Data protection reports

Under "Data Protection → Reports", it's possible to generate a number of reports for data protection.

To generate a report, first decide which type of report it should be. After choosing the desired type, add which data the report is to be generated for (e.g. processing activity or DPIA).

Formats:
Reports are available for download as PDF or DOCX files. To generate a report and download it, click on the pink button. Then, you can choose whether to download the report as PDF or DOCX.

Remembering report options:
Some of the report options can be found for various reports. For these, the selected options are remembered within the management system and for the individual user, and then also applied for other reports with that same option. For example, if the option "Table of contents" is selected, then it will already be selected when accessing any other report pages that use this option.

Licenses:
If no valid license for HITGuard is available, this will be displayed in the footer of the report! To change this, an expert or administrator has to request/upload a license under "Administration → Licensing".

The following reports are offered in the data protection section of HITGuard:

Processing registers

Under "Data protection → Reports → Processing registers", it's possible to choose from a number of reports for processing activities.

Eigene Verarbeitungstätigkeit

Hier finden Sie den Bericht über eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten, die Ihr Unternehmen verantwortet.

Im System vorgefiltert sind die jeweils letzten Versionen der Verarbeitungstätigkeiten mit dem Bearbeitungsstatus "Abgeschlossen". Diese Einschränkung können Sie in der Auswahl bei Bedarf jederzeit anpassen oder mit dem "Filter löschen" Button vollständig aufheben.

Existiert für eine Verarbeitungstätigkeit eine Datenschutz-Folgenabschätzung, werden im Bericht auch die Ergebnisse der DSFA angezeigt.

Bericht zu eigener Verarbeitungstätigkeit erstellen

Um einen Bericht über eigene Verarbeitungstätigkeiten zu generieren, müssen hier die gewünschten Verarbeitungstätigkeiten ausgewählt werden. Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.

Bericht zur Verarbeitungstätigkeit erstellen

Gemeinsame Verarbeitungstätigkeiten

Hier finden Sie den Bericht über eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten, die mehr als einen Verantwortlichen zugeordnet haben. (Gemeinsame Verantwortlichkeit muss in der Verarbeitungstätigkeiten aktiviert sein)

Im System vorgefiltert sind die jeweils letzten Versionen der Verarbeitungstätigkeiten mit dem Bearbeitungsstatus "Abgeschlossen". Diese Einschränkung können Sie in der Auswahl bei Bedarf jederzeit anpassen oder mit dem "Filter löschen" Button vollständig aufheben.

Berichte zu Gemeinsamen Verarbeitungstätigkeiten erstellen

Um einen Bericht über Gemeinsame Verarbeitungstätigkeiten zu generieren, müssen hier die gewünschten Verarbeitungstätigkeiten ausgewählt werden. Weiters kann über die Berichtsoptionen konfiguriert werden, dass die Anhänge der Verarbeitungstätigkeiten als Zip-Datei mit heruntergeladen werden. Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.

Gemeinsame Verarbeitungstätigkeiten Bericht erstellen

Im Auftrag anderer

Hier finden Sie den Bericht über Verarbeitungstätigkeiten, die Ihr Unternehmen im Auftrag anderer durchführt.

Sie können entweder einen Bericht generieren, der Verarbeitungstätigkeiten enthält, die vom selektierten Organisationsbereich erbracht werden. Oder Sie generieren einen Bericht für das externe Unternehmen, für das Sie eine Verarbeitung durchführen.

Beachten Sie, dass die Auswahl auf die letzte abgeschlossene Version der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit eingeschränkt ist.

Bericht zu Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag anderer erstellen

Organisationseinheiten, die Aufträge durchführen:

Hier können Organisationseinheiten gewählt werden, die Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag anderer durchführen.
Der Bericht enthält alle aktuellen Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten, die in den ausgewählten Organisationseinheiten, für andere durchgeführt werden.
Externe Verantwortliche in deren Auftrag verarbeitet wird:
Hier kann ein externer Verantwortlicher gewählt werden, für den Ihre Organisation Auftragsverarbeitungen durchführt.
Der Bericht enthält alle Informationen zu allen Verarbeitungstätigkeiten, die für diesen Verantwortlichen durchgeführt werden.

