Teams

What are teams?

Teams consist of at least one member and are responsible for implementing the tasks assigned to you (measures, controls, audits, business impact analyses, etc.). Members of a team are responsible for working on the tasks assigned to them and receive an email requesting them to implement these tasks.

The team leader, if not also registered as a member, has only the task to have an overview of his team.
He can see which tasks are assigned to his team, but is not responsible for the implementation (unless he is a member) of these tasks. Therefore, he does not receive any emails requesting him to implement a task. However, he can still implement the tasks if necessary. Team leaders are only informed if the deadline is exceeded, e.g. by controls or progress reports.

Who can create teams?

Teams can be created by administrators or experts via "Administration → Teams".
Here is also the possibility to deactivate teams.

Where can teams be assigned?

Teams can be assigned wherever responsibilities can be defined.

This means teams can become:

Measures
Controls
Risks
Risk identifications
Business impact analyses
Audits and
resources

be allocated.

Zu Beachten:

Teams benötigen keinen Teamleiter, aber mindestens ein Mitglied. Wenn gewünscht kann dieses Mitglied ebenfalls der Teamleiter sein.

Ausnahmen gibt es nur beim Prüfverhalten „Alle müssen in Reihenfolge akzeptieren“. Bei diesem Verhalten können nur Einzelpersonen zugeteilt werden.

In Berichten wird nur mehr die Team-Bezeichnung angeführt. Es werden aber nicht die einzelnen Personen im Team aufgelistet.

Teams können nicht gelöscht werden, nur das Deaktivieren ist möglich!

Das Deaktivieren von Teams ist nur dann möglich, wenn diese in keinen aktiven Arbeitsschritten bzw. für keine aktiven Strukturelemente verantwortlich sind.

Deaktivierte Teams können nicht mehr zugeteilt werden.

Deaktivierte Teams sind in der Teamliste als solche gekennzeichnet.

Rollenbeschreibung

Teamleiter:

Die Teamleiter sind nicht für die Bearbeitung der Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. des Teams zuständig, müssen aber einen Überblick darüber haben bzw. reaktiv eingreifen können. Teamleiter haben daher Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw., die dem Team zugewiesen sind, sie werden aber nicht in die operative Abwicklung von Workflows involviert.

Teamleiter bekommen z.B. keine Aufforderung per E-Mail eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen. Bei Überschreitungen von Deadlines z.B. von Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen werden sie im Sinne einer Eskalation informiert.

Das wird in der Form unterstützt, dass für Practitioner in deren Dashboard-Anzeige anstehende Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen nur Teammitgliedern, nicht aber Teamleitern angezeigt werden. Ein Teamleiter hat aber Zugriff auf Kontrollen und Fortschrittsmeldungen. Über die Menüpunkte „Meine Kontrollen“ und „Meine Fortschritte“ und kann er notfalls handelnd eingreifen. Der blaue Kennzeichner, der ausstehende Kontrollen und Fortschrittsmeldungen, die einer Bearbeitung bedürfen, signalisiert, wird Teamleitern ebenfalls nicht angezeigt. Das ist so gelöst, weil der blaue Kennzeichner für eine zu setzende Aktion steht, der Teamleiter aber nicht für die operative Umsetzung verantwortlich ist, sondern nur reaktiv eingreifen können soll.

Mitglieder:

Mitglieder eines Teams haben Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw., die dem Team zugewiesen sind. Sie sind für die operative Abwicklung von Workflows verantwortlich. Sie erhalten daher alle die Aufforderung per E-Mail z.B. eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen.

Eskalations-Mails bzgl. zeitlicher Überschreitungen zu Umsetzungen werden ebenfalls allen Teammitgliedern übermittelt.

Rollenbeschreibung erstellen / bearbeiten

Experten sehen unter "Administration → Teams" alle Teams, die angelegt wurden. Ebenso können Sie hier neue Teams erstellen oder alte deaktivieren.

Um ein Team zu erstellen klicken Sie auf den Button "Plus".