Akten

Um die Bearbeitung von Meldungen zu vereinfachen, können sie in Akten gesammelt werden. Akten können zum Beispiel dazu verwendet werden, um Entscheidungen zu mehreren Meldungen zu dokumentieren. Akten können für beliebige Verwendungszwecke erstellt werden.

Eine Meldung kann genau einer Akte zugewiesen werden. Welche Akten es gibt und nach welchen Kriterien Meldungen diesen Akten zugewiesen werden, obliegt Ihrer Entscheidung. Meldungen könnten z. B. nach Eingangsmonat/-quartal oder nach Themen wie Datenschutz oder Sicherheit einer Akte zugewiesen werden.

In einer Akte können auch Überprüfungen, Gefährdungslagen, Maßnahmen und Kontrollen, die im Zuge der Meldungen aufgetaucht sind, eingesehen, erstellt oder verknüpft werden.

Stammdaten

In den Stammdaten kann die Akte beschrieben und die Sachbearbeiter für die zugewiesenen Meldungen erfasst werden.

Bearbeitung abschließen

Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn alle Meldungen der Akte abgeschlossen sind.

Sind noch offene Meldungen vorhanden, dann werden die offenen Meldungen angezeigt und können mit einer Begründung geschlossen werden.

Wenn im Nachhinein noch Anpassungen und Korrekturen gemacht werden müssen, dann kann die Bearbeitung der Akte wieder aktiviert werden.

Dokumentation der Entscheidungen

Hier können Dokumente und Texte hinterlegt werden, die getroffene Entscheidungen zu den Meldungen der Akte dokumentieren.

Im Grid Bearbeitungsnotizen können Sie Notizen zur Bearbeitung der Akte erfassen oder bearbeiten. Das Ändern des Status der Akte führt dabei automatisch zur Erstellung neuer Einträge.

Meldungen, Überprüfungen, Gefährdungslagen, Maßnahmen und Kontrollen

Im Punkt Meldungen können Meldungen zur Akte hinzugefügt werden.

Die anderen Punkte können verwendet werden, um Überprüfungen, Gefährdungslagen, Maßnahmen und Kontrollen, die im Zuge der Meldungen erstellt/durchgeführt wurden, zu verknüpfen. Beim Verknüpfen von Überprüfungen und Gefährdungslagen besteht außerdem die Möglichkeit, die Maßnahmen und Kontrollen, die mit den ausgewählten Überprüfungen/Gefährdungslagen verknüpft sind, ebenfalls gleich mit der Akte zu verknüpfen.