Bericht zu Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag anderer erstellen

Externe Auftragsverarbeiter

Hier finden Sie den Bericht über Verarbeitungstätigkeiten, die andere Unternehmen im Auftrag Ihres Unternehmens durchführen. Beachten Sie, dass die Auswahl auf die letzte abgeschlossene Version der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit eingeschränkt ist.

Bericht zu externen Auftragsverarbeitern erstellen:

Hier muss der gewünschte externe Auftragsverarbeiter gewählt werden. Der Bericht enthält alle Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten, die dieser für Ihr Unternehmen durchführt. Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.

DSFA

Im Punkt "Datenschutz → Berichte → DSFA" kann entschieden werden, ob ein Bericht für die Konsultation der Aufsichtsbehörde oder ein allgemeiner Bericht über eine Datenschutz-Folgenabschätzung generiert werden soll.

Konsultation der Aufsichtsbehörde

Hier finden Sie den Bericht zu den Datenschutz-Folgenabschätzungen, der die erforderlichen Informationen für die Konsultation der Aufsichtsbehörde enthält.

Konsultationsbericht für die Aufsichtsbehörde erstellen

Hier muss zunächst die gewünschte Datenschutz-Folgebabschätzung ausgewählt werden. Verfügt die gewählte DSFA über mehrere VT-Verantwortlichkeiten, wird zusätzlich noch die gewünschte VT-Verantwortlichkeit ausgewählt. Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.

Berichtsoptionen
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen.

Konsultationsbericht für die Aufsichtsbehörde erstellen

Allgemeiner Bericht

Hier finden Sie einen allgemein verwendbaren Bericht zu den Datenschutz-Folgenabschätzungen.

Bericht über Datenschutz-Folgenabschätzung erstellen

Hier muss die gewünschte Datenschutz-Folgenabschätzung ausgewählt werden. Der Bericht enthält alle relevanten Informationen über die ausgewählte DSFA. Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.

Berichtsoptionen
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen.

Bericht über Datenschutz-Folgenabschätzung erstellen

TOMs

Hier finden Sie den Bericht zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen.

Der Bericht wird standardmäßig für die allgemeinen TOMs generiert. Die Auswahl kann aber auch auf VT-Verantwortliche (interne Organisationseinheiten oder Externe (z.B. Kunden)) und auf Gesellschafts- bzw. Organisationsregister eingeschränkt werden. Eine beliebige Kombination aus VT-Verantwortlichen und Gesellschafts- bzw. Organisationsregistern ist zulässig. Dann werden für diese VTs auch die spezifischen TOMs in den Bericht aufgenommen. Zu der letzten abgeschlossenen Version einer Verarbeitungstätigkeit werden die spezifischen TOMs angedruckt. Nicht abgeschlossene Verarbeitungstätigkeiten werden nicht berücksichtigt.

TOMs Bericht erstellen

Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden. Das Dropdown zur Einschränkung der VT-Auswahl dient zur erweiterten Konfiguration, falls die Berichtsoption "Spezifische TOMs" aktiviert ist.

Berichtsoptionen
Inhaltsverzeichnis	Diese Option bestimmt, ob im Bericht ein Inhaltsverzeichnis angedruckt wird.
Spezifische TOMs	Steuert, ob zusätzlich zu den allgemeinen TOMs auch die spezifischen TOMs einer VT im Bericht angedruckt werden.
Nur erledigte Maßnahmen und aktive Kontrollen	Schränkt die Selektion der TOMs auf wirksame Aufgaben ein.
Beschreibung	Steuert, ob zu Maßnahmen und Kontrollen auch deren Beschreibung bzw. Kontrollmaßnahme im Bericht angedruckt wird.
Anhänge/Evidenzen als Zip-Datei	Der Bericht wird gemeinsam mit etwaigen Anhängen/Evidenzen in einem Zip-Ordner heruntergeladen.

Betroffenenkategorien

Hier finden Sie den Bericht zu den Betroffenenkategorien. Dieser Bericht kann zur Auskunftserteilung verwendet werden.

Achtung: Nur als Datenschutz-Experte sichtbar!

Auskunftserteilung erstellen

Hier muss die gewünschte Betroffenenkategorie ausgewählt werden. Der Bericht enthält alle Informationen (z.B. Löschfrist) zu allen Verarbeitungstätigkeiten, in denen sie vorkommt. Sie kann somit zur Auskunftserteilung an Anfragende verwendet werden. Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.