Case Management Settings
Weitere Optionen
Under "Case Management → Settings", experts can configure case management and create period definitions for reports.
Settings
Category and Description.
- In general, a case management system (also called an incident management system) can be used for a variety of purposes. Possible use cases are:
- for recording information security incidents,
- for data breach management,
- as a whistleblower system according to EU Directive 2019/1937,
- and much more.
If multiple case management systems are in use, the user is offered a selection of the category on which the report should be made, when creating a new report. For this purpose, the category of the case management systems are listed in a selection list and to the selection made, the description of the category is displayed. Based on this information, the user should be able to decide for himself to which system the report should be made.
Support team. To ensure that no reports are overlooked, there is the support team. The team entered here will be stored as the support team by default for all incoming reports. This means that the members of this team receive the reminder emails that arise from the assigned periods for the reports until a specifically selected expert takes over the processing of the report.
Anonymous report possible (whistleblower system).
- If the option "Anonymous report possible (whistleblower system) is activated, the case management system acts as a whistleblower system according to EU Directive 2019/1937. Reports from whistleblowers can thus be created and reported anonymously. If this option is activated for multiple case management systems, an anonymous whistleblower can select the category area for which the whistleblowing should take place from a selection list.
Standard-Fallmanagementsystem:
- Werden mehrere Fallmanagementsysteme aktiviert, so kann eines als „Standard-Fallmanagementsystem“ ausgewählt werden. Dies hat zur Folge, dass es das erste angezeigte System ist, wenn ein neuer Hinweis durch einen Hinweisgeber erstellt wird."
Fristdefinitionen
Fristendefinitionen dienen als Vorlage um Meldungen und ihre Nachrichten mit Fristen zu versehen.
Die Fristen sorgen dann mit ihren Erinnerungen dafür, dass der/die Bearbeiter/in oder das Betreuungsteam an die Einhaltung der Fristen erinnert wird.
Fristdefinition erstellen / bearbeiten
Um eine Fristdefinition zu erstellen, muss in der Übersicht auf den "+"-Button geklickt werden.
Es kann zum Beispiel eine Frist für die Beantwortung einer Nachricht (Antwortfrist) und eine Frist für die Bearbeitung (Bearbeitungsfrist) einer Meldung erstellt werden.
Die Fristlaufzeit bestimmt innerhalb welcher Zeit die Frist behandelt werden soll / muss.
Zum Bearbeiten kann die gewünschte Fristdefinition mittels Doppelklick geöffnet werden. Für eine Frist können beliebig viele Erinnerungen erstellt werden. Ist eine Erinnerung fällig, wird an den / die Verantwortliche(n) eine Erinnerungsmail gesendet. Ist kein Verantwortlicher eigetragen geht die Erinnerungsmail and das eingetragene Betreuungsteam.
