieren.
Einmalige Workflows werden nach ihrer Durchführung automatisch vom Status Aktiv in den Status Deaktiviert versetzt.

Bezeichnung & Beschreibung:

Geben Sie hier den Zweck des Workflowplanes an, sodass Sie sich später wieder zurechtfinden.

Verantwortliche:

Der Verantwortliche wird eine Woche bevor der Workflow auslöst per E-Mail informiert. Sollte es zu diesem Zeitpunkt Probleme oder Konflikte geben (siehe unten), werden diese im E-Mail beschrieben und können daher rechtzeitig gelöst werden.
Der Verantwortliche wird auch beim Auslösen des Workflows darüber informiert, welche Überprüfungen erfolgreich ausgesendet wurden und ob es Probleme oder Konflikte gegeben hat, die die Aussendung weiterer Überprüfungen verhindert haben.

Managementsystem Verantwortliche informieren:

Ist dieses Häkchen gesetzt, werden zusätzlich zum Verantwortlichen des Workflowplans auch die Verantwortlichen des Managementsystems per E-Mail über den bevorstehenden bzw. den durchgeführten Workflow informiert.

Nächste Durchführung:

Legen Sie hier fest, wann der Workflowplan das nächste Mal auslösen soll. Zu diesem Zeitpunkt werden dann auf Basis der verknüpften Elemente die Neubewertungen/Risiken an die Interviewpartner/Sachbearbeiter geschickt.

Wiederkehrender Workflow:

Wenn der Workflowplan regelmäßig auslösen soll, können Sie dies hier einstellen.
Nach dem Auslösen wird HITGuard das Datum erneuern und die Zeitspanne die sie hier definiert haben zum alten Datum hinzurechnen.

Workflowpläne für Schutzbedarfsanalysen & Schwachstellenanalysen

Der zweite Tab heißt "Schutzbedarfsanalysen", bzw. "Überprüfungen". Hier können Sie die ursprünglichen Analysen, die der Workflowplan neubewerten soll anhängen. Das können Sie mit dem Link-Button tun, der ein Modal zur Auswahl der Analysen öffnet. Hat der Workflowplan bereits eine Neubewertung ausgeschickt, so stehen statt den ursprünglichen Analysen bereits die Neubewertungen im Grid.

Beachten Sie, dass Sie im Grid auf mögliche Konflikte der Workflowpläne hingewiesen werden:

Gelbe Warndreiecke: Besteht ein Konflikt innerhalb der Überprüfung selbst, wird dies mit einem gelben Warndreieck dargestellt. Details zum Konflikt finden sich im Tooltip, wenn man mit der Maus über dem Dreieck hovert. Beispiel: die Überprüfung ist nicht im Status abgeschlossen oder sie hat keinen Interviewpartner hinterlegt.
Rote Warndreiecke: Besteht ein Konflikt mit einer anderen Überprüfung im selben Managementsystem, wird dies mit einem roten Warndreieck dargestellt. Details zum Konflikt finden sich im Tooltip, wenn man mit der Maus über dem Dreieck hovert. Zusätzlich wird ein Link zur konfliktierenden AA/PE angeboten. Beispiel: es gibt zwei Überprüfungen im Workflowplan, die auf das selbe Prüfobjekt verweisen.

Mögliche Konflikte

Die Überprüfung ist nicht im Status Geschlossen.
Die Überprüfung hat keinen Interviewpartner.
Ein Prüfobjekt der Überprüfung ist in mehreren verlinkten Überprüfungen enthalten.
Ein Prüfobjekt der Überprüfung ist in einer nicht abgeschlossenen Überprüfung enthalten.

-sba ergebn -schw ergebn

Workflowpläne für Risiken/Chancen

Im Zweiten Tab, "Risiken und Chancen" können Sie die Risiken und Chancen verknüpfen, deren Neubewertung der Workflowplan anstoßen soll.